新冠肺炎疫情防控期间中外国家档案馆的应对举措调查及启示

李彩容 金欣怡

摘  要：本文通过网络调研的方式，对英国、加拿大、澳大利亚、美国及中国国家档案馆在疫情防控期间的应对举措进行调查，从疫情防控、读者服务、线上工作及活动开展等方面展开对比分析，提出了国家档案馆在重大突发公共事件中完善自身工作的五点启示和建议。

关键词：新冠肺炎疫情;国家档案馆;应对举措;重大突发公共事件;制度建设

Abstract： This paper investigated the countermeasures of the national Archives of the United Kingdom， Canada， Australia， the United States and China during the COVID-19 pandemic through online investigation and carried out comparative analysis mainly from the aspects of epidemic prevention and control， reader service and online work and activities. We put forward five enlightenments and suggestions for national Archives to improve their work in major public emergencies.

Keywords： COVID-19; National archives; Countermeasures; Major public emergency; System construction

2020年初，一场突如其来的新型冠状病毒肺炎疫情（以下简称“新冠肺炎疫情”）严重影响了各国人民的生活。笔者调研了美国、法国、中国、日本等10个国家档案馆的官方网站，发现部分国家疫情的应对举措较为类似，考虑到样本选取的典型性和合理性，最终选择以英国、加拿大、澳大利亚、美国及中国五国的国家档案馆为代表，进一步阐述和分析国内外国家档案馆在新冠肺炎疫情防控期间的应对举措情况。

1 国外国家档案馆疫情防控期间的应对举措

1.1 英国国家档案馆。英国国家档案馆的应对举措主要围绕服务形式、阅览室更新升级、设立专项基金三方面展开，以期能够最大限度地降低新冠肺炎疫情的不利影响，同时做好对疫情防控期间档案数据的记录、保存等相关工作。

在服务形式方面，2020年3月24日，英国国家档案馆已宣布闭馆，同时向公众公布未受影响照常使用的线上服务、暂停使用以及推迟的各项服务。其中，未受影响的服务包括网站内研究指南、博客、学习资源和在线展览等版块，在线目录和电子收藏集，在线教育课程和资源及商业图片库;暂停的服务包括读者订票服务、预订/批量订购文件、付费搜索、旅游、团体和学校参观预约、图书馆书籍预约、网上购物及拷贝文件;推迟的服务包括FOIA请求、入籍证书申请、实施文献订购试点。[1]不久后，英国国家档案馆考虑到线下阅览室服务已暂停，主动提供暂时免费的数字记录服务。同时，网站告知用户访问服务所需要求、免费下载途径、可免费下载的文件类型、单次文件下载上限、下载资料权限等内容，帮助用户充分使用该项服务，线上获取所需信息。此外，英国国家档案馆立足线上平台，开展了数字保存培训、免费讲座、视频教育资源分享、创意写作比赛等。

与此同时，英国国家档案馆以闭馆为契机，进行了阅览室的更新升级。拓展空间，增加阅览室可使用名额;开放时间由四天增至五天（周六对外开放），用户还可通过预订获得图书馆资料和查找輔助工具;同时，配备咨询台，并设有相应人员提供服务。[2]

在设立专项基金方面，英国国家档案馆设立了COVID-19档案基金项目，旨在为保护全英国易被攻击的计算机信息和原生数据记录的临时工作提供支持。[3]英国国家档案馆网站对于这一专项基金做了较为翔实全面的介绍，包括资金来源与使用、资格与申请指南等内容。其中，明确提出了拥有归档资格的记录标准，如记录形式、记录风险、记录的重要性、记录所在位置等;同时，也对基金申请人的资格标准和申请基金金额进行了规范，公开基金用途及其管理。COVID-19档案基金项目，是英国档案馆面对新冠肺炎疫情的积极应对举措。通过基金的形式，保护特殊时期的数字记录，也能够更有效地保存国家集体记忆。

1.2 加拿大国家图书馆和档案馆。在疫情防控期间，加拿大国家图书馆和档案馆的应对举措体现了较强的针对性，主要是为公众提供疫情及档案馆开放相关信息和为员工提供远程办公支持两方面。一是设立COVID-19专题，设置虚拟助手，公布本国疫情情况及防控指南。从2020年7月23日开始，加拿大国家图书馆和档案馆网站不定期更新国家档案馆及各地区档案馆开放时间、提供的服务类型等。[4]二是特别发布针对员工的健康提醒及便利服务，保证远程办公。2020年3月18日，加拿大国家图书馆和档案馆已通过网站宣布闭馆和取消公共活动。并于3月不定期更新给员工的相关通知。

