企业合同管理精细化及信息化研究——以国内某制造业企业为例

徐蓓蓓 刘 恒 李成龙 王国艳

（北京航天动力研究所，北京 100076）

一、前言

制造业企业一直是国内经济的重要经济主体，传统的生产模式和管理方式在一定程度上制约了企业的发展，合同管理的不规范性也影响着企业的效益和效率。传统的企业合同管理模式已经不能适应时代的需求，只有明确地分析企业内部的合同管理问题，才能有针对性地加强企业的合同管理，提升企业的效率，提高企业的效益[1-3]。目前，企业内合同管理中存在的问题主要包括以下几个方面。

（一）合同签订阶段的问题

（1）合同内容不严谨。合同文本不规范，是合同法律风险的主要原因之一。合同内容不严谨，容易发生歧义和误解，就会导致合同执行过程中引起争议或是合同难以履行。

（2）合同管理过程纸质化。目前企业内部合同管理的流程都是以纸质方式进行，没有固化的信息管理流程，合同评审等流程效率低下，并且无法做到过程受控、操作行为公开。

（3）主从合同无关联。主合同和从合同都是线下处理，无法做到互相关联，无法做到及时的成本管控[1，3]。

（二）合同履约阶段的问题

（1）无合同法律风险预警。例如，合同欠款因为诉讼时效过期后，可能就会造成企业的经济损失。

（2）合同进度管理无法实时监控。没有信息化的管理流程，合同进度无法做到实时追踪，实时监控，实时处理。

（3）合同收付款管理不及时。因为对合同进度的掌握不及时，导致合同收付款管理不及时，影响企业的收益和效率[1，3]。

因此，以解决上述问题为出发点，创建一套合同管理信息化平台，将信息化技术作为合同管理精细化的支撑，持续改善企业的合同管理漏洞，持之以恒地追求企业合同管理的精细化、信息化、合理化、规范化。

二、合同精细化和信息化管理的方向

合同精细化管理是一个企业合同管理的核心工程。合同精细化管理的方向就在于需要对合同过程管理进行分解、细化和落实，是一个细化的管理过程，能让企业的合同规划有效贯彻到每个环节并发挥作用，同时也能够提升企业的整体执行能力。一个企业要想进行合同精细化管理，需要结合企业的现状，按照精细化的思路，找准关键问题、薄弱环节，分阶段进行，形成并实施运转、完善一个合同管理体系，并涉及修改相关体系，只有这样才能最终整合全部体系，实现合同精细化管理在企业发展中的功能、效果和作用。

信息化管理是以信息化带动工业化，实现企业管理现代化的过程，是将现代的信息技术与先进的管理理念进行融合，转变企业的生产方式、经营方式、业务流程、传统的管理方式和组织方式，重新整合企业内外部资源，提升企业的效率和效益，增强企业的竞争力。

利用信息技术将合同的精细化管理理念和原则进行流程化、信息化，做到合同管理的规范化、过程化、责任化、精细化、风险可控，过程可追溯。

三、合同精细化及信息化管理方案实例

针对企业合同管理各个阶段存在的问题，创建一套合同管理平台，将合同管理的各个线下流程进行电子化、流程化、规范化、精细化的改造；将合同管理过程的各个阶段进行解读、分解，利用信息化手段进行资源整合，过程管控；将合同管理中涉及的要素进行有效分析，实现合同的各个阶段甚至整个过程的精细化管理。

1.总体管理框架

合同管理平台可以实现从合同订立到合同归档的全过程信息化管理，其过程主要包含合同订立、合同履行和合同终结三个阶段。合同管理平台框架图如图1所示：

如图1所示，合同管理平台以合同的全生命周期管理为主要业务主线，以应用管理、系统管理、合同文本管理、授权管理、基础数据管理以及查询统计等为横向辅助模块，结合企业的合同管理制度，将合同管理精细化，对合同进行全方位管理。系统设计的原则是全部合同都按照统一的模式来管理，通过系统功能的扩展来兼顾不同合同类别的特殊性。

图1 合同管理平台框架图

此合同管理平台的创建，从合同订立、合同履行到合同终结方面，对合同进行了精细化管理，实现了对合同的全生命周期管理，对合同各个阶段做到了实时管控，为企业管理者提供了实时的数据展示以及分析。

