数字背景下科技档案信息化建设与管理

高菊芳

摘要：在时代不断发展下，很多事情都发生了巨大的改变。从工作到生活，信息技术带给我们的影响无处不在。随着这种变化，很多传统的手段，已经不能满足我们的日常生活和需要，技术的革新，数字化的袭来，是这个时代进步的标志。顺应时代的发展，才是民族的未来。我们今天就其中一个小的方面，科技档案信息化建设与管理在数字背景下需要做出的改进作出分析。

关键词：数字背景;科技档案信息化;建设与管理

由于信息化和数字化技术的广泛应用，其所给予人民的生活方便也越多，也极大地提高了政府工作的效能，在潜移默化中取得了人类经济社会中的重要地位。信息量、信息传递的速率、数据处理的速率、以及人民使用信息技术的积極程度等均以几何级数的方式在提高。既然有这种快捷方便的技术，传统的档案管理方法正好可以结合数字化科学技术进行优化。并且要与社会发展相结合，判断社会发展趋势，满足人们的需求。

一、科技档案信息化建设与管理的必要性

相信档案这个词对大家来说都非常地熟悉，它与我们每个人都息息相关。我们一直沿用的档案管理系统，也起到有效的管理效果。但是中国是一个人口大国，随着时间的流逝，人口的迅速增长，传统的档案管理方式就显现出了劣势。以往的方式不仅浪费时间和人力，花费的成本也迅速增加，传统的管理方式也一直没有寻找到有效地应对措施。面对人们迫切的需求，和传统方法的停滞，探究新管理方法成为了一种新的思路。

在当前数字化的背景下，科学技术给人们带来的便捷无处不在，科技档案信息化建设与管理也不再是一个不能挑战的技术。数字化是将许多复杂多变的信息转变为可以度量的数字、数据，再以这些数字、数据建立起适当的数字化模型，把它们转变为一系列二进制代码，引入计算机内部，进行统一处理，这就是数字化的基本过程。

数字化的本质是大规模的数据处理，通过数据的分析整理得出结论，从而达到提高企业内部效率的结果。而档案管理正是因为其数据的庞大，才让人们不满足于传统的管理方法，因此，档案管理的数字化也是一种必然趋势。当我们在技术的推动下信息处理变得越来越快、越来越强，人工智能服务将成为核心刚需。人的计算能力终将有限，大量的信息需要被技术产品所处理，这无疑会促进社会的进一步发展。

二、数字背景下科技档案信息化建设与管理的实施策略

（一）建设新的档案收集系统

随着计算机和互联网信息技术的广泛应用，人类的学习速率也在日益提高，也就是说从数码处理时期到微机时代，再到互联网的信息时代，人类学习速率也越来越快，这就需要人们在学习管理模式同时也要适应新方法的特点和新的学习模式。既然要革新，就不能既要、又要、还要。既想要传统管理的便利，又想摆脱传统管理的弊端，还嫌改变麻烦。这样的瞻前顾后，又不想付出的想法是不能让革新顺利进行的。明确革新的初衷，根据实际情况做好前期的调查和准备工作，并且要对科技档案有具体的了解，知此知彼，建设新的档案收集系统。

（二）选择科学的管理模式

传统的档案管理方法，是经过长时间的实践才能沿用至今的，并且具有合理性和有效性，而新技术的转换，也需要吸取传统管理方法的形成经验，制定出科学的管理模式。完善管理中的各个环节，以求新制度的顺利实行。

当前世界流行的两种模式：一是科学管理（控制式管理），二是赋能式管理。第一种主要是以人性本恶的角度出发，人本性懒散，不愿意工作，管理方式主要利用人的恐惧。第二种方式是赋能式管理，这种方式主要是假定人性本善，有自我实现的冲动。这种管理方式对人才的要求很高，主张管理就是服务。

具体应该如何选择，则是需要看具体场景，具体问题具体分析。我们目前讨论的档案信息化管理，由于涉及的方面众多，考虑到今后的信息共享时代，控制式的管理方式更加适合。档案管理是一个严谨的工作，关系到的人员广，必须有一个统一严格的管理制度才行。

（三）培养专业的管理人才

专业的管理制度需要专业的管理人才来维护，人才的培养和组建，对于科技档案信息化建设与管理是很有必要的。传统的管理人员对新技术并不熟悉，新技术的引入势必需要懂技术的人来操作。对于老员工的培训是势在必行的，掌握新的技术不仅仅是未来的工作要求，也是对于新的管理模式的优化和二次开发的基础。

三、科技档案信息化建设与管理未来的发展方向

顺应当今的发展，大力的建设信息化档案，不得不承认，科技档案的信息化建设带给我们的益处是巨大的，但是未来的发展过程中也要考虑到，管理人员在使用了这么久的传统管理方法突然转换成数字化的管理方式，管理人员在观念上的转变也需要时间。同时也要加强档案的安全存储，毕竟档案对于人们来说是特殊文件，记录着大家的各种信息，是私密的存在。在实践的过程中科技档案信息化的效果明显，成果突出，这也证明了，我们选择档案信息化是正确的。展望科技档案信息化建设与管理未来的发展前景，我们应该在实践中及时发现问题，快速解决问题。随时关注科学技术的更新，不断优化管理系统，强化管理人员的专业技术。争取让科技档案信息化建设与管理系统快速的形成一个结构完整、规范安全、方便快捷的资源共享机制，解除目前所有的困扰。

结束语：

总之，传统档案管理存在诸多问题，必须向数字化管理转型，形成一个有序结构的档案信息库，实现资源共享。

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