1.3 澳大利亚国家档案馆。与加拿大国家图书馆和档案馆相似，澳大利亚国家档案馆也设置了COVID-19：重要信息的专题，并就公众关心的热点问题进行解答，如利用国家档案馆相关文件记录作为凭证以寻求政府帮助的方法、在线访问国家档案馆及原始记录等。

此外，网站就本国新型冠状病毒追踪应用程序——COVIDsafe收集及处理数据的方法进行解释，表明该程序收集的任何个人数据都不会存储在国家档案馆中，帮助公众更安心地使用应用程序，做好疫情追踪及回溯工作。值得注意的是，澳大利亚国家档案馆网站推送了澳大利亚历史上早期隔离相关信息，特别介绍了利顿检疫站，并展示了相关的图片档案。[5]

1.4 美国国家档案馆。美国国家档案馆在疫情防控期间的应对举措主要体现在以下两方面：

一是网站开设专门网页，介绍有关新冠病毒的情况以及暂停服务等动态。[6]二是网站特别提示“美国政府在做什么”，通过链接可跳转查询。通过此举，方便公众获取与新冠肺炎疫情有关的政府相关信息，了解更多与自身利益相关的政策、便利等内容。

2 我国国家档案馆疫情防控期间的应对举措

笔者主要以中央档案馆国家档案局（以下简称“国家档案局”）、中国第一历史档案馆（以下简称“一史馆”）、中国第二历史档案馆（以下简称“二史馆”）为例，[7]分析我国国家档案馆新冠肺炎疫情防控期间的应对举措。

2.1 中国中央档案馆国家档案局

2.1.1 发挥统一全局的领导作用，有序组织协调地方档案馆开展工作。2020年2月7日，国家档案局下发《关于做好新型冠状病毒感染肺炎疫情防控期间档案工作的通知》，对各级档案部门提出明确要求。[8]在国家档案局的领导下，各地档案部门反应迅速，积极开展一系列工作应对疫情。推出更加便捷的查档服务，实现代查或线上查档;积极梳理“非典”疫情防控期间相关档案，为政府决策提供重要参考;将档案工作纳入疫情防控的总体部署中，明确归档范围，做到应收尽收等。

2.1.2 以疫情防控为主要着眼点，兼顾脱贫事业及洪涝灾害应对。2020年也是我国脱贫攻坚之年，国家档案局定点帮扶小组始终坚持通过搭建线上线下双平台助力喜德县脱贫事业。以“中小微企业档案公共技术服务平台”扶贫商城作为营销媒介，充分发挥了档案在脱贫工作中的重要价值。此外，国家档案局办公室下发《关于做好汛期档案安全工作的紧急通知》，[9]要求各级档案部门高度重视汛期档案安全，密切关注汛情动态，完善防汛应急预案，确保安全度汛。由此可见，国家档案局在疫情防控期间任务艰巨，面对特殊自然条件下的紧急情况，多措并举，展现了档案部门的担当。

2.1.3 立足现代化技术，主动开展线上档案交流与评议工作。国家档案局经科司通过网络视频会议开展了对太平人寿保险公司、中国电信股份有限公司上海分公司数字档案室建设试点及四川九州电器集团有限责任公司电子文件归档和电子档案管理试点工作的指导和验收，使这几家企业的试点成果在疫情防控期间投入使用。

2.1.4 完善制度建设，提高档案馆在重大突发公共事件中履职的及时性和规范性。2020年12月12日，国家档案局公布《重大活动和突发事件档案管理办法》，从国家层面完善突发事件中档案工作的制度建设。通过进一步明确档案定义范围、规定档案工作原则、界定部门职责分工、创新档案工作方法、确定档案管理思路、规范档案归属流向。

