“智慧医院”建设思路下的档案管理探讨

王锋

[摘 要] 随着计算机网络信息技术的不断发展和进步，计算机技术、网络通信技术、大数据技术等新兴技术不断涌现，这些技术的出现和运用正在改善人们的工作、生活方式。计算机技术在工业生产中提高了工作效率并节约了生产成本;网络信息技术在日常生活中拉近了人与人之间沟通的距离;大数据技术在企业发展中改变了传统管理和交易方式，为企业带来了更大的经济效益。随着智慧医疗的不断发展，国家也提出了建设“智慧医院”，指明了医院在信息化时代中的发展方向。当前，医院一线部门等都融入了计算机科学技术。为了提升整体的服务水平，医院档案管理也同样需要加入计算机科学技术，提高医院内的档案电子信息化，提升档案管理能力。

[关键词] “智慧医院”;档案管理;信息化建设

中图分类号：G271           文献标识码：A           文章编号：1674-1722（2021）18-0073-03

近些年来，国家不断推进医疗方面的改革，“智慧医院”概念的提出，是为了将互联网技术、智能计算机技术和人工智能技术等融入医疗服务中。“智慧医院”对于医院的整体服务水平提高具有积极作用。国家也非常重视医疗行业的改革，通过政策扶持建设“智慧医院”项目，将医院内的各个部门和设施进行电子化[1]。如今，医院的计算机及网络使用频率不断提升，档案管理通过传统的纸质档案逐步转变为数据的信息电子化，一方面可以提高档案管理的质量，另一方面可以提升医院整体工作效率。计算机网络信息技术的广泛应用，使得医院需要重视档案数字的化管理，以保证医院在数字化时代下的高效顺畅发展。

一、“智慧医院”建设思路下的档案管理现状

“智慧医院”是医院的信息化建设，是基于移动终端设备的在线医院，是医院数字化的体现。“智慧医院”对于医生而言是可以随时随地获取患者的就诊信息，提高医生的工作效率，提高对患者的管理质量;对于患者而言，能够更便捷地进行挂号、支付、预约等，节省了患者时间;对于医院而言，能够为患者提供更好的服务，提高患者的就医满意度[2]。

在医院的行政管理中，各个医院都在推进管理的科学和规范化，档案的信息化是电子公文、行政文书等内容有效区别于其他电子文档，同时可以避免继续采用纸质文件进行验证的烦琐，提高电子档案作为独立的存在的行政作用和价值。传统的资料审批和单据都是通过纸质材料进行处理，耗费的时间较多，且效率较低。现代计算机技术、网络通信技术等将办公网络连接在一起，大大提升了办公效率[3]。

（一）文件采集

传统的文件采集工作是固定時间，集中批量地进行收集和整理，通过“智慧医院”的建设，可以依靠云系统进行数据的采集，并且能够做到实时采集、存储、归档。这种自动采集方式提高了数据收集的效率和实效性。

（二）文件归档

档案文件的归档工作是将数据进行摘取、输入数据库等操作，档案管理部门需要对各个归档部门的使用权限进行设置，管理员需要根据不同部门的职能作用，设置不同的归档权限，同时需要将用户的使用及需求进行分类，控制用户权限。当用户需要访问数据时，可通过身份验证完成数据的输入和访问。

（三）文件利用

档案信息的电子化目的是集中信息资源，提高使用效率和准确性。档案信息资源多种多样，其数据内容需通过技术打通，依据使用者的需求进行数据整理，最大化地为使用者所用。同时档案管理部门需要根据用户的反馈信息，提供更加高效的交互方式，以满足用户及管理者的使用需求，将档案管理信息数据与大数据、云数据等技术进行融合，通过计算机网络管理技术实现档案信息的高效利用和信息资源的最大化利用。

二、“智慧医院”建设思路下档案管理存在的问题

“智慧医院”正在不断推进发展，人们在就医时会通过移动终端与医院进行交互，交互过程中将会产生患者的个人信息数据，如病例信息、就诊记录、检查信息等内容，医生给出的指导意见、检查建议、用药方法等信息，以及医院行政工作中产生的大量档案信息。以上产生的信息和数据量，都会影响医院运行的整体效率。

随着计算机技术和信息通信技术应用于医院工作中，医院的档案管理也进入了信息化进程。在这个过程中出现了不断增长的信息数据量，主要形式为文字文档、电子表格、图像、视频等。与传统的档案资料相比，电子档案资料形式更多、数据量更大，容易产生更多的档案管理问题。

