浅谈如何加强乡镇机关档案收集与整理工作的思考

张超

摘要：众多乡镇机关中，都会有许多的基础性工作，档案的收集与整理就是其中之一，同时也是重要的一环。就当下来看，档案收集整理工作做得好与否，已经逐步成为了对乡镇机关单位的一项考核点。因此，答案的收集与管理工作成为了乡镇机关单位的一大工作重心，影响着其他工作的进行;此项工作能够合理有序的开展，能够为其他工作的开展奠定基础，起到促进的作用。就以上原因而言，本文就乡镇机关档案的收集与整理工作展开分析，思考怎样加强档案管理工作。

关键词：乡镇机关;档案收集;档案整理;工作思考

一、目前乡镇机关档案管理存在的问题。

二、由于乡镇机关单位地处较为偏远的乡村，大多数环境简陋，人员严重不足，所以档案管理工作长期存在着很多的问题。

客观上，首先，因为人员较为紧缺，一人分管多项工作，导致无法成立专门的档案管理机构，也没有专业的管理人员，往往是由其他岗位的人员轮流收集整理。其次，由于环境简陋，档案室就相当于是杂物间，资料凌乱，摆放不规范，久而久之资料就容易遗漏或损坏。人员分工不明确也是乡镇机关档案管理的一个问题，责任落实不到位，责任不明确，导致档案收集不完整，档案整理不规范。

主观上，机关人员没有在思想意识上认识到这项工作的重要性，大多数人对于档案管理工作都具有刻板印象，觉得太过于繁杂，容易流于形式，管理工作难以落到实处。

二、加强乡镇机关档案收集与整理工作的策略。

1.加强思想意识，引起重视。

要想加强乡镇机关档案的收集与整理，首先就要从思想意识这一方面去切入。不管是乡镇机关领导班子，还是机关其他基层人员，都要深刻认识到档案收集与整理的重要性，要改变以往的态度而有所觉悟。乡镇机关可以聘请专业人员到场指导交流，开展专题知识讲座，普及常规档案管理知识。机关领导更是要做好带头作业，摆正态度，真正意识到档案收集整理工作必须要有效地开展。只有学习相关的知识，形成管理知识的内化之后，才能为档案管理工作的开展奠定扎实的基础。这样一来，乡镇机关领导才能将这项工作纳入长期的规划之中，机关其余人员才能听从指挥，投入到此项工作当中。

2.细化工作内容，明确分工。

乡镇机关领导要发挥大家的才能，制定出长期的、科学的、具有实践意义的档案管理工作规划。俗话说：术业有专攻，机关单位在能力范围之内最好是成立专门的档案收集整理部门。待到人员确立之后，就要进一步的细化档案管理工作，要做到一岗一则，将工作内容落实到具体的岗位上或者是人身上，使管理人员清楚自己的工作内容和职责，明确工作制度，这样有益于档案管理工作效率的提高。

3.灵活收集方法，多管齐下。

乡镇机关档案收集和整理工作看似较为简单，实则比较繁琐，涉及的内容也各种各样，其中不乏有许多种类型的工作内容。因为资料收集和整理工作的复杂性，所以就需要管理人员要独辟蹊径，要灵活运用多样的收集与整理的方法。例如：收集资料的形式可以多种多样，不必拘于一种，可以根据不同的情况而灵活地决定。档案的整理也可以定期进行，资料的归档也可以适时地记录下来。管理人员之间也要注意有效的配合。总之，档案收集与整体方法要在实践中不断地去摸索创新，找到合适的方式方法，这样不仅能够节约档案收集与整理的时间，同时也节省了人力;还能够提高工作效率。

4.运用现代化技术，紧跟时代发展。

随着科学技术的发展，资料的收集与保存已经逐渐脱离了只能实物保存的局限。传统的资料保存方式无非就是纸质资料归档，长此以往档案资料的数量就会非常之大，保管就成为了一个很大的问题，而且非常占空间。这时候如果运用现代化信息技术，这一难题就会迎刃而解，也能极大地提高档案收集与整理工作的效率。将档案资料做成电子档，信息保存会更加的安全和长久;同时，有些纸质资料就可以定期进行清理，腾出更多的空间。而且计算机技术的分类功能也能大大节省档案整理的时间。

5.提高管理人员业务能力，加强培训。

乡镇机关单位中，组建一支高素质的档案管理团队是非常重要的。对外，乡镇机关单位可以做好档案管理人才的引进，定期招聘具有专业知识的高素质人员进入单位，执行档案管理工作，给档案管理团队注入新的血液。对内，乡镇机关單位可以定期组织相关的培训，对档案管理团队进行科学的、有针对性的培训，使档案管理人员不断地完善和增加自身专业知识，提高个人业务能力。这对档案管理工作具有较为重要的意义。

结语：总而言之，档案的收集与整理影响着乡镇机关单位很多方面的工作，它起着牵一发而动全身的作用，是其他工作顺利开展的前提条件。因此这项工作必须要做好、做细。要明确这项工作的原则，丰富自身的经验，提高自身的专业知识，不断地学习。在实践中累积经验，在实践中获得方法，积极参加培训学习，从而更好地落实档案收集与整理工作。

参考文献：

[1]健全管理体制改进服务方式促进新农村建设中档案工作科学发展一苏州市乡镇档案工作调研报告[].档案与建设2009，（8）51-54+58.

[2]王艳，沈丽伟.做好高校后勤机关档案的收集与整理工作，为后勤的发展提供可靠依据[n高校后勤研究，2009，（5）65+70.