谈提升档案收集与整理工作水平的举措

孙菡

摘要：档案的收集与整理是基础性的档案管理环节，对提升档案管理水平，服务单位发展具有重要的作用。随着档案管理重要性意识的普遍提高，档案收集与整理更为规范，但是很多单位档案管理工作发展很不平衡，存在材料收集不及时、不齐全，整理标准要求不高、质量低等问题。这就需要进一步采取措施，对症下药，将档案收集与整理工作存在问题及时消除，促进档案管理工作高质量发展。

关键词：档案;收集整理;举措

做好档案的收集与整理工作，是促进档案管理规范化，更好服务单位发展的需要。通过强化收集整理，在为单位积累丰富档案财富的同时，可以有效服务单位的科学决策和行政管理，促进单位各项业务工作发展。在具体的档案收集整理工作中，需要发挥人的能动和决定性作用，运用专业的业务知识，及时解决克服存在的问题和挑战，破除影响工作开展的壁垒，高水平的将档案收集整理工作落实到位。

1收集整理面临的基本情况

1.1档案载体门类多，内容丰富。随着社会的发展，单位积累了大量的档案资料，并且随着现代新技术的应用，新型载体档案也是不断出现。在档案门类方面包括有行政管理、党群管理、会计、专业、科研、电子、音像等众多门类，内容涉及单位业务开展的方方面面;载体形式有电子、纸张、胶片，磁性介质等多种形式，面对如此众多的档案门类，档案的收集整理工作面临一定的压力和挑战。

1.2档案形成覆盖面广。档案是由各部门在具体业务工作中形成，与单位每个部门每个人员密切相关，这就决定了档案广泛的覆盖了单位的整个方面，收集整理工作就需要对各个部门的档案资料就行收集和整理，需要调动每个部门人员的积极性，主动配合做好材料的移交。防止收集范围出现遗漏，导致档案收集不齐全的现象发生，做到与工作相关的有价值档案资料全面收集，集中整理，并将收集整理的触角向档案电子化材料延伸，真正实现档案收集整理的完全覆盖。

2档案收集与整理存在的主要问题

2.1档案收集与整理的齐全性和规范性不够。档案的收集整理需要档案人员和单位全体人员共同来完成，现实之中很多单位都是由档案管理人员单打独斗自己收集整理，对于材料收集的是否齐全关注度不够，只是把我大体的收集齐全程度，加之档案形成人员的配合度不够，为材料收集齐全带来一定困难。有的单位也根据工作内容制定了基本的档案收集范围，但是因为可参考性不够以及部门收集参照执行欠缺，导致档案收集严重不齐全。在整理工作中，每个门类的档案整理规范标准把握理解不够，导致整理的不够科学规范，为档案的管理利用和规范化管理带来一定难度。

2.2档案收集与整理不及时。按照国家档案行业标准规范，档案的收集可以采取集中收集與个别及时收集文件的方式进行，集中收集一般在年度末进行，及时收集可以采用阶段性或固定时间节点的方式进行，这样就可以做到材料的齐全完整。对于整理工作也有明确规定，一般门类的档案整理要在第二年上半年完成，阶段性的工作要在工作完成后就及时整理，尽快完成。但是，很多单位以档案人员能兼职、工作繁忙等为理由，收集整理工作迟迟不开展，拖沓应付，出现收集整理不及时的情况。

2.3收集整理用房配置不标准。开展档案收集与整理工作要有专门的收集存放和整理用房，并且要根据工作需要和档案馆建筑设计规范的规定保证一定的面积需要。很多单位没有专门的档案收集整理用房，有的采用临时性的会议室代替专门用房，有的在自己办公室开展收集整理工作，导致收集整理与办公工作混杂，档案收集整理工作受到很大影响，极易出现材料丢失的现象，一定程度造成了收集整理工作质量不高，效率低下。

3提升档案收集整理工作水平的途径

3.1提高对收集整理工作重要性的认识。档案收集整理工作作为档案管理的基础工作，是保证档案高质量服务单位发展的关键。要从服务单位发展的角度，进一步增强档案收集整理工作的管理意识，采取挖掘档案信息服务解决单位发展实际问题等形式，推动档案的价值发挥，提高档案工作在领导和全员心目中的地位，赢得更多人的支持配合，为档案收集整理工作打造良好环境氛围。

3.2完善档案收集整理工作管理保障机制。一是要要提供资金保障，开展收集整理工作需要购置档案装具用品、档案整理用具，以及档案人员工作劳保用品，这都需要一定的资金保证来购置齐全;二是要完善规范机制，通过建立系列收集整理规范管理制度，形成规范化的工作流程，为档案收集整理提供标准化工作依据;三要建立监管激励机制，将收集整理工作开展的成效和完成的时效列入考核监管体系，进行监督检查，奖优罚劣，促进工作的有序高效开展。

3.3加强档案收集整理专业技能培养。档案收集整理工作需要档案人员具有专业的技能才能取得好的工作效果，为此要加强档案人员这方面技能的培训，采取集中授课，实践演练等方式强化技术提高和技能创新。同时，要适应档案电子化发展的趋势，积极开展计算机和网路知识的学习，适应档案现代化发展的基本要求，保障档案收集管理工作的高质量推进。

4结语

总之，档案收集整理工作对单位发展意义重大，只有通过扎实的收集整理工作，才能为单位发展积累更为丰富的档案资源，提供高效档案利用服务。要强化收集整理工作重要性的认知，强化工作的负责精神，主动将各项工作做的更为标准规范，发挥档案服务单位发展的内在潜能。

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