（一）档案采集中的问题

传统的档案管理采集中，需要以纸张作为载体。档案信息包含个人信息等，存放档案需要一定的空间区域，即购买存放柜、箱等进行存储，而且存储环境对于纸张的保存有一定的影响，并且要注意防虫、水、火的破坏，需要耗费大量的人力和物力。档案文件搬运过程会消耗大量人力，同时搬运过程中容易出现丢失等问题[4]。

档案的电子信息化确实提高了数据存储的准确性，节省了很多的存储空间，以及人力和物力，但由于电子档案信息包含个人信息，在采集过程中就涉及了个人信息的泄露问题，这也是医院档案信息资料不断增多而导致的重点问题。

（二）档案分类中的问题

由于整理纸质信息需要人员进行筛选、收集等。档案内容可能受到人为因素影响，会出现信息采集不全的问题。并且在分类的过程中容易发生看错分类内容，这就对后续使用带来了一定问题。

随着“智慧医院”的不断发展，医院的档案信息大多都是以数据和电子信息进行保存，相比于传统的档案管理，电子文件中同样有信息无效性的问题，很多信息都是没有意义的数据，档案信息基数不断增多，信息中的无效信息也相对增多，在检索数据信息时，就会出现检索反应较慢，甚至无法响应的问题。

（三）档案管理中的问题

信息数据时代下，我们对于档案的需求也更加不同，档案的管理是为了能够使用，通过各种计算机技术等对档案信息数据进行再次开发利用，能够给个人用户提供更有价值的信息，随着数据的不断增多，档案中的非结构化数据不断增多，也为数据资源的管理带来了问题。例如，大量数据内，如何选择出有联系的信息，如何处理非结构化信息，进而能够减低工作人员的工作量。

（四）管理人员素质问题

传统医院档案管理工作需要大量人力和物力，随着“智慧医院”的推行和建设，档案管理工作不断地电子化，通过计算机方式进行数据的收集、整理等工作内容，档案管理工作仍然需要人员进行管理，与传统维护形式不同，需要管理人员对于数据安全、环境安全等内容有一定的重视，档案信息的电子化同样会出现数据安全问题。对于档案信息中包含很多个人资料信息，管理人员的监守自盗情况也是一个重要问题，避免数据被管理人员窃取、交易等问题。

三、“智慧医院”建设思路下档案管理的措施

医院的档案已经从手工文档转变为电子文档，医院的电子办公流程已经得到了普及，但是各个科室和业务部门没有档案收集、保管、处理的统一标准，协调性还有待提高。档案管理的信息化，通过对档案的获取、协调信息、共享和整理，例如，统一的电子文件业务流程，如图1所示，与此同时需要加强各个科室及工作人员之间的交流和协作，提升医院整体效率。

（一）提高采集效率

“智慧医院”的建设目标是为了能够将医院的工作内容实现在线化处理，提高患者与医院的互动效率，进一步提高医院的服务质量。“智慧医院”背景下的档案管理是一个系统工作，需要长期的监督和管理，相比于传统档案管理方式，新的电子档案管理形式，必然需要各个部门的协调。为了能够高效的进行信息数据采集，首先，提高对档案管理工作重视程度，通过制定相关管理政策进行约束，制定相关规章制度，并且档案管理部门需要对各个部门执行情况进行监督，逐步实现制度化和标准化;其次，建立档案管理监督小组，定期对档案各部门档案采集工作进行检查和监督，发现问题及时进行改善，在必要情况下可以将档案管理与绩效评定等进行挂钩，提升档案管理工作的重视，进而提高工作效率;再次，通过不断地技术更新的方式，包括提升硬件、更新软件系统等，提高设备方面的效率提升;最后，组建档案管理系统技术组，相关专门维护硬件及软甲设备的专业人员，进行定期和系统的维护。

图1 医院电子文件业务流程图

（二）完善档案分类框架

大数据技术不断与各个行业进行融合，相关统计数据表明，在医疗行业内，尤其是在档案管理工作结合并不全面，档案管理方面数据缺失，缺少系统分析。但是数据分析和分类对于档案管理工作非常重要，“智慧医院”建立档案分析和分类机制是一种理顺管理工作的重要环节。