2.2 中国第一历史档案馆和中国第二历史档案馆

一史馆和二史馆在新冠肺炎疫情应对举措比较类似，主要可分为闭馆及查档服务、专题推送历史上的疫情相关信息两个方面。两馆均在2020年1月24日通过其网站和公众号同步发送闭馆通知，于2月发送疫情防控期间查档服务的通知。一史馆和二史馆积极开展档案整理及编研工作，借助公众号平台推出历史上的疫病相关专题介绍。其中，一史馆微信公众号（ID：皇史宬）于2月至5月推送《清代的天花防治》《清末设立京师临时防疫局》《阿哥种“喜痘”》《清代治蝗二三事》四篇文章。二史馆微信公众号（ID：民国大校场）于2月至7月推送《为什么这种瘟疫每隔若干年就要发作？》《葱蒜也变得抢手起来》《这位一百多年前奋战鼠疫的“国士”值得永远铭记》《防疫专家真的是间谍吗？》《如果没有它，抗战前线无数负伤将士将束手待毙！》5篇文章，生动形象地展现了1942年青海大牛瘟、大疫中的热销物资、中国卫生防疫先驱、中医防疫等内容，受到读者的喜爱。

3 中外国家档案馆疫情防控期间的应对举措比较分析

我国国家档案馆应对新冠肺炎疫情的举措与国外相比既有相似又有差异，值得相互借鉴和学习。笔者考虑到档案馆与图书馆的相似属性，参考发表于《图书馆》的《疫情防控期间公共图书館的应急举措和发展启示》[10]和发表于《数字图书馆论坛》的《突发公共卫生事件中的公共图书馆应急服务研究》[11]两篇文章，以此为依据，进行应对举措比较分析。

总体上看，所有国家均采取闭馆措施，同时推出数字及在线资源开放和咨询服务项目。我国还出台了《重大活动和突发事件档案管理办法》，完善制度建设以及借助公众号平台推出历史上的疫病相关专题介绍等。

3.1 疫情防控。新冠肺炎疫情防控期间，大部分国家档案馆及时在网站、微信公众号或其他网络平台发布了闭馆通知，降低因人员聚集所带来的传染风险。在闭馆期间，档案馆阅览室、复制等现场服务均取消，以线上服务为主。

3.2 读者服务

3.2.1 防疫专题服务。加拿大和美国国家档案馆还在其网站更新地方档案馆开放情况及服务恢复情况，帮助公众及时获取信息，方便利用。加拿大、澳大利亚、美国三国国家档案馆均在其网站开设新冠肺炎疫情专题，提供数据动态监测、防疫知识普及、政府财政及经济支持、在线访问和获取档案途径等信息。不仅让用户了解到档案馆相关信息，还能获知社会疫情防控工作进展。

3.2.2 数字及在线资源开放。英国国家档案馆实施了免费访问数字记录的政策，并在其网站对下载途径、下载形式等内容进行详细说明。美国国家档案馆则以在线教育学习资源为主，并鼓励用户参与公民档案管理员项目，在很大程度上保障了疫情防控期间公民参与档案事业的权利，满足了公民多元化的档案需求。中国一史馆积极开放档案，并提供全文数据库方便用户检索。

3.2.3 咨询服务提供。疫情防控期间，大多数国家档案馆都采取了网站在线咨询的形式。其中，加拿大国家图书馆和档案馆提供了电话咨询、邮件咨询及网站咨询等多元化手段;英国国家档案馆为方便用户获取数字资源，提供即时聊天服务，公众可在周二至周六的09：00至17：00期间获取一对一的专家建议。

3.2.4 线上活动开展。线下服务转线上，是新冠肺炎疫情防控期间各行各业的主要变化。根据已获取的信息显示，英国借助线上平台开展知识培训、免费讲座、在线展览、创意写作比赛等多形式活动。中国国家档案局充分立足线上平台，开展多领域项目的评议及验收工作，保障各项工作顺利推进;以网络视频形式进行国际档案日宣传及区块链知识科普讲座，吸引众多公民线上观看，收效良好。

3.3 其他。值得注意的是，英国国家档案馆特设立专项基金，保障疫情防控期间面临危险的档案得以保存;同时，抓住时机进行线下阅览室的升级改造。加拿大国家图书馆和档案馆尤其注重员工远程办公，不定期发布健康提醒。澳大利亚国家档案馆、中国第一历史档案馆和中国第二历史档案馆积极开展档案编研与利用，展示历史上疫病时期相关档案。中国国家档案局积极完善制度建设，出台《重大活动和突发事件档案管理办法》，以期建立健全突发事件应对活动相关档案收集、整理、保护、利用工作机制。

4 对重大突发公共事件中国家档案馆工作的启示

4.1 加强数字化档案资源服务体系建设，丰富线上服务形式。一方面，国家档案馆应加强数字化档案资源的服务体系建设;另一方面，要加强馆际沟通和交流，实现数字资源共享。在重大突发事件中，国家档案馆更要把握线上服务的特点，精准识别用户多元利用需求，提供多样的线上服务。在开展信息与知识交流的同时，更应注重档案资源的宣传，策划丰富的线上活动，提高公众对档案事业的参与度。

