国企电子档案归档思考

贾丽丽

【摘  要】随着时代的快速发展和科学技术的不断进步，信息化潮流席卷全球，各行各业逐步采用自动化办公技术，电子化的办公资料具有方便、快捷的特性，且利用电子化手段能够储存多种格式的办公资料。基于此，使用者对文件的各项需求也有所改变，传统的资料归档及管理存在不足之处，这在很大程度上影响了资料的完整性。所以如何体系化地管理和归档电子档案成为亟待解决的问题。论文具体分析了电子档案归档过程中存在的问题，并提出了相应的对策，以期为国企完善电子档案归档工作提供参考。

【Abstract】With the rapid development of the times and the continuous progress of science and technology， the trend of informatization has swept the world， and all walks of life have gradually adopted automatic office technology. Electronic office materials have the characteristics of convenience and quickness， and can store office materials in various formats by electronic means. Based on this， users' requirements for documents have also changed. There are deficiencies existing in the traditional data archiving and management， which affects the integrity of data to a great extent. Therefore， how to systematically manage and archive electronic archives has become an urgent problem to be solved. This paper concretely analyzes the problems existing in the process of electronic archives archiving， and puts forward the corresponding countermeasures， so as to provide a reference for state-owned enterprises to improve electronic archives archiving work.

【关键词】国企;电子档案;归档

【Keywords】state-owned enterprises; electronic archives; archiving

【中图分类号】F276.1;G270.7                                             【文献标志码】A                                                 【文章编号】1673-1069（2021）11-0131-03

1 引言

在当前时代背景下，电子档案是国有企业文件资料的重要组成部分，在国有企业的党政部门、人事部门和科学研究工作中有着不容忽视的作用。然而受到规定、人员及技术等诸多方面的限制，此类企业的电子档案在归档过程中存在诸多问题，进而导致归档工作低效且缺乏条理。文章基于对电子档案归档工作的深入调查研究，总结出各方面存在的问题，并针对所指出的问题提出若干优化意见，希望能够为优化国有企业的电子档案归档工作提供一些帮助。

电子档案具体而言是指有存储的必要，并且应当按照一定的规范进行存储的电子资料和支持该电子资料的软硬件、电子资料的参数及其他有关数据。电子档案可以利用电脑打开，通常是以某种编码格式存储在硬盘、U盘等载体上。电子档案能够通过电脑操作将其转移到不同的载体上，也可以通过互联网传送或分发，因此，可做到经济且高效地共享电子档案。正因如此，电子档案具有一定的安全性风险。电子档案从编写到共享的各个环节均可能被篡改信息或被删除。基于此情况，国有企业应当充分了解电子档案归档的工作流程，根据实际情况设立并不断完善工作制度，也应当优化相关的管理流程，进而推动我国档案电子化发展。

2 归档理论概述

电子档案的归档是指需要进行归档的且已经由专人整理过的电子档案在核对档案属性之后，将电子档案从电脑的存储硬件复制到可移动存储设备上的过程。档案归档后可长时间留存。

①归档方法。主要有3种归档方法：逻辑归档、物理归档、双套制归档。电子档案归档工作应当遵循一定的原则，实现电子档案体系化保存。此过程中归档人员应当谨慎、细致。以下对3种归档方式进行详细说明：

第一，逻辑归档。编写资料的部门将电子档案的逻辑地址发送至档案处，档案处通过互联网管理或改变电子档案的归档方式。一般而言在邏辑归档完成后，不会改动电子档案的物理存储位置，并且编写资料的部门仍然可以使用资料，但没有修改和删除的权限[1]。

第二，物理归档。物理归档可细分为网络归档及介质归档2种方式。前者工作流程是通过网络将电子档案上交至档案处;后者工作流程是有关部门将需归档的电子档案复制到储存介质，然后交付至档案处。物理归档的优点体现在电子档案集中于档案处，实行统一化管理。

第三，双套制归档。具体而言是指：一方面，将电子档案纸质化，然后对其进行归档;另一方面，利用物理归档或逻辑归档的方法再次归档。其目的主要是防止电子档案意外丢失或受损后无法获得完整的资料。此方法的适用对象一般是具有法律效力的资料。此方法可以保证此类资料完整、真实、保密且安全。

②归档时间。一般分为定期归档和实时归档。定期归档是一定时间间隔后归档期间收集的各种资料;实时归档是电子档案在编写完成后立刻归档。一般而言，网络归档的电子档案应当实时归档，而介质归档应当定期归档。

