技工院校人力资源管理中的学生档案管理

□孙 璐

技工院校人力资源管理中学生档案管理存在制度不完善、人力不足、信息化建设落后、价值挖掘不够等问题，这些影响了学生档案的利用效果。根据实际工作经验，在制定学生档案管理制度、明确具体内容和责任分工，加强学生档案管理队伍建设、提高服务专业性和创新性，推进学生档案信息化建设、提升管理水平，多途径发挥学生档案利用价值等改进方向上提出具体可行措施，以期为技工院校人力资源管理中学生档案管理提供参考。

一、引言

随着国家产业和经济的发展，各行各业对技术技能人才的需求不断扩大，关注并推进职业教育发展迫在眉睫。《国家职业教育改革实施方案》强调了职业教育与普通教育具有同等重要的地位，肯定了职业教育在为国家建设提供优质人才资源支撑方面的积极作用。技工教育作为职业教育不可或缺的组成部分，特别是在中央高度重视技能人才队伍建设的形势下，技工院校担当重任并不断发展壮大。新中国成立以来，全国技工院校累计培养数千万毕业生。学生档案作为学生在学习成长过程中个人资料等静态信息和学籍异动情况等动态信息的综合反映，是最权威的原始记录，在学生就业、教育教学改革等方面发挥积极作用。随着档案利用要求的提高，技工院校学生档案管理面临巨大考验，因此，加强技工院校学生档案管理十分必要。

二、技工院校人力资源管理中学生档案管理存在问题

（一）学生档案管理制度不够完善

一方面，技工院校学生档案内容无统一要求，许多技工院校所规定的归档内容过于简单，不能全面反映学生在校相关情况，更无法体现学生综合素质差异。另一方面，没有明确学生档案收集、整理、保管、利用等各环节的具体内容，使得管理工作无章可循，且由于没有明确的责任分工、缺少监督考核机制来强化制度执行的效力，导致各层级之间相互推诿，无法保证每个环节的规范化操作。

（二）学生档案管理人力不足

目前技工院校学生档案管理队伍多由班主任、辅导员、行政人员等非专业人员兼任，专业水平和实践能力的局限使得他们在面对不断增加的学生档案以及日益繁重的管理与利用工作时，显得力不从心。又因为对学生档案管理的重视程度不够，导致工作缺乏主动性和创新性。

（三）信息化建设落后，学生档案管理成效不佳

目前技工院校多未开展学生档案数字化工作，学生档案仍以纸质形式存在并提供利用，在保管条件不达标、查阅使用不规范等情况下，易造成老化磨损。同时，电子化、网络化建设步伐缓慢，主要依靠人工手动方式，导致学生档案收集、整理等环节工作效率低，档案利用服务方式单一。

（四）学生档案价值挖掘不够，利用效果不显著

档案利用是档案管理最主要的环节之一，是发挥档案价值的重要途径。技工院校学生档案利用意识不强，管理人员对于学生档案利用开发的主动性不够，致使利用范围较窄，局限在被动地提供给个人用于职称评定、落户等目的，未充分挖掘学生档案在建设高水平职业院校等方面的价值。

三、技工院校人力资源管理中学生档案管理的对策

（一）制定学生档案管理制度，明确具体内容和责任分工

制定学生档案管理制度是实现学生档案标准化、规范化管理的重要保障。这不仅体现了院校对学生档案的高度重视，更是院校做好学生档案管理工作，更好地服务学生、服务社会的有力宣言。

1.明确学生档案归档范围。学生档案应包括个人信息类、在校情况类、特长优势类内容。其中，个人信息类、在校情况类材料是常规记录，不能完整反映出个体综合素质差异。教育部提出要进一步完善“文化素质+职业技能”的评价方式，职业技能等级证书、体现专业知识水平的各类实践成果、技能大赛获奖材料等特长优势类内容能对综合素质评价起到补充说明的作用。因此，技工院校学生档案一定要保证特长优势类内容的收集。同时，为了更好地发挥学生档案价值，要紧紧围绕企业关注的重点来调整完善档案内容。

2.明确学生档案收集、整理、保管、利用等各环节的责任分工，进行分阶段、分责任的管理。不同层级的明确分工既有利于细化整个管理流程，又能形成相互监督机制，确保实现每一环节的规范化。技工院校学生档案管理工作应利用搭建好的学生管理信息系统，由校级学生档案管理员、系部学生档案管理员、系部辅导员、班主任四个层级协力完成。班主任具有调用不同职能部门提供的本班学生归档材料的权限，建立学生初始档案并做好日常收集。系部辅导员负责督促做好档案收集工作，并完成移交档案的审核，二次保证归档材料的真实性和规范化。系部学生档案管理员负责传达学院关于学生档案工作的各项事宜，与系部辅导员做好档案交接。校级学生档案管理员负责学生档案的统筹管理，完成毕业生档案的转递、保管，并做好毕业生查档、调档等利用工作。学生档案管理制度的制定只是开始，需要根据现实情况对如何建立完善的监督考核机制来强化制度执行的效力进行进一步探讨。

