当前高校学生档案管理工作存在的问题对策

摘要：高校学生的档案中都记录学生在校时的学习成绩、获奖证书以及最重要的学籍档案，并且在未来职业发展过程中，许多方面例如就业、国家考试以及政审时都需要用到档案材料。但是由于档案保管不当，导致在审核个人基本信息时发生了遗失状况，为后续带来一系列问题。所以文章通过简要概括加强学生档案管理的重要含义，在全面总结管理过程中遇到不足之处的基础上，根据不同方面的缺陷提供针对性改善方式，从而防止学生档案重要资料产生丢失现象。

关键词：高校学生;档案;管理工作

引言：所有高校在日常工作中，都需要妥善管理每位学生的个人档案。主要原因为学生档案承载着每个学生从小学到大学阶段的成绩、学籍以及获奖处分记录等所有基本信息。学生档案是个人未来在社会上发展的能力和信息凭证，也是用人单位参考用人的重要依据。但是目前依然存在许多方面的不足需要完善，因此最佳管理方式为借助信息化方式提高档案管理水平。

一、开展高校学生档案管理工作的主要作用

学生档案内的信息能够详细记录每个学生在学生时代发生的所有信息和各种成绩代表的凭证。档案和学籍会伴随着一生，所以高校学生的学籍会详细记录在校期间所有成绩和获奖信息，并且会添加在大学生涯中相关重要档案资料。在详细整理归纳资料的基础上，最终形成了高校学生的档案。由于学籍档案能够真实、有效反映出学生在求学生涯中的优秀事迹，同时便于高校和用人单位深入掌握每個人的详细信息，因此高校必须要将学生档案管理工作放在首要位置[1]。

二、当前在管理学生档案过程中的普遍不足之处

（一）档案管理制度落后

目前，许多高校在管理学生档案的环节缺乏严谨的管理制度，因为无人落实标准的管理制度，导致不同院系对学生档案的管理方式各不相同。缺少专业人员保管，就会很容易造成学生档案丢失的严重后果，当学生毕业时无法在短时间内完成档案迁移，并且需要补办各种繁琐手续。除此之外，档案无法统一管理的后果为校方不能在第一时间内记录学生的信息，造成档案信息缺失。并且部分高校在管理过程中未参照统一模式，导致学生在办理档案交接时需要耗费大量时间。所有问题的根源在于高校档案管理制度落后，因此高校需要完善档案管理制度。

（二）学生档案信息不全面

导致学生档案信息不全面的原因还有可能在学生自身。部分学生由于在入学之前未能意识到学籍档案的重要性，而且未妥善保管档案内部重要信息，从而在入学上交档案时部分档案内信息已经丢失。入学前档案材料涵盖高中时期的个人炒年糕机表以及学籍等重要信息，而在大学时期会添加4年学习生涯的成绩单和学士学位证书等信息。事实上，学生个人档案中涵盖了学习生涯中的所有个人成绩记录，正因为许多学生在保管档案过程中产生了疏忽，导致自身档案丢失了重要信息。在工作期间用人单位审核档案时缺少各种关键信息，最终对将来就业产生很大困扰[2]。

（三）高校缺少专业管理人员

各大高校在管理学生档案过程中可分成由不同院系保管、由学生工作处保管以及独特的档案馆统一管理三种情况。根据当前高校工作现状，多数会将档案以院系为单位保管，并且没有专门保管档案的工作人员。基于以上情况，保管档案的重任通常由辅导员承担，或者由行政人员和教学秘书等人辅助保管。事实上，高校行政工作者因为还负责学科教学工作任务，所以很少将时间和精力耗费在保管学生的档案方面。除此之外，高校学生档案数量庞大，在一定程度上为工作人员开展归纳整理工作增加了难度，导致档案整理无法提升工作效率。

三、完善学生档案管理的具体措施

（一）完善档案管理制度

由于档案管理工作是所有高校在教学管理方面的工作内容，因此校领导需要将重心放在完善档案管理制度方面，并且通过全面参考当前现状进而制定具有针对性特点的管理制度。在人员分配方面，要确保每个工作人员都能明确自身职责。为了有效高校学生档案管理工作效率，就需要借助信息技术加快档案归纳进度，同时确保信息录入准确性。与此同时，还需注意加大档案管理人员的规范程度，确保档案不会发生丢失现象，同时还需提高工作人员的综合素质，以及每隔一段时间开展专业技能培训，从而进一步落实档案管理制度。

（二）定期整理归纳学生档案信息

在保管学生档案时，一定要达到定期统计和归纳重要信息的需求，例如详细记录每位学生的学科成绩以及获奖记录等信息。此外应成立学籍档案的整理制度，同时要落实工作人员的工作内容和职责。通过构建完善的管理制度，同时依照学籍档案不同材料的重要程度进行妥善划分，然后以科学方式开展分类和编排，从而防止档案材料发生遗失现象。学籍档案记录着每位大学生的个人基本信息，会在未来就业中产生重要参考价值。所以一定要严格遵循规章制度，按时归纳整理学生个人信息，最终显著强化档案管理效率[3]。

（三）培养专业的档案管理团队

事实上，档案管理的本质也是一项工作，而提高工作效率的核心思想为培养专业人才。基于以上需求，培养专业的档案管理团队，是每个高校需要完成的基本目标，从而实现妥善保管学生档案的目标。为防止档案管理队伍经常出现人员变动情况，校方可以根据不同档案保管工作人员日常工作完成情况制定一系列激励举措。与此同时，档案管理团队在整理学生档案信息时还应加大信息系统的应用程度，从而在一定程度上保障学生档案资料的安全性和完整性。

此外，每位学生也要加强保管档案的意识，因为学生档案承载着学生在不同学习阶段经历的原始信息，并且这些信息具有独一无二的特点。一旦有关信息发生丢失现象，就会对将来例如工作转正、职称评定等一系列方面造成严重后果。因此高校也需要适当延长学生电子档案保管时间，从而应对突发状况。

结束语：

综上所述，高校学生档案管理工作是所有高校发展的基础，只有完善档案管理制度，才能提高工作人员归纳整理档案材料的效率。当今社会正处于信息化发展时代，因此在完善档案管理模式时还需借助电子系统，从而进一步优化档案管理效率和管理质量。

参考文献

[1]李婷.高校学生档案管理存在的问题及解决对策[J].2021（2016-2）：75-77.

[2]李笃.关于高校学籍档案管理工作中存在的问题分析及对策探讨[J].智库时代，2019，000（045）：P.78-79.

[3]庞蕾，耿婉茹.大数据下高校毕业生档案管理中存在的问题与对策[J].卷宗，2019，009（004）：73-74.

作者简介：陆羽红、1964年5月20日、、蒙古族、内蒙古巴彦淖尔市临河区河套学院 （邮编 015000）、籍贯：内蒙古、副研究馆员、研究方向：档案学基础理论研究及教育教学管理、学生管理、学生学籍档案管理。