探析电子档案"单套制"开启档案管理新时代

姚思源

摘要：基于当前科学技术的不断进步，在档案事业发展进程中，传统纸质档案逐渐转型为电子档案。尤其是近年来，电子档案得到广泛的认可，并在实践中持续革新，形成“互联网+档案”时代。在电子档案的地位得到确定后，如何高效科学的管理成为重点研究的课题。鉴于此，本文提出“单套制”模式，针对管理中现存的一些风险问题，提出相应策略，旨在进一步提高电子档案管理实效，开启档案管理新时代。

关键词：电子档案;单套制;档案管理

前言

“单套制”电子档案管理模式是我国现阶段积极开展实践的一种新档案管理方法，其有利于改善以往实行“双套制”模式造成的缺陷。特别是在数字化时代下，采用“单套制”管理有助于改革传统档案信息传递和运行体制，切实提高工作效率、降低仓储成本。但在实践探索中，不可避免的出现一些问题和风险，因此在实施“单套制”电子档案管理时，需采取有效管理策略。

1 电子档案“单套制”概述

“单套制”电子档案管理模式是指不再保存纸质文件，只存储电子文件进行管理，实现随办随存档的模式，实现无纸化档案办公。在实施过程中一般需要进行归档提交、档案室接收、档案室长期保存等。并在其中串入数字签名，有效识别签名者。同时还能够验证电子文件传输过程中的安全性，避免出现随意修改等，将原始文件、签名串以及数字证书等形成一个整体，在保存到相应的服务器平台，在使用时验证签名的合法性、有效性[1]。

2 电子档案“单套制”管理存在的问题

2.1 档案数据存量较大

在纸质档案管理转向电子档案管理、双套制转向单套制管理的过程中，其存在的主要风险即是档案数据存量相对较大。目前阶段随着社会的不断高速发展，数字化、网络化、云计算以及大数据、人工智能等技术的发展，致使档案信息存量急剧增长，档案数据十分庞大。在此条件之下，致使馆藏档案数量大幅上升，在很大程度上增加了档案管理和保管的难度。

2.2 数据存储载体多样

对于电子档案与电子文件的管理，应当采用比较固定的格式进行储存，比如比较常用的格式有磁性介质、电离介质、光介质等材料，在使用过程中，这些介质无法实现长期保存，类如硬盘、磁盘、光盘以及U盘等，都存在一定有限的存储使用期，一旦超过或者接近日期均会出现老化、失效等情况。另外一方面，电子文件以及电子档案的存储格式具有多样化，对于不同后缀的电子文件，其读入存储材料的格式比较固定，读取软件也会有所不同。如果需要读入两种不同类型的电子文件，则会因格式差异而出现互不相容的情况。一旦更换格式则会导致部分信息丢失，甚至无法正常读取文件，对电子档案管理造成极大的影响。同时载体存储时限与纸张保存的年限相对较短，难以实现长时间保存[2]。

2.3 电子信息易丢失

对于电子档案来说，其最容易出现的风险问题则是文件信息容易丢失，难以进行更改。而电子文件一般是在计算机上，按照应用软件生成相应的格式，从而加快格式存储和流转，其完好程度也会受存储载体的影响。但对于存储载体在长期保管中如果出现差错，则会导致电子文件受损。比如存储载体老化会导致文件失读、信息丢失等。如果载体出现破损或者磁盘扇区出现异常，则会导致文件失读等情况。因此对于存储载体来说，不论是磁盘或者电离介质，均应当做好防磁处理。如出现失磁现象则会出现信号散离，造成信息丢失以及失读。

3 电子档案“单套制”管理策略

3.1 实施电子档案数据实时监测

为有效解决电子档案“单套制”管理存在的风险，则需要实时开展监测。重点防范电子档案出现内容丢失的情况，其原因则是传统普通备份方式无法实现对存储内容状态的监控。导致档案管理人员难以实时掌握数据存储情况、信息变化状态等。因此在计算机高速发展的时代下，应当有效利用软件系统定期开展对数据状态的检测。比如选用区块链技术建立共同维护和被篡改的数据库，改善对第三方的依赖性。并通过采用分布式节点开展不间断的、实时的电子档案存储状态监控。基于交互、验证、存储、预警和记录等手段，在电子文件被修改时发出警报信息，监测数据变化的全过程，有效防范非法侵入，尽量保持档案处于原始状态[3]。

3.2 合理进行状态跟踪及迁移

由于电子档案“单套制”管理中，其各个类型的存储载体具有使用期短、易老化失效等问题。所以可合理开展状态跟踪以及迁移等手段，以此提高电子档案管理的高效性。在实际操作中，可紧密结合档案数据存储格式、存储载体等技术，采取区块链存储技术实施管理。比如当中心存储点出现故障后，档案数据会从原来中心存储式转变为分散存储，进而实现去中心化。因此可在每个分散点均保存一份电子档案，当一个节点出现问题后，不会对其他阶段产生影响，有效获取整个电子档案信息。所以，相关管理部门及人员需要定期更新档案管理硬件和软件设施，利用先进技术以实现档案状态跟踪和迁移。如哈希运算、加盖时间戳、数据校验码等。当载体到达有效期后可及时进行迁移和转换，保证档案信息的长期性。

3.3 建立电子档案安全管理制度

由于在我国的法律体系中，纸质档案作为法律证据的地位已经被明确，具有较好的保存价值。但在“单套制”管理模式下，缺乏纸质备份保障后，电子档案一旦出现丢失、篡改、载体老化等问题时，则会出现失读、信息内容变化。由此在法律层面上来看，电子文件的可信度较低，法律效力也随之降低。基于此，為确保电子档案的法律效力，应当健全安全管理制度，尽量满足来源可靠、程序规范以及要素合规等原则，促使电子档案与纸质档案具有同等的法律效力。在具体管理中则是保证电子数据来源符合规定、对档案内容进行电子文件固化和数据监控，并加盖时间戳，做好法律保全性措施，完善安全管理体系。

结束语

综上所述，电子档案“单套制”管理模式是现代档案事业革新发展的重要体现，有利于转变档案管理的策略、模式、内容等，实现科学管理。针对当前“单套制”管理落实存在的风险问题，通过实施电子档案数据实时监测、合理进行状态跟踪及迁移、建立电子档案安全管理制度等，有助于开启档案管理新时代。

参考文献

[1]杨栋，程玉红.高校电子公务文书档案单套制管理研究[J].船舶职业教育，2019，7（06）：74-76.

[2]张晓玲.试论电子文件“单套制”趋势下应有的档案立场、视角和思维[J].办公自动化，2019，24（06）：45-47+28.

[3]詹逸珂，韩雪.电子文件管理双套制及其向单套制转变的前景[J].办公自动化，2017，22（21）：20-22.