基于在干部人事档案集中管理期间零散材料收集与检验的对策分析

莫晗飞

干部人事档案管理的整体工作质量直接关乎党政机关及国有企干部单位的选人用人工作，零散材料收集与检验是干部人事档案管理工作的首要环节。但在实际工作中，特别是以干部人事档案集中管理（以下简称集中管档）为工作模式的单位，组织人事部门或档案管理部门对档案零散材料收集及检验工作重视程度不足，加之集中管档存在对人员配备要求较高的情况，使得档案零散材料收集与检验环节面临相关问题。因此本文将针对性的分析档案零散材料在收集与检验环节的引发问题有针对性的提出对策建议，进而确保此工作环节中档案材料的真实性和完整性，为党政机关及企事业单位干部人事档案管理工作向纵深发展夯实基础。

一、存在问题及原因分析

一是档案材料信息收集与更新工作不到位。干部人事档案各类材料制式及体例并不是一成不变的，零散材料会随着档案本人所处环境及时间节点的变化而变化，特别是在集中管档期间，多个单位报送的零散材料信息各有不同，因此干部人事档案管理工作人员应做好相关材料目录的信息更新，进而确保干部人事档案各类材料的有效性以及真实性。但在实际工作中，存在干部人事档案零散材料信息收集与更新工作不到位，一方面，因干部人事档案相关材料生成时间相对较早，只保存着档案本人的基本信息，其它信息没有及时更新，从而影响干部人事档案的利用价值。另一方面，干部人事档案中干部履历、年度考核、奖惩、工资及任免等材料信息不全且更新不及时，不能为组织人事部门及纪检监察部门提供准确的档案数据信息，从而进一步降低干部人事档案管理水平。

二是移交零散材料的真实性参差不齐。干部人事檔案分为纸质档案和数字档案，因数字档案为纸质档案扫描后生成产物，所以在纸质档案零散材料的收集环节就变得尤为重要。但在实际工作环节，会反应出接收或移交的干部人事档案零散材料真实性参差不齐的情况，一方面，集中管档后需要对接多个所属下级单位，且各单位生成的早期及近期零散材料存在差异，相关工作人员要紧密结合每名干部的具体情况并针对性进行研判，因此，档案零散材料收集与检验鉴别的工作量相应的增加。另一方面，档案最核心的“三龄两历一身份”相关材料因年代久远，相关存疑信息的历史准确性查证难度较大，导致无法为本单位及所属下级单位组织人事部门提供精准的档案数据分析服务，从而影响干部选任工作质量。

三是对干部人事档案零散材料收集与检验工作重要程度缺乏认识。档案零散材料收集与检验工作较为复杂，涉及到档案的各个类别，需要档案工作人员具备过硬的专业知识储备与运用。但在干部人事档案零散材料的收集与检验的实际工作中，由于档案工作人员的专业素质较低，缺乏遵守基本的档案管理意识，相应的技术要点把握不准确，加之集中管档规模较大，从而引起档案材料检验甄别的精准度失衡以及档案材料不完整等情况，使得干部人事档案无法真实、客观的反映档案本人的基本情况，无法为本单位的选人用人等工作提供参考，降低了干部人事档案管理的整体水平。此外，由于干部人事档案管理部门多数情况下隶属于本单位组织人事部门，存在负责档案零散材料收集与检验工作人员岗位变动大、兼职多的情况，以至于没有在档案工作分配足够的精力，且需要对接多家下级所属单位组织人事部门，从而反映出干部人事档案零散材料收集与检验工作不到位的问题。

二、存在问题的相应对策

一是建立联络员机制。由集中管档部门牵头，按照《干部人事档案工作条例》有关要求，形成上下联动机制，在本单位所属下级单位组织人事部门中挑选联络员并明确工作职责。档案零散材料要确保填写规范、信息真实、审批合理并在生成后一个月内连同《零散材料报送单》转递至集中管档部门。档案一类到十类的归档零散材料原则上为原件，特别要注意的是，证书（件）等材料需在复印件空白处注明审核意见（此件与原件一致）、审核人、审核时间并加盖档案本人所在单位组织人事部门印章。干部人事档案零散材料在收集转递过程中要确保材料安全。同时，联络员应及时掌握本单位其他业务部门工作进展情况，及时了解本单位全体工作人员“三龄两历一身份”相关信息的变化情况，并及时与相关业务工作人员对接材料，补充近期生成的任免表（任免文件）、职称评审、学历学位（认证报告）及奖惩等材料，从而确保本单位干部人事档案的完整性。

二是完善档案材料收集与检验工作体系。各环节工作人员要确保零散材料收集与检验的时效性，推动本单位集中管档工作人员与下级所属单位联络员组成业务对口战线，并构成以本单位集中管档工作人员单向量多象限补充、下级所属单位联络员单点位多渠道收集的工作体系。同时，向集中管档工作人员与联络员明确档案零散材料收集范围、时间节点以及报送程序。由于各行业主管部门（或业务部门）材料体例与样式不同，为便于联络员开展工作，可根据实际情况细化零散材料收集范围。下级所属单位联络员要按照上级集中管档部门统一要求，引导本单位各相关部门形成体例或制式符合要求的零散材料，将工作模式由事后收集调整为事前介入，由此才能确保零散材料收集与检验成效。如年度考核、奖惩及工资变动审批等材料应根据本单位（本系统）实际情况，规定好时间节点，按时对零散材料进行收集。

三是切实强化零散材料收集与检验岗位工作人员的专业素质。配齐配强档案专职工作人员队伍，定期开展档案管理人员的党性教育、优良传统教育、纪律约束教育和业务政策培训，通过以干代训的方式不断提高零散材料收集与检验岗位工作人员的政策水平、专业素养和工作成效，从而进一步夯实档案零散材料收集与检验工作水平。按照国家档案局《档案专业人员继续教育规定》有关规定，考虑干部人事档案领域方向发展需要，零散材料收集与检验岗位工作人员可以通过参加培训班、研修班、教育培训相关的档案业务实践活动以及档案远程教育等学习方式为主的原则，积极落实疫情防控“避免大规模人员长时间聚集”的原则要求，依托“专业技术人员继续教育网”开展公需课继续教育及档案业务远程教育，订阅档案相关杂志报刊，为档案工作人员业务学习提供有力条件。

通过本文对相关问题提出的分析及对策，在开展干部人事档案零散材料进行收集与检验工作时加强监督环节、减少失误、确保真实有效，从而进一步稳固档案管理质量并为今后工作夯实基础。