浅析大数据时代档案信息化管理

朱小丽

摘要：伴随计算机技术的不断发展，当前智能化管理手段已经涌入社会各行各业，对于推动经济发展，提高工作效率具有重要意义。尤其是大数据理念的深度运用，给多个领域工作创新注入了崭新活力。大数据时代档案管理工作也要与时俱进，注重对创新性方法和应用，提升安全管理意识，以适应人们对档案管理信息化的新需求。

关键词：大数据;档案;信息化;管理

一直以来，人们对档案管理工作都非常重视，但是传统思维下对档案管理工作的落实多停留在了档案的梳理与存储层面，对于档案提取、筛选和档案价值挖掘方面取得的成果有限，也因此，人们对于档案管理的综合意义认知比较单薄。随着大数据理念的深度推进，信息化时代档案管理工作不仅要完成基本的信息存储任务，更要对现有的档案信息进行有效挖掘和运用，释放出新时代档案管理的崭新活力。

一、大数据时代档案信息化管理工作面临的新挑战

1.档案信息数量爆炸式增长

随着互联技术的深度发展，信息化手段已经广泛应用于人们工作、生活、学习的方方面面。与此同时，各类活动落实中产生的档案量也在飞速增长。在档案管理的过程中，需要档案管理工作者运用有效的方式做好分类和整理，同时还需要以信息化手段做好备份、存储和网络上传、共享等工作，以保证信息提取的便捷、准确与顺畅。由于档案管理数量爆炸式增长，这项工作开展的难度颇高，工作量巨大，对于档案管理工作者的信息化设备掌握能力也提出了更高的要求。

2.档案管理的安全隐患增多

大数据时代，档案信息数量爆炸式增长的同时，在安全管理方面也出现了诸多安全隐患。由于信息化手段的广泛运用，使得很多信息在多个终端都可以同步存储、互通共联，这就使得档案信息在安全管理方面面临诸多隐患。首先，信息化时代档案管理的法规还不健全，很多信息存储设置本身不够安全，极易被黑客攻击或篡改。其次，依托数字化手段来存储档案信息的过程中，会产生大量使用痕迹，档案信息在传输和保存过程中极易产生信息泄漏问题。第三，很多档案管理工作人员本身还没有形成良好的安全防范意识，这些都使得档案管理的信息安全隐患逐步增多。

3.档案管理的容错率较低

我国在档案管理的过程中经过了很长时间的探索，从传统的纸质档案到电子档案，再到现在的云存储、云共享等多元化手段并用。档案管理的手段在逐步升级，档案信息的数量在不断增加。与此同时，档案管理过程中數据处理的容错率越来越低。在档案管理过程中，一个步骤出错就会影响整个工作进程，后续核查、纠正和维护工作推进会非常困难。尤其是手机号、身份信息等私密性比较强的信息，纠正错误比较麻烦。一些用户一旦提供虚假信息，后期核查纠正工作量非常大。

二、大数据时代下档案管理工作的新机遇

大数据技术的广泛应用为档案管理工作带来巨大挑战的同时，也为档案管理工作创新改革带来了巨大的机遇。

1.大数据时代档案管理可采取的管理方法多种多样

大数据时代下档案管理工作，除了借助传统的文字、档案、图片、纸质文件来保管档案之外，还可以通过图片、声音、视频、文本，甚至是各类网络资源都可以用于档案信息的管理和保存。在档案管理过程中，人们可用的信息化手段也越来越便捷。在档案信息录入的过程中，就可以快速的对各类信息进行分类、编号、子目录拓展等多项操作，同时可以采用灵活的加密手段，赋予不同级别档案相应的查看权限。这样既方便了档案信息的共享，又在一定程度上确定了档案管理工作的准确和便捷。另外，大数据时代人民对档案管理工作的重视程度愈加提升，档案管理迎来了创新发展的新机遇。

2.大数据时代档案信息维护成本可以逐步降低

在档案管理推进的过程中，越来越多的信息化设备被投入使用，档案管理工作维护的成本越来越低。传统档案管理占据空间巨大，而且极易受到自然条件影响，如光照、温度、湿度、生物因素等，都会影响档案信息的维护。大数据时代档案信息化管理过程中，一些数据逐步形成了系统化档案，方便人们后期进行深度的调研、分析，并汇总出有价值的结论，供人们参考和调阅。这使得档案管理的价值得到了有效发挥。同时，越来越多掌握新型技术手段的高素质管理人才逐步走向档案管理岗位，这都为档案管理工作的创新发展创造了良好的外部条件。档案管理工作呈现多元性、开放性、丰富性的特点，极大的满足了不同阶层、不同部门、不同单位对档案管理工作的应用需求。

3.档案管理工作呈现出协同高效管理优势

随着信息化手段的广泛应用，档案管理工作打破了时间空间的限制。很多重要档案可以通过一线收集和后期整理协同工作的方式逐步完善，使得档案的存储越来越详实，信息呈现的视角也变得缜密而准确。尤其是云技术支持下，很多跨区域档案可以在云空间的基础上更好地扩展和共享。这极大的扭转了传统档案管理覆盖面较低，档案提取价值不高的弊端。随着大数据、云计算、云共享、云存储的投入，档案管理的效率大大提升。加之，一些编程算法的优化，妥善解决了海量档案信息定向提取的问题。档案管理工作体现出全面性与系统化管理优势，档案管理的深度得以不断拓展，呈现出协同高效管理的多元优势。

总之，在大数据时代发展背景之下，档案管理工作在管理速度、安全性和信息提取方面提出了更高的要求。但与此同时，信息化手段的应用为档案管理带来了诸多便利。在具体的档案管理工作落实过程中，需要工作人员树立良好的服务意识，在档案管理工作过程中加强信息化手段的应用，并通过协同工作的方式高效管理、系统梳理，满足人们对档案信息查阅的多元化需求。

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