（二）加强学生档案管理队伍建设，提高服务的专业性和创新性

随着学生档案意义日益凸显，这对承担学生档案管理工作的人员提出了更高的要求，加强学生档案管理队伍建设刻不容缓。专业的学生档案管理员具有更高的政治责任感、更强的档案意识、更系统的专业知识储备，保证他们的履职能力和服务水平，实现高校学生档案的专业化管理。技工院校应多组织相应学习培训来提高学生档案管理人员的业务水平、激发他们的服务创新热情。江苏省档案局搭建的远程教育平台为档案管理人员提供了岗位培训课程和继续教育课程学习的机会，技工院校可以充分利用这一优质平台，切实丰富档案管理人员的知识储备。此外，技工院校可以借助劳动教育实践来丰富学生的职业体验并缓解档案管理的压力，学生采用自愿报名形式加入到档案管理小队，参与到学生档案管理的劳动体验中。

（三）推进学生档案信息化建设，提升管理水平

学生档案的收集、整理、保管、利用等环节虽然花费大量人力物力，管理效果却受到局限。学生档案信息化建设可以通过学生档案资源存量数字化、增量电子化、利用网络化三方面来实现学生档案管理环节的高效运转，进而提升管理水平。

1.建立专项资金来推动学生档案管理工作的开展，包括纸质档案管理和信息化建设。首先，提供符合标准的库房、设备、软件等必要的物力保障。其次，实现学生档案的安全管理，确保档案库房安全、实体安全、信息安全、设备安全。技工院校应主动发现并及时消除威胁学生档案安全的因素，发动学生档案管理员制定风险防控表，以此作为应对各种风险的行动指南，筑牢学生档案安全管理的防线。

2.存量数字化。在开展信息化建设之前，未转递的技工院校往届生档案多以纸质形式留存在学院档案库房，对已存在的纸质学生档案进行数字化处理，使其转化为数字信息，通过现代化的档案软件，可以让查档、阅档过程更为简便，也减少对原始档案的损耗。档案数字化对人力、技术设备、场地有一定要求，技工院校学生档案管理部门在不具备基本条件的情况下，学生档案数字化外包不失为一种替代性途径。

3.增量电子化。加快电子学生档案的推广，利用系统完成学生从入学到毕业的各项材料的填写，为学生档案的全过程管理提供便利。以打造“技工院校学生管理信息系统”为目标，在现有功能的基础上建立学籍管理、教务管理、毕业生管理等模块，将考评信息、奖惩信息、技能竞赛信息、资格证书信息等纳入记录范围，实现技工院校学生从注册到毕业全过程管理，提升教育治理能力和治理水平。值得注意的是，须在电子文件管理上下功夫，多途径规避电子文件管理可能带来的数据丢失、被篡改等风险，最大限度地发挥电子文件的优势。

4.利用网络化。为了提高学生档案服务效率，应不断更新服务观念、完善服务方式，包括到馆服务、信函服务、电话服务、网上服务。例如在学院微信公众号增设学生档案利用栏目，明确查档、调档的规定，并将整理好的毕业学生档案情况发布到平台上，供学生远程查询以提供更加优质便捷的服务。此外，对于校企合作单位，可以事先签订保密协议，通过加密方式提供其所需的学生档案在线阅览服务，以提高用人单位的招聘效率，促进学生就业。

（四）多途径发挥学生档案利用价值

1.丰富档案宣传形式。档案宣传是档案管理部门与档案用户之间的有效沟通方式，技工院校在学生档案宣传方面，要注重传统和现代宣传方式的有效结合。除了展板、宣传栏、宣传手册等常规宣传方式，可以在院校官网和微信公众号上增设档案专栏，介绍学生档案的内容、利用规定等，并在国际档案日、毕业生招聘会等特殊时期举办线上档案活动，通过平台举办档案知识小竞赛、校友风采展等活动，扩大档案宣传面和影响力。

2.充分发挥学生档案教育功能。在新生入学教育时开展档案知识专题讲座，提高学生档案意识，让他们了解个人档案的内容，从而促使他们规范个人言行、提高个人综合素质，进而发挥学生档案教育功能。此外，技工院校可以对“在校情况类”“特长优势类”内容进行深度开发，分在校生和毕业生两类评选出不同方面的先进典型，如“学习标兵”“技能标兵”“志愿服务标兵”等，以宣传栏、微信公众号推送等形式对事迹进行宣传，发挥其对学生的正向引导作用，为技工院校建设文明校园贡献力量。

3.助力建设高水平职业院校。对近年的招生情况、专业开设情况、就业情况等学生档案资源进行整合与开发，按照把教育与经济社会发展紧密结合起来，把人才培养与就业紧密结合起来的要求，推动技工院校的教育教学改革。一方面，在进一步做强做精优势专业基础上，紧跟当前产业发展和企业人才需求，遴选认定各专业核心课程，完善核心课程建设方案和人才培养方案，提高学生的岗位匹配度。另一方面，选定优质的定向招聘企业，通过成立其冠名的教学分院等形式，创新校企合作模式，深化产教融合，促进企业参与技工院校的招生就业、专业设置管理、培养方案制订、质量评价等全过程。