档案微信公众号服务功能解析及实现探索

周玉虎

摘 要：近年来，微信已经融入人们生活的方方面面，微信公众号逐渐成为档案工作的重要平台和工具。本文浅析了当前档案微信公众号的服务功能以及存在的发展困境，并在此基础上针对性提出了实现档案微信公众号服务功能的有效策略，为进一步推动档案微信公众号服务功能向前发展提供参考。

关键词：档案工作;微信公众号;服务功能

随着社会经济不断发展，档案管理的重要性也越来越高，传统的档案管理工作存在一些局限，很难适应现在化档案管理工作，需要对档案管理工作进行创新和改革。微信是现代化信息通讯工具，经过多年发展，使用微信流通交流、获取信息已成为主流的通信方式，基于微信庞大的用户群体，越来越多政府部门、企事业单位、公司及个人利用微信公众号进行运营和宣传。基于此，解析档案微信公众号服务功能，并探索实现策略，是改革和创新档案管理工作以及提升档案管理工作水平的重要路径，是相关领域工作者的工作重点。

一、档案微信公众号服务功能解析

（一）档案咨询功能

在传统档案服务中，用户在使用档案过程中，往往会对相关档案进行咨询，解答用户咨询功能是档案服务中的一项关键功能，因此，使用微信公众号提供档案服务功能时，档案咨询功能也是必不可少的功能之一。通常，档案微信公众号会设置自动回复功能，用户关注档案微信公众号后，向公众号后台发送关键词，公众号就会自动回复用户咨询的问题，相对于传统的档案咨询功能，微信公众号的咨询功能，不仅方便快捷，还大大减少用户咨询的时间，提高了用户体验以及档案服务水平[1]。

（二）档案检索功能

档案检索功能是档案微信公众号的另一个重要功能，档案管理部门将相关的档案信息录入到微信公众号平台中，并设置好目录和关键字，用户可以根据微信公众号平台预设的目录进行检索，也可以输入关键词检索。比如，某档案微信公众号设置了“在线检索”的功能，用户只需在检索系统输入自己的身份证号、题名等等关键信息，就能在微信公众号平台检索并浏览相关档案。因此，档案微信公众号平台的检索功能，能有效节省用户的检索时间以及提升档案检索质量，使档案管理部门办事效率得到提升[2]。

（三）信息推送功能

相较于传统档案服务功能，信息推送功能是档案微信公众号特有的功能之一，信息推送是指档案管理部门利用图文、视频等形式向用户推送具有价值和意义的信息，比如档案馆运营时间、档案管理技巧等，当前各档案微信公众号已逐渐开始发挥信息推送功能。档案微信公众号可以分为订阅号和服务号两种，服务号每月可向已关注公众号的用户推送4条消息，订阅号每天可推送1条消息。档案微信公众号可以把相关的图片、视频、文字等素材编辑成一篇推文，然后使用群发功能把这篇推文信息推送给用户。在推送之前，可以选择特定接收信息的用户。信息推送功能为档案管理部门从被动提供档案服務向主动提供档案服务提供了平台，是信息技术不断发展背景下，档案管理的一大优势，可以向用户精准推送相关信息，有助于档案服务更加高效、更加精准[3]。

二、当前档案微信公众号发展困境

（一）定位不清晰，功能单一

目前，大部分档案微信公众号存在定位不清晰的问题，是以宣传为主，还是互动为主，没有明确的定位。很多档案微信公众号平台以信息推送为主，且推送内容多为自身开展的服务，往往忽视了将服务同步到微信公众号上。部分档案微信公众号有提供线上服务功能，但只有一些基础的功能，比如预约查档、办事指南，且缺乏用户体验，一些重要的服务没有融合到微信公众号里，用户无法做到掌上实现档案服务，没有深层次利用微信公众号平台。

（二）推送内容生涩，更新频率较低

部分档案微信公众号把这个平台当作宣传本单位信息的平台，往往推送一些专业性强、普通用户阅读起来存在困难的生涩文章，甚至部分公众号原创低，内容较为同质化，无法激发用户对档案的兴趣。一些公众号推送信息只有简单的文字，且排版较为简单，既不美观，又缺乏新意，不利于引起用户的共鸣。另外，存在部分公众号推送信息频率极低，内容更新不及时，公众号的活跃程度较低，影响力不足。

