浅谈档案管理存在问题和对策

唐式英

摘要：档案管理工作涉及的范围较为广泛，比如国家政治、专业研究资料等，且存在着明显的保密性。所以这就要求相关部门要深刻意识到此项工作的重要意义。但现阶段档案管理依然存在诸多问题，比如档案管理人员对档案的重视程度不够、管理方式僵化、不灵活等，从而影响到档案管理工作水平。对此，针对这些问题进行探讨，并提出科学合理地改善对策。

关键词：档案管理;问题;对策

档案管理工作本身就存在着较高的研究价值，通过深层次地开发与运用档案信息资料，方便提供有价值的信息。基于时代快速发展的趋势下，无论是针对管理理念还是管理模式来说，均让档案管理工作质量与效率迈入了新的台阶，在紧跟时代潮流的基础上，与此项工作发展需求相吻合。

一、档案管理工作中存在的问题

（一）档案管理人员没有对档案工作予以高度重视

结合相关实践调查可知，我们国家的档案管理人员，甚至是很多领导干部均对此项工作存在着一定的片面性，即把此项工作当成抄抄写写的工作，没有对其予以高度重视。不仅如此，一些工作者将此项工作当作应付检查的工作，只有不丢失，可以查档就可以了。不广泛关注档案工作的思想均充分展示了不少人对此项工作没有全面的认知，不重视此项工作已不能满足当前的管理需求。

（二）档案室的环境、硬件设施不够先进

因为相关管理者的思想与有关部门的不够关注，导致相关设备依然处于不够充足的状态，一些单位甚至不具备独一无二的管理部门，就资料室的环境有着强烈的感受，阴冷、狭窄，防范工作无法真正落实到实处，继而影响到其作用的充分发挥。所以，有关部门一定要将更多的眼光放在此项工作之上，确保其可以百分之百地发挥出最大的价值。

（三）管理方式僵化、不灵活

随着科学技术水平的提高，各种新型技术应运而生，在持续推广与应用期间，衍生出了各种各样的新事物，逐渐让此项工作的形式以及内容朝着多元化的方向发展。然而，一些单位理念还停留在以前，特别是大部分低级别档案管理部门，软硬件设备配套还处于不健全的状态，软件工具更新次数并不频繁。从档案管理部门的角度出发来讲，其因为信息化条件不好，无法顺应时代高效开展工作。再加上信息化档案管理体系不完善，配套系统操作繁琐，继而对档案管理水平产生不利影响。

二、档案管理工作的改善对策

基于电子信息化脚步持续加快的趋势下，档案管理早已慢慢将以往档案管理加以替代，可见此项工作早已是一个企业，一个单位生存运转的根本保证。针对档案管理的改善对策，具体体现在以下几个方面：一是持续提高管理人员的综合能力;二是优化档案管理制度与法规;三是完善与优化档案功能;四是主动实施电子化档案管理。

（一）持续提高管理人员的综合能力

孙中山曾说过：“国经邦，人才为急”。由此可见，一个企业的发展离不开人才的鼎力相助，所以要加大干部档案工作队伍建设的力度，并尽可能地选择那些政治立场坚定、综合能力强的人才从事此项工作。对此项工作进行分析后可知，其存在着明显的保密性，应当广泛关注对相关管理者的教育培养，时刻关注他们的生活以及工作，激发他们的工作热情。从客观上讲，相关工作人员综合能力的高低会对此项工作整体水平产生直接的影响，所以相关管理者要高度重视自身的发展，通过相关教育以及培训的形式来武装自己的头脑，对每一个流程以及基本要求有一个全面的了解，继而促进档案水平的全面提升。积极寻找新的管理模式，旨在让档案工作可以朝着科学化、标准化的方向前进。

（二）优化档案管理制度与法规

虽然我们国家的档案管理工作已经开展了很久，然而与之相匹配的法律规范还处于有待健全的状态。构建档案工作制度的时候需要遵循如下要求：首先，此项工作的规章制度一定要充分展示规范性与合理性。与此同时，还应当在全面了解自身特征的基础上构建切实可行的规章制度，结合要求构建满足自身的档案管理工作，旨在与当前档案管理的需求相吻合。其次，规章制度通俗易懂。众所周知，规章制度的出台实际上是为了规范工作人员的行为，所以制度一定要存在着较强的可行性，其构建需要广大人民群众都能懂得，将简便易行当作主要目的，旨在让其最大价值得到充分发挥。再次，档案管理工作的规范除了要限制领导之外，还要限制职工，要存在较强的双向性。从客观的角度出发来讲，此项工作需要众多部门以及员工的努力才可以完成，而领导是十分关键的一个环节，他们的一言一行均会对制度落实与否产生直接的影响，而员工在单位发展进程中扮演着重要的角色，属于制度的执行者。最后，坚持制度实施的严肃性。从档案部门的角度出发来讲，其不单单是制定档案规章制度的主管部门，还属于规章制度的实施部门。在具体实施期间，一定要做到赏罚分明，旨在展现出制度的权威性。

（三）完善与优化档案功能

从档案功能的角度出发来讲，其是随着社会的发展而完善起来的，让其记录内容更加全面细致，确保时刻的更新。基于新时代来临的趋势下，档案的功能也在悄无声息地发生改变，这就要对档案的功能做好重新定位工作，具体体现在以下几个方面：第一，保留档案中已有关键部分;第二，持续拓宽与丰富档案的内涵，便于让所存在的功能得到百分之百的发挥，从而为单位服务。

（四）主动实施电子化档案管理

信息时代下每一个行业均发生了质的改变，档案管理工作也是如此。所以这就要求相关工作者应当做到与时俱进，并灵活运用各种信息技术手段以及网络技术手段。网络技术的有效运用能够实现数据信息科学收集以及存储，从而促进信息化水平的全面提升。电子化档案管理，并不是百分之百将纸质档案完全代替，而是纸质档案与电子档案同时存在，最大限度地降低档案损坏等现象的发生，以此来促进档案管理信息化发展。

三、结束语

基于信息化持续发展的大环境下，档案管理工作一定要紧跟时代的潮流，并使用切实可行的手段从源头上转变相关工作人员对此项工作的认识，并积极寻找档案现代管理形式，从而加快社会主义和谐社会建設的进度。希望在文本的论述下，可以对相关单位有所帮助。

参考文献：

[1]浅谈事业单位档案管理工作中存在的突出问题与解决措施[J].陈娇玲.兰台内外.2019（17）

[2]浅谈事业单位档案管理工作中存在的突出问题与解决措施[J].夏巍.科技创新导报.2018（05）

[3]事业单位档案管理工作中存在的突出问题与解决措施[J].周丽娟.中外企业家.2017（17）