做好贫困学生资助档案的归档管理工作对策探析

摘要：随着社会经济不断发展，很多贫困家庭或特殊家庭的子女，在社会的支持与关怀下进入校园中，但是由于经济与生活的压力导致学生在学习中无法专心学习，结合以上情况高校应响应国家的号召，开展精准扶贫工作，但是由于扶贫工作事项复杂，且需要长期的坚持同时还要为其建立完善规范的资助档案，以此才能确保贫困学生资助工作的有序开展，本文专门针对如何做好贫困学生资助档案的归档管理工作对策进行探析，以供各界同仁参考。

关键词：贫困生;资助档案;归档管理;工作对策

在特殊学校中有很多学生的家庭经济状况十分拮据，面临这样家庭情况，学校结合国家的经济扶持政策开展了大学生贫困资助工作，但是由于学生贫困资助工作中涉及的档案管理工作具有一定的难度，导致当下特殊学校的贫困学生档案资助管理工作受到了一定的阻碍，基于此应提升档案资助管理工作的效率与质量，促进贫困生资助工作的顺利进行，以此保证学生能够在轻松的环境中学习与生活。

一、特殊学校学生资助档案管理存在的问题

首先，现在的贫困生档案资助管理无章可循，我国并未对学生资助档案管理颁布相关的法律规范，所以导致特殊学校在收集与整理贫困学生档案管理资料时没有标准与章法可以参照，造成档案管理凌乱不具系统化。其次，在当前的特殊学校中贫困生资助档案管理方式分散，在特殊学校中贫困生的管理工作分别由不同的区资助管理中心落实与开展，所以其中的资助档案保管在不同的单位，致使同一区域的贫困生档案管理过于分散，不利于统一管理。最后，在特殊学校环境中贫困生的资助档案整理方式不规范，由于贫困学生资助工作是政府扶持的工作，所以工作流程相对严格，在贫困生资助档案资料中既要体现政府对学生的经济扶持，同时要明确的体现资助的流程与资助结果，因此对贫困生资助档案管理就有完整、清晰、明确及规范等相应的要求，同时要保证档案管理的安全性。

二、如何加强贫困学生资助档案归档管理工作

（一）加强制度管理

要想保证贫困生档案资助管理工作的有序开展，首先应建立严格的一体化贫困生资助档案管理制度，通过整合贫困生资助档案管理资料，将所有的资料由各个区域整理到区资助管理中心，其中所有的贫困生资助档案都交由资助中心统一收集、整理、归档。其次，完善贫困生资助管理档案的相关法律规章制度，促进学校在进行档案管理整理过程中能够有章可循、有法可依。并对管理部门与管理人员明确管理细则，由此设置专人进行管理与监督。最后，对于各项政府扶持的助学金及学费减免的材料都要由校领导签字，保证管理资料的完整性，同时在面对各项电子资助资料时应将其还原成纸质资料最后进行归档，在加印学校公章后保存管理。

（二）核实贫困学生资助档案材料的真实性

在对贫困学生资助档案材料进行核实过程中，需要得到民政部门的积极配合，以此对贫困生的家庭经济状况进行核查，以此保证贫困学生材料内容的真实性，实地走访与电话核实完成资料核查，如果在核查中发现学生贫困材料有不实的情况应对其予以驳回处理。如果让这些不真实的材料进入到资助档案中，会影响资助金的公平性与公正性，导致很多真正贫困的学生无法享受到国家的扶持，同时会为自主工作的开展造成不良影响。

（三）及时整理与分析贫困生资助档案信息资料

在特殊学校中对贫困生资助材料进行档案管理时，应及时将学生的资助档案信息进行分类，比如在进行贫困家庭学生档案管理中，就包含了学生家庭信息的证明资料，因此在管理工作中认真对这些材料进行分类管理。

（四）制定归档范围，明确归档时间

在特殊学校中进行贫困生资助材料管理时，应制定学生资助档案归档范围，同时明确归档时间。在学校中资助档案的归档范围应包含行政归档与资助业务归档等。其中的行政包括上级资助机构成立的文件资料，在学校中开展资助工作需要按照上级资助机构的文件材料、重要问题批示、学校资助管理制度及工作计划与总结等进行。而资助业务材料则包含学生的申请文件、证明资料、学生学费减免救助单及专项资金拨付文件等材料，这些都是归档工作的一部分。学校与资助管理中心在每年的年末会对贫困生资助档案进行整理、收集，用于长期备份方便核查。所以要严格做好贫困生资助材料的收集、整理与保管，做到材料完整、真实且规范。

（五）规范整理方式，加强资助工作的针对性

在特殊学校中每年都有大量的贫困生需要学校进行资助，其中的资助标准都是一致的。所以为了便于资助档案管理工作有效开展，应将每年的学生资助档案按照不同的班组进档案装订成册，同时将档案按照时间、类别及流程等进行装订最后进行打包存档，保证材料的完整性，同时便于查询。

（六）规范档案盒的标准，优化保管条件

在进行档案管理中应购买盖有档案局监制章的正规档案盒，又或者购置经过档案部门授权后进行定制的专业档案盒，为档案管理配备充足的档案管理场地与设施，以此优化档案管理办公环境，加大档案资料保管的力度，以此延长档案保管资料的使用周期。

（七）运用现代化管理方式进行档案管理

在信息化发展中，信息技术逐步应用于各个行业领域，因此学校中的档案管理工作也应根据时代的发展，运用信息技术进行办公。所以应在档案管理中构建电子归档工作设施，在学校中构建电子档案系統，同时创建资助档案专用软件，结合学校的情况还可运用档案数字化扫描技术，提升资助档案管理的科技化办公水平。

（八）应遵循保管性原则，提升管理人员素质

在学校中进行档案资助管理工作的同时，工作人员应加强对理论知识的学习，深度研究档案管理业务;学校应对档案保管人员进行定期业务培训，提升档案管理人员的专业水平，通过不断的学习与进步，进而更好的完成档案管理工作。以此保证贫困生资助档案管理的规范性，为开展贫困资助工作提供保障，帮助管理者快速的掌握学生的家庭状况，以此更具针对性的完成贫困生资助工作，促进有限的资助金能够帮助到真正需要帮助的学生。

结束语：

在社会发展中各项关于民生的政策不断出台，体现了国家对民生的关心，其中贫困生资助工作的开展也恰巧证实了这一情况，学校应严格响应国家的政策，做好贫困生资助档案管理工作，将政策通过规范的管理方式落实于真正有需求的学生手中，以此促进我国的稳定发展。

参考文献：

[1]孟书远.健全高校资助档案管理 落实精准资助政策[J].知识经济，2018（09）：130-131.

[2]杨敏.怎样做好贫困学生资助档案的归档管理[J].山东档案，2016（06）：45-46.

作者简介：孙兴泉（1969.12.12-），男，汉，山东省莱州市，助理档案馆员，大本函授，研究方向：档案管理方向。