档案分类步骤是对信息数据的采集、归档、数据存储和分类等。医院档案分类主要有对内和对外两大类，其中对外包括人事、技术、上级、表格、行政通知、党务、共青团、工会和治安保卫消防等，对内包括，业务、内部人事、行政内部、医药、技术、培训、设备、环境保护和影像等。

通过对档案的分类不同，采取不同的管理和共享方式。例如，电子病历在“智慧医院”中起到的作用，部分医院已经开始使用电子病历，在病历的使用中，不同使用人群拥有不同权限，医院内部局域网络内进行共享，医生可以共同查看病历结果，制定治疗方案;档案管理者也可以通过VPN+防火墙的形式进行档案管理和查看;患者可以通过自己的唯一身份进行验证，查看和管理自己的档案， 从而提升档案管理工作的效率。

（三）提升档案管理水平

个人用户在通过“智慧医院”平台进行信息存储和使用过程中，需求不断提高，不仅仅要使用数据和文件内容，更想要获得数据和文件后面包含的内容，档案提供的内容应该提供更多相关信息内容，展示更多的有关档案中内容的扩展信息，在大量数据中找到有用的信息提供给个人用户，如果采用传统的档案管理和提取工作，明显不能满足人们的需求。

档案信息的管理工作中重要的一环就是安全问题，一方面是数据的物理安全，另一方面是数据的内容逻辑安全。档案信息的安全，必须严格把控风险来源。首先，在大数据技术环境中，需要保证档案信息的可识别和处理性;其次，需要将医院的旧档案管理系统迁移到新的医院管理系统中，控制好档案信息过渡过程中的准确性等;最后，需要通过不同的权限等级和加密方式进行管理，例如，档案信息中的所有数据都是存储在数据库中，用户需要使用数据库中的数据，应用程式与数据库进行连接，需要进行身份的认证，每个用户都有不同的账户和密码，只有通过自己特定的账户和密码才能通过安全认证，访问数据库内容，没有通过安全认证的用户，无法访问数据库内容，以保证数据安全。个人信息数据都存在于數据档案中，数据档案的存储安全非常重要，如果数据内容等被其他人窃取，就会危及个人或公共利益，通过数字签名、档案信息加密等方式，保证信息的传输、使用过程中的安全。所以，在进行档案数据管理的收集和整理的同时，更加需要注重档案管理的安全问题，需要为档案管理设定安全路径，以免数据被盗取利用。

（四）组建专业的人才管理队伍

随着“智慧医院”的档案管理的数字化，档案资源与医院的医疗、科研等业务内容联系紧密。档案管理也作为医院中一项重要工作内容，医院的档案管理人员是档案管理工作的主体，全面执行档案管理工作，管理人员起着监督、决策等重要作用。因此，首先需要管理人员认识到档案管理工作的重要性，认识到档案内容对于社会和经济能够带来的巨大利益，提升管理人员的基础技术能力、专业能力，提高管理人员素质，主动参与档案管理工作，提升管理人员的责任心。

加强对档案管理人员的培训，随着档案管理的电子化，需要具有计算机方面技术和档案管理能力，工作方式的转变，同时传统档案管理人员的整体专业能力不足的情况，就需要对于档案管理人员进行培训和提升。因此，培训档案管理人员时，一方面培养他们专业素养和档案管理知识，另一方面需要培训他们的计算机技术，提高多方面能力和素养，才能加快档案管理电子化的脚步。

四、结语

随着社会的不断放发展进步，“智慧医院”的建设不断推进，全国医院都需要进行改革进步，与此同时传统的档案管理方法不能再满足“智慧医院”的运营，档案管理的电子化势在必行，本文主要通过对当前“智慧医院”中档案管理发展情况，并以当前存在的问题为切入点，提出了解决问题的具体内容，希望可以为“智慧医院”建设下的档案管理工作提供部分参考内容，为“智慧医院”建设贡献力量。

参考文献：

[1]殷小龙.基于“智慧医院”的电子文件管理模式探析[J].办公室业务，2020（23）：120-121.

[2]欧阳文兵.档案信息化建设对医院智慧管理的作用与价值[J].中小企业管理与科技（中旬刊），2020（07）：14-15.

[3]黄增东.档案信息化建设在医院档案管理中的应用[J].办公室业务，2019（09）：60-61.

[4]马忱，苏杨.大数据时代智慧医疗管理背景下医院档案管理的意义探讨[J].医学信息，2018，31（A02）：12-13.