4.2 制定完善突发事件应急预案，提高应对能力。预案对于档案管理具有无法替代的指导作用，是危机各个阶段快速实施各种措施的前提。[12]国家档案馆应充分调研本馆实际情况，如场馆面积、功能分区、馆藏资源等信息，以此为基础制定完善、合理、合规、有效的突发事件应急预案，提升档案馆应急服务水平。

4.3 发挥统筹全局的指导作用，健全政策法规。国家档案馆在明确本国档案事业发展现状、事业管理体制、突发公共事件特点等要素的前提下，应形成符合实际的工作指南，同时依据具体情况不断修正指导意见。各级档案部门通过完善顶层设计，才能精准有效地开展档案管理工作，实现特殊时期对档案的特殊管理。

4.4 强化信息技术保障，提升人才队伍建设水平。一方面，国家档案馆要加强资金投入，完善信息技术体系;另一方面，要加强人才队伍建设，提高工作人员的应急能力和风险防范能力，能够利用档案平台为用户提供准确便捷的线上服务，满足公众日益提升的信息需求。

4.5 树立档案记忆观，做好档案收集和编研利用。基于档案记忆观，[13]国家档案馆应明确自身在构建集体记忆和全民记忆中的重要职责，既要做好疫情防控档案的收集利用，也要注重其他类型档案的征集;既要做好文字材料的收集，也要注意把握实物资料的编研利用，尤其注重疫情专题档案数据库的建设，举办疫情专题档案展览，为保留全民记忆贡献力量。

参考文献：

[1]兰台小子.海外采风|疫情全球蔓延，各国档案馆如何应对？[EB/OL].（2020-03-27）[2021-04-12].https：//mp.weixin.qq.com/s/369vj24e74klOEnKcEWVWw.

[2]The National Archives.Preparing to welcome back visitors：more seats and greater access[EB/OL].（2020-11-25）[2021-04-12].https：//www.nationalArchives.gov.uk/about/news/preparing-to-welcome-back-visitors-more-seats-and-greater-access/.

[3]The National Archives.COVID-19 Archives Fund launched[EB/OL].（2020-12-04）[2021-04-12].https：//www.nationalArchives.gov.uk/about/news/covid-19-Archives-fund-launched/.

[4]Library and Archives Canada.Reopening Library and Archives Canada[EB/OL].（2021-04-21）[2021-04-22]. https：//www.bac-lac.gc.ca/eng/services-public/Pages/reopening.aspx.

[5]National Archives of Australia.Quarantined in Queensland[EB/OL].（2021-01-18）[2021-04-22].https：//www.naa.gov.au/blog/quarantined-queensland.

[6]National Archives of the United States.Coronavirus[EB/OL].[2021-04-22].https：//www.Archives.gov/coronavirus.

[7]潘玉民，李云波.我國档案事业管理体制的三次改革[J].山西档案，1996（06）：13-14.

[8]国家档案局.国家档案局关于做好新型冠状病毒感染肺炎疫情防控期间档案工作的通知[EB/OL].（2020-06-12） [2021-04-12].https：//www.saac.gov.cn/daj/tzgg/202002/fd8abfed55c54443a8a71214fbe42e5d.shtml.

[9]国家档案局.国家档案局办公室关于做好汛期档案安全工作的紧急通知[EB/OL].（2020-06-22） [2021-04-12].https：//www.saac.gov.cn/daj/tzgg/202006/1321867b071d4b65b6b5baaee6478d51.shtml.

[10]龚花萍，胡春琦.疫情防控期间公共图书馆的应急举措和发展启示[J].图书馆，2020（05）：19-24.

[11]郭亚军，张瀚文，卢星宇.突发公共卫生事件中的公共图书馆应急服务研究[J].数字图书馆论坛，2020（05）：36-42.

[12]杨思洛，郑梦雪，王启云.突发公共卫生事件中的公共图书馆危机管理[J].图书馆论坛，2020，40（11）：155-160.

[13]冯惠玲.档案记忆观、资源观与“中国记忆”数字资源建设[J].档案学通讯，2012（03）：4-8.

（作者单位：湖北大学历史文化学院 来稿日期：2021-06-19）