2.合同订立

（1）合同立项

在企业合同管理过程中，合同立项是合同管理工作的开始，合同后续的执行是建立在项目背景下的。合同立项可以为合同管理提供立项相关的项目及其他合同背景信息，同时为后续合同审查等提供合同编号的依据，为合同签订等提供任务来源依据等。最终统计的时候可以统计项目数据，为管理者提供清晰可控的项目及合同数据和进程。

在此实例中，合同立项不建立流程机制，在基础数据管理模块中创建项目任务基础库，根据项目任务所属部门对相应部门开放本部门项目任务库维护界面，部门只能查看、添加、修改、删除本部门的项目任务。示意界面如图2所示。

图2 项目任务管理示意图

（2）合同选商

项目任务确定后，需要通过合同选商环节进行，例如：比价单审批过程、招标过程等。在此过程中，根据相应的管理流程进行合作商的最终确定。

此实例中合同选商建立流程机制，首先根据项目性质和合同类别提起选商审批流程，填写选商方式，选商结束后，填写选商结果以及上传相应的选商材料。合同选商流程如图3所示。

图3 合同选商流程示意图

（3）合同起草

合同起草过程是合同文本电子版的生成及审批过程。此实例中合同起草采用流程机制，承办部门发起流程申请，根据合同类别匹配出相应的合同范本，根据范本生成最终的合同电子版，审批通过后加盖电子印章，可以打印出正式版合同文本。

其中，在基础数据管理模块处建立合同文本库，为合同起草在线编辑合同文本提供支持。合同文本库按照合同类别进行分类管理，每种类别的合同对应适用的模板。模板本身分为企业标准合同文本、上级机关指定合同文本、对方合同文本、双方协商合同文本等。

系统可以提供针对合同文本模板的制作功能。企业合同管理中要求签订合同时应优先使用合同范本，从源头上规范合同范本的使用，并提高合同的审批效率。

合同管理部门可以有权限对合同文本库进行维护，例如：合同范本新增、合同范本修改、合同范本作废等。

（4）合同审查

合同审查的目标是实现合同正式签订前的审查管理制度化、规范化、流程化、信息化，实现合同的网上动态审查。审查流程主要包括专业技术审查、价格审查、法律条款审查、预算审查以及领导审批等。审查流程可以根据合同类别、合同是否重大项目、合同金额、履约条款等执行不同的审批流程，支持退回、转寄、重置以及中止，支持合同流程并行会签；流程会记录审查过程信息以及审批意见等。合同审查的流程示意图如图4所示：

图4 合同审查流程示意图

（5）合同签订

合同审查流程结束后，即可根据合同相关信息授权给相关负责人进行合同签订，合同生效后即可进入合同履行环节。合同签订阶段主要完成确认合同信息如合同签订人、合同经办人、合同编号、签订日期、记账日期、生效日期、履约期限等信息、打印合同、签订合同、扫描合同正式版等。

合同签订后，执行合同录入流程，将合同文本信息以及盖章版合同电子版上传至系统，生成合同台账，并同时将相关数据传送至网上报销系统，进行后续的合同报销以及收付款管理等。

3.合同履行

（1）合同预警

在合同履约过程中，可以根据合同的进度情况发起合同支付预警、合同收入预警、合同履约预警、合同到期预警等，提醒相关部门关注即将到期合同的履约、结算及续签情况。

①合同支付预警

根据合同付款制度中的相关条款，在需要里程碑付款的前15天开始预警提示，预警频率为每三天一次，如果延期还没有付款的，则预警频率改为一天一次，预警方式为系统内推送待办、日程或邮件提醒。

②合同收入预警

根据合同收款制度中的相关条款，到收款确认节点前15天开始预警提示，预警频率为每三天一次，如果延期还没有确认收款的，则预警频率改为一天一次，预警方式为系统内推送待办、日程或邮件提醒。

③合同履约预警

合同执行过程中每个里程碑节点之前15天系统开始预警提示，预警频率为每三天一次，如过延期还没有确认里程碑的，则预警频率改为一天一次，预警方式为系统内推送待办、日程或邮件提醒，直至里程碑确认完毕。

④合同到期预警

合同到期预警是指系统设置合同到期预警功能，提醒相关部门关注即将到期合同的履约、结算及续签情况，合同执行结束前3个月进行预警提醒，预警频率为每半个月一次，预警方式为系统内推送待办、日程或邮件提醒，直至合同执行结束。合同预警示意图如图5所示。

