浅谈大数据时代档案管理工作存在的问题与对策

杨爽

摘 要：随着网络信息技术的快速发展，档案管理面临的机遇和挑战并存。文章分析大数据时代档案管理发展的新趋势和面临的问题，阐述了在此背景下档案管理的新策略。

关键词：档案管理;大数据;问题;策略

随着网络信息技术的快速发展，档案管理工作面临新的机遇和挑战。我们应从这一时代背景出发，分析认清大数据时代档案管理发展的新趋势和面临的问题，研究在此背景下档案管理的新策略。本文试对这一问题进行初步的探讨，供参考。

1 大数据时代档案管理的重要意义

近年来，随着我国网络信息技术的迅猛发展，在大数据背景下，数字化已经成为了时代的趋势，大数据已融入到我们生活的方方面面。新时代背景下产生的档案信息的数量和类型与原来有所不同，档案管理面临新的问题和挑战。档案资源实体管理和数字化管理也出现了一些新问题，档案检索、利用和服务工作不能很好地满足用户的需求。

在大数据时代档案管理转型的背景下，其创新最首要的意义乃是对传统管理思想和模式的超越与突破，通过构建更加现代、科学的档案管理架构，档案管理工作才能摆脱陈旧观念、系统的制约，使档案管理不再只是对历史资料的简单收集与保管，而是能够切实发挥出档案潜在的价值及再创造能力，从而弥补与修正过去管理手段的缺陷和不足，进而提高整个管理质量、水平和效用。

大数据条件下的档案管理工作主要通过对互联网信息技术的利用，实现对大量信息资源的快速采集、保存、管理和利用。在实际工作中，档案管理部门通过先进的电子化方法，实现信息资源的合理分类和高效处理，采用计算机网络技术，让用户享受更高质量的服务。档案管理部门和管理者应认真思考怎么把握大数据开发给档案管理工作带来的新变化和新挑战。从微观角度来说，档案数字化对于档案管理人员是一个福音，数字化后的档案，不仅可以使用计算机来管理，而且在保存、查找、利用效率和效用上都有了大幅度的提高。

2 大数据条件下档案管理工作中存在的主要问题

2.1 部分单位对档案工作重视程度不够

一些地方和单位对档案管理的重要性认识不足，档案管理意识淡薄，认为档案管理工作只是收集历史文件材料，工作的主要形式只是停留在对资料的整理层面。目前，部分单位的档案管理人员通常是身兼数职或是分散在各个部门收集资料，使得档案管理工作处于一个被动局面。个别档案管理人员管理意识淡薄，没有正确的管理意识，以为档案管理可有可无，常出现工作闲散的状态，缺乏主动性，只是为了完成上级交给的任务的情况，囿于几份归档文件的收集保管，工作毫无建树，无法体现档案的利用价值，不能充分发挥档案和档案部门的独特作用。

2.2 档案管理观念落后，操作不规范

当前，一些单位的档案工作理念落后，档案工作组织领导体制机制不完善，没有建立健全档案管理制度，日常档案管理工作不规范的问题比较明显。一些档案管理人员在收集整理档案过程中存在不完整、不规范问题，归档材料不齐全、不合格。档案管理以传统的手工管理模式为主，管理手段比较落后。有的单位没有设立档案室，也没有专兼职档案管理人员，档案管理责任无法落实。

2.3 档案管理设备不足

当前，在档案管理工作中，档案信息化工作要求越来越高，利用好现代技术成为现阶段档案管理工作的重头戏，进行数字化管理必然需要一定的资金投入，而数字化的设备是不可或缺的部分。目前，许多单位只是初步使用档案管理软件进行档案目录的著录、编目、排序和检索，并没有把档案信息全部实现数字化，这些档案信息数字化的前提还需要大量硬件的配套，比如计算机、扫描仪、服务器等。因此，需要改善更新配备技术设备，加强硬件建设。

