依据归档文件整理规则推进档案收集标准化的策略

卢美邑

摘 要：新《档案法》的实施对档案收集工作提出了更高要求。各单位应严格落实归档文件整理规则，加速推进档案收集标准化建设，采取积极有效的措施，实现其目标。

关键词：收集;档案;标准化;策略

档案工作标准化是档案管理现代化建设的重要标志之一。2016年我国修改实施档案行业标准《归档文件整理规则》（下文简称《规则》），对档案收集标准化起到了重要促进作用。《规则》对档案收集的具体流程和细节加以明确，对于各单位开展档案管理工作和收集工作都具有重要的现实指导意义[1 ]。信息化背景下，新《规则》的出台为档案收集标准化建设提供了依据和方向。各级档案部门应在档案收集标准化建设过程中主动适应时代发展趋势，结合新规则的具体要求，创新和完善原有的档案收集和归档工作模式，进一步提升档案收集效率，为后续档案信息资源开发利用创造有利条件。

1 进一步明确档案收集范围

各立档单位应根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等有关规章和业务规范，深入调查本单位日常工作中所形成和收到文件材料的领域、成分、类型和特点，编制本单位具体的《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，明确档案收集范围，为档案收集工作提供基本的依据。

应将电子文件纳入收集范围。在档案收集方面，新出台的归档文件整理规则与之前的规则存在着一定的区别。原来规则规范的主要对象是归档的纸质文件材料，而新规则除沿袭纸质文件材料以外，还将归档电子文件材料纳入到了归档文件整理规则约束的范围内，明确指出各机关、团体、企事业单位和其他社会组织在文件收集整理过程中应该按照文档一体化管理要求加以落实。一方面，便于档案管理信息化建设;另一方面，便于计算机管理或计算机辅助管理。同时还进一步强调了纸质文件与电子文件整理协调的统一性，要求各档案管理部门在纸质文件和电子文件收集整理过程中将纸质文件和电子文件同等看待，并将各项工作落到实处。

2 实现档案收集流程的标准化

档案收集归档是做好档案管理工作的重要前提条件和基础。为进一步提升档案收集效率和质量，必须实施档案收集流程的标准化。在具体实施过程中应提升档案收集人员的业务能力和素质，确保档案工作人员在档案收集过程中对相关文件内容、业务目标以及档案收集流程有所知悉，这样才能严格按照档案收集流程的标准化要求加以落实。对于物理归档文件而言，档案工作人员应严格按照国家和地方关于档案收集流程的具体标准要求，从所收集的物理档案的特性角度出发，制定符合标准规范的文件模板，并将文件模板作为档案收集流程的重要标准下发给档案生成部门，要求相关部门在提交档案时严格按照文件模板的形式加以落实，确保收集上来的物理档案整齐规范。对于逻辑归档的文件信息，档案工作人员应借助网络信息系统，对逻辑归档的文件信息进行归档标识，由系统对提交上来的归档信息进行自动归档，档案工作人員对于归档上来的档案信息应设定必要的操作管理权限，防止文件被篡改或扩大阅读范围。随着网络信息技术的不断发展，越来越多的档案将以数字结构的形式呈现，这对于档案工作人员提出了更高要求，同时也需要档案管理部门对档案收集流程的标准化给予更多的重视，并结合不同档案的特点，细化相应的准则，确保档案收集效率，保证档案信息收集工作顺利开展。

3 实现档案收集渠道的自动化

信息化建设背景下，越来越多的档案都以数字的形式呈现，这就要求档案管理部门在档案收集过程中重视档案收集渠道的自动化建设。特别是当前很多单位档案生成都由办公自动化系统来完成，因此档案管理部门也应该建立档案信息管理系统，并实现档案信息管理系统与单位办公自动化系统的有效对接，进一步提升档案管理效率，减少档案收集的复杂性和重复性问题。一方面，档案管理部门应与档案生成部门进行沟通和联系，进一步明确档案收集渠道自动化建设的必要性和重要性，在双方共同努力下，实现档案管理系统与单位办公自动化系统的有效对接。此外，要为档案工作人员设置办公自动化系统的账户权限，对档案工作人员进行认真的教育和培训，确保档案工作人员能够熟练地掌握自动化系统的操作和管理，对自动化系统生成的各类档案信息文件进行查阅、监督、指导和在线归档。另一方面，档案生成部门的工作人员也应重视档案上传工作，将已经形成的档案信息资料及时上传到信息系统之上，并及时提醒档案管理部门对这些档案信息资料进行收集处理，确保档案收集工作的有序开展。

4 实现档案管理制度的规范化

新规则下，档案收集标准化建设与实施需要一定的制度规范加以保障和落实。因此，各单位应将管理制度建设作为档案收集标准化的重要内容加以落实。一方面，档案管理部门应对新规则提出的新要求进行系统的研究和学习，并将其作为档案收集标准化建设的重要依据。另一方面，结合新标准的内容对档案管理制度进行完善和创新，进一步提升档案管理制度的规范化水平。在具体工作实施过程中，既要严格按照新规则的具体要求，也要结合档案收集的具体情况，制定符合自身需求的档案收集管理制度，并在档案收集管理制度具体落实过程中及时解决系统存在的问题，不断地对档案管理制度加以完善。同时，进一步明确档案收集标准化的范围、主体、流程等，确保各类档案能够及时归档。档案管理部门还要加大对各单位档案工作的监督与检查力度，对各单位在档案管理过程中出现的问题及时地给予指导和解决，同时完善相应的激励机制，进一步提升各单位档案工作的积极性和主动性[2 ]。

5 推进档案人员队伍专业化

新规则背景下，档案收集标准化实施最终还是要靠具体的档案工作人员来落实。因此有必要加强对档案工作人员的教育和培训，推进档案人员队伍专业化，进一步提升档案工作人员的能力和素质，更好地契合档案收集标准化实施的具体需求。一方面，档案管理部门应通过召开集体学习会议、视频讲座等多种形式，对新规则的相关内容开展系统学习，并对照自身的业务范畴，对出现的新情况和新变化进行分析，确保在档案收集工作中不出现纰漏和冲突。另一方面，档案管理部门应加大对档案工作人员的教育培训力度，将教育培训纳入常态化管理工作之中，优化培训内容和方式，防止培训工作流于形式。应将档案收集标准化纳入岗位培训之中。定期组织档案工作人员进行实践和技能培训，在培训完成之后，通过案例解析和现场模拟等形式，进一步提升档案工作人员的业务实际操作能力。此外，应加强对档案工作人员的交流和互动。档案管理部门应与档案生成部门进行沟通，通过人员换岗的方式，进一步提升档案人员的知识面，掌握相关单位档案生成的具体流程和先进经验。还应定期组织档案工作人员学习必要的网络信息技术知识，进一步提升档案工作人员的信息处理能力。档案工作人员也应该注重自身学习，不断扩大知识面，提升自身的综合素质和能力，更好地适应档案收集标准化工作的实际需要。

参考文献：

[1]王静，杨艳.《归档文件整理规则》背景下高校档案整理与归档研究[J].档案，2020（02）：53—57.

[2]赵亮.推进机关事业单位档案管理工作规范化标准化的研究[J].科技风，2020（18）：299—299.

（作者单位：吉林省医疗保障局）