3 归档过程中的问题

3.1 归档制度存在缺陷

虽然电子档案已经被广泛应用，但是国有企业本身开始使用电子档案的时间较晚，同时，国有企业的归档工作制度也存在一定问题。因此，部分国有企业的归档工作并无规范可言，电子档案的归档工作也处于无体系、无规则可遵循的状态，导致部门及部门之间的电子档案随意存储，大概率存在丢失资料的情况。部分国有企业的电子档案归档工作虽然按照一定方法开展，但缺乏明确各部门权责范围的制度，导致权责不清晰，出现问题时多主体互相推诿。缺乏归档制度的情况极易导致随意归档、纸质资料与电子档案有出入等情况出现，使得归档工作的质量降低，后期难以快速查找正确文件。

3.2 难以收集所有的电子档案并归档

虽然信息技术的大范围使用极大程度上加快了工作速度，然而随之而来的问题是难以收集所有的电子档案。经过深入调查研究后总结出的原因有以下几点：①在办公室通常会产出大量与业务相关的电子档案，然后会通过内部办公软件分发至各部门，各部门可能对其加以修改，进而产生更多的电子档案。所以即使工作人員按照一定的规则规范处理经手的电子档案，但仍会有许多电子档案保存在不同的地方。在此基础上，如果档案处工作人员缺乏归档意识，那么体系化、规范化、有效化的归档工作更是无从谈起。②国有企业的科研部门工作范围有时会出现重叠，重叠范围内的电子档案应由哪方进行归档成为有争议的问题。归档工作权责不清晰导致多方互相推诿应承担的责任，为整理电子档案的工作带来困难。③负责编写电子档案的员工或组织不重视资料归档工作，未意识到应当及时、有效地归档资料，不了解电子档案归档的规范和流程，最终导致电子档案的归档工作失去时效性和规范性[2]。

3.3 网络安全造成电子档案可信度不高

虽然纸质资料归档不及电子档案方便，但其难以修改的特性可以极大程度上保证资料的真实性及原创性。电子档案以数字编码的形式保存在存储硬件上，内容极易被恶意篡改或删除，事后无踪迹可循，无法追溯是何人做了何种更改。此外，电子档案在读取或网络传送过程中可能由于载体的稳定性问题而受到损坏，从而使电子档案的可信程度、原创程度和真实性大大降低。加之当前高校开设的与电子档案归档有关的专业或课程较少，因此，大部分负责电子档案归档的员工在上岗前并未经受过专业的培养，普遍是在岗位上自行摸索，整体而言缺乏对资料管理重要程度和如何进行资料管理的认识，职业素养和专业水平相对较低[3]。

4 优化方法

4.1 完善制度体系，建立长效稳定运行机制

电子档案强有力地保障了国有企业的科研产出，同时，其也是对科研过程的完整记录，部分情况下还可以作为调研任务的参考资料。因此，妥善保存电子档案具有重要意义。着手优化电子档案归档工作则应当事先设立制度，并对其逐步完善，使之体系化、科学化。总体而言，国有企业应当按照政府颁布的有关电子档案归档的文件，结合已有的工作模式和信息技术基础设立符合当前情况的长效资料归档制度。具体而言包括以下几点：

①按照制度的有关规定，档案处人员应当使用信息化方法实时采集并整理资料。尽最大努力确保已存档电子档案的实效性，满足查阅资料的需要。

②设立明确的审批资料查阅申请的过程，根据实际情况和各方需求不断地优化审批流程。任何需要查阅资料的员工均应当严格遵循此流程，不允许出现例外。严格执行查阅审批制度可以有效地避免资料外泄等事件发生，保证电子档案归档后的安全性。

③部分重要资料应当做到纸质资料与电子档案互为补充，同时做到统筹管理资料，从而推动国有企业资料管理工作的进步。

4.2 探索电子档案归档新方法

如果想要克服完整收集电子档案过程中的种种困难，国有企业应当探索科学的、有条理的信息化资料归档方法，确保电子档案归档的规范性、科学性。

①明确电子档案归档工作当中档案处、写作文档部门各自的职责范围。电子档案归档工作较为繁杂且涉及面较为广泛，以上2个部门除做好自己的职责之外还应当注重部门间的沟通协作，不定期查验是否按照规定进行归档。此做法可以最大限度地确保真实且完整地将电子档案传送至档案处并被妥善存储。

②档案处应当严格遵守归档工作规范。按照文件格式分门别类地进行保存，以此保证资料的时效性和便于查阅。

③国有企业应当着重考虑电子文档存储环境是否需要优化，年度预算中应当有专项预算用于电子文档存储环境的维护，以此确保电子档案的长期安全。

4.3 保护电子档案安全

首先，根据国有企业的自身情况将电子档案归档和信息化办公系统结合，做到对电子档案归口的管理，保证电子档案存储安全;其次，做好已归档电子档案的备份工作，可以利用物理方法或网络方法进行备份;再次，应当限制员工的访问权限，仅授予职工必要的访问权限，避免电子档案被他人恶意修改或损毁;最后，应当对档案处的物理环境加以控制，例如，将存储环境的温度和湿度控制在一定的范围之内，其目的是保护用于存储电子档案的硬件，防止因高温或者湿度过大而无法读取电子档案。