2.4 档案管理人员素养偏低

个别单位的档案管理人员没有经过系统的学习，影响档案管理工作的正常开展。有些单位没有依据档案工作特点选配档案员，工作过程简单化，档案工作人员的专业化程度亟需提高。许多单位的档案管理人员一般由办公室勤杂人员兼任，他们不但没有专业的档案管理能力，而且缺乏基本的职业素养和敬业心，使档案管理工作处于被动状态。一些单位档案管理人员变数频繁，使得档案的收集、整理、归档等方面出现纰漏。

3 大数据时代档案管理的发展趋势

3.1 引入大数据技术推进管理现代化

随着信息技术的迅猛发展，档案管理也必将面临大数据技术的重新洗礼，向现代化迈出一步。把大数据技术应用到档案管理上，不仅档案信息资源可以更加充分开发利用、满足人民的需要，而且更便于数据的存储与备份，进而实现档案管理从简单的文件节约利用（实体管理）上升到知识管理（构建新型资源知识服务引擎）。

2.2 管理人员专业化发展趋势

当前和今后一个时期，我国档案工作对管理人员提出了更高、更新的要求，逐渐专业化、系统化，要求相关部门的科学引导和有效管理。应建立适应专业化形势的科学激励、考核机制、评估体系;建立符合现代化档案特点的竞争机制;推行档案人员职务聘任制，实行按需设岗，双向选择，严格考核，加强对档案从业人员的继续教育考核等。

2.3 纸质档案管理模式向数字化档案管理模式转变

数字化档案会随着信息化时代的发展越来越普遍，这就要求档案管理从纸质管理向数字化管理模式转变。档案管理数字化能够提高档案查询、利用效率，更好地保存保护历史珍贵档案资料。与此同时，应该加强档案数字化管理的措施，如建立档案数字化管理机制，加强电子档案的维护、档案保密工作，以及制定规范标准，加强数据库建设和管理等。

4 大数据时代档案管理的创新策略

4.1 强化资源聚集

在新时代，档案资源的概念正在从传统的狭义定义向“大档案观”转变。档案部门应有意识、有计划地收集各种数据资源。因此，档案部门要与不同的数据所有者开展合作，鼓励各社会组织和个人参与档案资源建设，不断完善档案资源建设。新形势下，档案部门应改变档案资源的收集方式，及时访问网络上的存档资源，并及时存储用户文件，收集更多更高质量的档案资源。档案管理部门及人员应逐步掌握使用计算机技术和先进的档案管理理念，逐步形成智能化、信息化、数字化的电子档案接收和管理工作机制，进一步提高构建和优化档案资源的能力。

4.2 提高行政组织指导能力

目前，我国正在深入全面推进行政体制改革，为档案管理体制的改革和完善提供了契机。在大数据时代，档案主管部门应当改变行政职能，明确档案管理部门的性质，在社会力量的帮助下改变服务方式;加强法制建设，提高业务指导水平和专业人才培养;加强与各有关机构的合作，加强与档案創建者、用户、中介、网络服务提供商和数据公司的协作，从而建立以人为本、务实高效的档案资源管理制度框架和运行机制。

4.3 创新服务内容

档案部门必须不断开放档案资源，优化档案资源服务，树立人性化、个性化、智能化、知识化的档案资源服务理念，创建知识库，最大限度地开发利用档案资源系统的价值。在大数据时代，微服务、远程网络服务和云存储云服务等各种新兴媒体的应用，将成为档案服务的舞台。我们应充分利用这些服务技术、平台和媒介，推动服务创新。应健全安全防护，不断完善档案安全体系，消除档案资源管理的安全隐患，保证档案资源安全。应不断加强国家各级综合档案保障体系建设，改善档案存放条件，完善档案保障责任制，建立专业档案数据管理队伍，加强技术防范，不断提高档案实体和信息的安全性。

参考文献：

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[2]马 全，电子档案管理的现状及对策[J].办公室业务.2012（B07）109—109.

[3]付建忠.大数据时代档案工作的机遇和挑战[J].机电兵船档案.2014（4）19—22.

（作者单位：白城市发展和改革委员会）