图5 合同预警示意图

（2）合同结算管理

合同结算管理主要实现开票管理、收付款管理及合同成本利润的计算等。该部分功能主要通过与网上报销系统集成实现。

①开票管理

与网上报销系统集成，读取网上报销系统中每个合同每笔开票的时间、金额，并计算合同当前累计开票额。开票管理示意图如图6所示。

图6 开票管理示意图

②收付款管理

与网上报销系统集成，读取网上报销系统中每个合同的每笔来款的时间、金额，并计算合同当前累计收款额。系统根据合同录入时的来款计划与实际来款情况进行对比，计算业主履约情况。收付款管理示意图如图7所示。

图7 收付款管理示意图

③成本利润分析

通过集成网上报销系统中支出任务号为某个合同的金额，可以计算出合同的成本，同时可计算出合同的利润。可按不同类型产品进行利润率统计，为管理者找到利润高的产品。管理部门可按不同事业部进行利润率统计，找到利润高的事业部，同时提供在合同权限范围内按时间计算利润总额及利润率等功能。

（3）合同进度管理

系统为部门合同管理人员提供合同进度管理功能，包括未启动、启动、设计阶段、生产阶段、交付阶段、安装、施工阶段、调试阶段。将已签合同以列表形式展示给部门合同管理人员。部门合同管理人员每个月对合同进度进行勾选，如果有延期或暂停的情况，需要上传说明文件或证明文件。相关负责人可以依据合同编号或合同进度情况进行查询，监控合同执行情况。合同进度情况管理示意图如图8所示。

图8 合同进度管理示意图

（4）合同变更、解除、中止

合同执行过程中，如果合同金额、税率、合同条款等发生变更，或是合同解除或是中止，可以进行合同变更、解除、中止流程，进行相应的审批，变更相应的内容。合同变更解除中止流程示意图如图9所示。

图9 合同变更解除中止流程示意图

（5）合同纠纷管理

在合同签订和履约管理过程中，由于一些客观因素或是人为因素，可能会出现纠纷，系统可实现纠纷过程管理。产生纠纷事项后，相关负责人可在系统中发起纠纷管理流程，并上传证据材料，然后法务负责人可对纠纷进行初步评估，并分配具体承办人员，承办人员经过对纠纷情况进行评估分析，确定纠纷处置方案，包含协商、仲裁、诉讼多种纠纷处理方案，并对纠纷处理过程进行全程记录，确保过程可追溯。合同纠纷管理流程示意图如图10所示。

图10 合同纠纷管理流程示意图

4.合同终结

（1）合同结项与关闭

合同项目结束后，相关负责人可以发起合同验收流程，上传项目验收的附件，经过相关领导审批，验收通过后，合同项目可进行项目结束操作，同时，相关负责人可以对合同的签订、履约情况进行评价，提出管理建议。

（2）合同档案管理

在合同的签订流程中建立了合同录入环节，如果不录入已签订的合同及其他附件扫描件，合同流程将一直显示“待签订”状态，流程不能终止，需要合同相关负责人将已签订的合同及其他附件扫描，经过审批后，合同流程才能正常结束。上传的合同文本等形成电子档文件保存至合同管理平台，系统按照原先设定好的合同分类对已签订的合同进行分类存档。

四、展望

本文提到的合同管理平台，利用了信息化手段结合合同管理制度的方式，在一定程度上实现了合同管理的精细化，实现了合同管理过程中各个阶段合同订立、合同立项、合同选商、合同起草、合同审查、合同签订、合同履行、合同预警、合同结算、合同进度、合同变更解除中止、合同纠纷、合同终结、合同结项与关闭、合同档案等全过程全生命周期管理，实现了合同管理的过程可控，实现了合同管理的实时监控，实现了合同数据的实时展现以及分析。

随着企业的商务活动越来越多，合同量日益增加，企业还需要不断完善合同管理制度，总结经验教训，创新管理模式，推动合同过程管理的精细化，提高企业合同管理的效率，实现企业利益的最大化。同时，信息化时代的到来也为合同管理的精细化管理提供了多元化的管理模式，企业也需要不断学习和探索新的信息技术，进一步提升合同管理的精细化和信息化水平。