4.4 提高员工的职业素养

在国有企业的资料归档管理过程中应用了多种工作方式，尤其是科研电子档案的管理，因此，作为专门负责科研电子档案归档管理的员工必须具备较高的职业素养，只有如此才能有效地为科研工作提供基础保障。首先，应当利用一切机会，鼓励负责资料管理的员工积极参与公司组织的或社会组织的专项培训、各类信息系统讲解课程和电脑使用技巧培训;其次，通过谈话沟通等方式培养资料归档员工的资料管理意识，并使之感受到资料归档工作的重要性及意义所在;最后，适时引入专业人才，专业人才可以采用更为先进、专业的方法来进行资料归档工作及对相关工作的管理，能够优化资料归档工作。

4.5 确保电子档案内容的完整性与准确性

第一，在电子档案正式归档前应當做好全方位检查。检查的重点是内容是否完整及是否准确;当前版本是否为终版;电子档案与纸质资料或其他副本的内容是否完全相同等。就技术方面而言，应当查验存储电子档案的硬件是否可正常读出完整、正确的电子档案。

第二，收集电子档案时应当将重要资料拷贝一份作为留底。如果需要改动资料，则应当先保存原文，然后进行改动。敲定最终版本后将之前的多个版本按照一定的规则编号，并将所有的版本一起归档。

第三，灵活运用电脑的仿真实验技术、电子档案检测技术及辅助设计手段来保障电子档案的价值性。仅当完整收集有关资料后才可能实现电子档案的价值和作用。同时，对有价值的信息必须进行收集、归档。

第四，各种电子档案的内容均有所不同，需要与机关共同拟定各种命令文件，其中包括一部分有较高难度的管控、计算程序。此类命令资料大多是有关机关单位根据本单位实际需求展开编制的。然而仍有少数具有较高难度的程序需要从市场上采购，此种情况下如果档案处已经存储了命令文件则无需进行第二次归档。

第五，除电子档案需要归档外，各类设施的运行操作系统也应当归档至档案处。

4.6 确保电子档案内容可被识别

电子档案是经过电脑编码后储存在存储硬件上的。之后如果需要使用，则需要用电脑或者其他软件打开，编码成人类可读的形式。所以，对于必须使用指定软件打开的电子档案，在归档时应当一并保存对应的打开软件。必要时还应当保存可运行软件的操作系统。三者应当保存在一处，便于查阅资料的时候使用。

4.7 要求电子档案尽可能选用主流存储方式

电子档案的最终格式与内容排版、电脑的操作系统、支持的软件及其版本等有关。内容、支持软件的多样性导致了后期在打开电子档案时使用的技术或方法与前期不尽相同。为保证电子档案的可读性，在归档时应知悉其所用技术、支持的软件等。为保证电子档案的连续性，可以要求各部门采用一种主流的存储方法进行归档。

4.8 注重电子档案的日常积累

归档工作质量的高低很大程度上依赖于电子档案的日常收集积累工作，收集工作是电子档案归档工作的基础。电子档案收集工作的特性决定了其与纸质资料收集工作的不同，包括不限于：收集方法、收集范围、收集要求等特性。此外，忽略中间版本的资料、辅助文件的无条理性、归档流程不完备、存储硬件不安全等使得收集工作更为困难，因此，需要注重日常的积累，为后期的归档工作打下坚实的基础。一方面，应当注重日常收集;另一方面，应当注重及时整理，并将电子档案与纸质资料相联系。电子文件在收集后应当制作对应的纸质版本或微缩版本。收集电子档案时需要标注资料的储存格式、支持的软硬件和其他有关数据并归档至一处。当前，国有企业通常使用信息化办公系统，海量的资料存储在终端上，此现实情况为电子档案收集工作带来了一定的难度，因此，做好日常积累工作至关重要。

5 结语

伴随着政府颁布电子档案归档标准及规范文件，电子档案的归档工作逐渐走向正轨。然而根据发展的经验可知伴随着科技发展的脚步还会浮现更多的难题和相应的解决方法。我们作为电子档案归档工作的从业者和管理者应当保持不断创新、积极推进发展的心态从事此项工作，使得电子档案归档制度不断科学化、体系化。推动我国电子档案信息化的进程。在国有企业当中电子档案归档工作仍是一项任重而道远工作。所以，应当充分地意识到此项工作的重要意义，倾尽全力的优化归档工作各方面的制度。促进国有企业的科学发展。

【参考文献】

【1】甘静.新时期如何创新国企档案管理工作的若干思考[J].办公室业务，2017（23）：113.

【2】周洪艳.如何创新国企档案管理工作的若干思考[J].兰台世界，2013（S1）：60-61.

【3】丁瑶.新时期如何创新国企档案管理工作的若干思考[J].黑龙江科学，2016，7（6）：104-105.