（三）交流互动性不强

档案微信公众号交流互动性不强是普遍遇到的困境，更多的微信公众号侧重信息推送，提供部分功能，往往忽视了与用户互动、交流，比如借阅咨询、在线讨论、在线答疑等明显不足。较多推文的评论区要么没有精选评论，要么精选了评论但缺乏互动，服务提供者和用户没有进一步沟通交流，不利用档案管理部门了解用户的真正需求，进而影响档案微信公众号服务功能的发挥[4]。

三、档案微信公众号服务功能的实现策略

（一）准确定位公众号功能

现阶段档案微信公众号在进行档案信息管理时，存在着资金短缺、技术不足、工作人员专业技能不足等问题，公众号后继的运营和管理工作也具有一定的困难。为了更好地解决这些问题，进一步优化档案微信公众号平台的功能和发挥公众号的作用，各级档案管理部门需要对关注档案管理公众号的用户以及服务群体进行精确定位，制定针对性强的服务，使服务内容更加符合、贴切用户特征和需求。比如，某市档案管理部门利用微信公众号平台为群众提供档案检索和查询等功能，根据用户们的操作习惯和使用频率，对该公众号的用户进行了分类，然后根据不同类型的用户，针对性地为用户推送相关信息。对于老年用户群体，针对其身体不便等情况，在开展针对老年人的业务之时，利用面部识别技术进行面部识别，在系统判断确实是本人的情况下，便可以为老年用户提供档案检查和查询等相关业务，在降低档案管理工作的成本的同时，也为市民业务办理档案业务提供了便利条件。

（二）推送高质量推文

传统的档案管理部门给群众一种严肃、刻板、沉闷印象，档案管理部门应尽量避免推送生涩、专业术语过多、大众难以理解的文章。文章内容要有多学科知识支撑，比如历史、地理等。推文可以结合馆藏档案多推送涉及民生、社会热点相关的文章，根据一些热点事件中的人物、事件关联、分析相关文献，然后推送能吸引用户、且有内涵、有温度的推文，满足读者对信息多元化的需求。

（三）增强线上服务功能

档案微信公众号的目的是服务群众，通过增加线上便民服务功能，提高公众号人气。一是增加在线查档功能，开通预约查询档案业务，或者在得到授权后，快速查阅对外公布的文件、资料等，既可以减少群众前往线下档案馆的次数，又能减轻线下工作人员的工作量，提高公众号热度。二是增加档案业务培训功能，在公众号平台里增加档案教育培训等专业学习资料，如某省档案管理部门开通了线上学习栏目，不仅吸引了从事档案工作的人员关注，方便用户线上学习，也让更多的人关注了这个档案微信公众号。三是开设微展厅，结合当地历史文化、发展水平、馆藏资源等，利用图片、文字、微视频等形式展示馆藏特色档案。除此之外，当地档案管理部门还可利用微信公众号平台里的评论板块，广泛收集和了解用户普遍关注的问题，并整理相关信息，以此为依据，进而改善档案管理工作方式，优化工作内容，促使档案管理工作进一步发展。

结束语：

综上所述，微信公众号平台作为信息技术不断发展的产物，对推进档案管理工作现代化有重要作用，有助于进一步提升档案管理工作水平。因此，各档案管理部门要准确定位公众号功能，优化内容，提升用户体验，真正发挥公众号服务功能，为广大用户提供更好的档案服务。

参考文献：

[1]米东荣.档案微信公众号服务功能解析及实现探索[J].办公室业务，2019（06）：181+185.

[2]周淑萍.试论档案微信公众号服务功能的解析及其实现[J].中文科技期刊数据库（全文版）图书情报，2017（11）：82-82+85.

[3]赵彦昌，张乐乐.档案微信公众号服务功能解析及其实现[J].兰台世界，2016（23）：26-29.

[4]陈海燕.高校档案微信公众号应用现状及对策分析[J].兰台世界，2018（12）：46-49.