档案信息化提高档案管理能力

王晶

摘要：随着各行各业中推广信息化技术，档案管理领域推进信息化发展已成为必然。有鉴于此，文中选择档案信息化为着手点，分析如何推进档案信息化建设以提高档案管理能力，切实发挥档案管理工作的作用，推进档案管理事业的稳步发展。

关键词：档案信息化;档案管理;管理策略

档案管理信息化，简单理解就是将传统档案管理与现代信息技术结合起来，提高档案管理工作的实效性。随着对档案管理信息化研究的深入化，其价值逐渐凸显出来，可以说推进档案管理信息化发展已成为我国档案管理工作发展的必然，有必要做好研究分析工作。

1、档案馆档案信息化管理现状

现代档案馆业务众多，档案管理作为其中一项，创造的经济价值并不能直接显现出来，因此大部分档案馆的管理人员为保证经济收益对档案管理工作的重视程度严重不足，导致信息化档案建设工作存在一定的问题。就长远来看，这非常不利于档案馆服务质量的提升，甚至会在日常工作中出现更多的问题，影响档案信息化管理水平的提升。

在信息技术的推动下，越来越多的档案馆开始尝试采用信息化的档案管理模式，各种类型、不同时段的病例也开始转入计算机的存储系统中。这种传统纸质文档朝着信息化转变的方式有利于进一步完善档案馆的档案信息，对于提升日常工作的查阅效率也具有重要意义。尽管如此，但信息网络环境并不是绝对的安全，依然存在不法分子攻击的风险，档案馆就风险防范工作方面的制度还不够健全。对就档案馆档案管理人员而言，也存在一定的局限性，尤其是能够熟练掌握信息化档案管理的专业人才非常缺乏，难以满足实际信息化档案建设、管理与发展的需要。

2、档案馆档案信息化管理的原则

2.1 差异化与统一化兼顾原则

优化档案馆档案管理工作，要兼顾管理制度的差异化和统一化。具体来说，在制定基层档案馆档案管理制度时，一方面要考虑国家和上级部门的档案管理法律法规及相关制度，作为核心的依据，这是档案管理制度的统一化要求;

另一方面则需要考虑本单位的实际情况，将行业特点、单位特点与既有法规相结合，制定出适用单位内部运行的档案管理制度，这是档案管理制度的差异化要求。

2.2 制度与执行并重原则

档案管理工作使档案馆内部的各个部门都密切关联，对非专业人士来说具有一定的行业障碍，因此在制定中要考虑执行阶段的可行性。在执行过程中，专业管理人员要及时与各部门的档案专管员进行沟通，履行对档案收集、管理和维护的基本职责，并加强人员培训，不断改善和优化管理制度。

2.3 权责统一的基本原则

档案管理人员对工作的认知、重视程度以及工作的积极性将直接影响档案管理的最终质量。要加强对档案管理人员的管理，做到权责明确、统一，使其充分意识到自身工作的职责和所享受的权益，并在具体工作中予以保障，以此来激发他们的工作热情和积极性，从而保障档案管理工作的效率和质量。

3、档案信息化提高档案管理能力的具体措施

3.1加快信息化档案管理平台的建设

目前，档案馆信息化档案管理平台的建设开始受到人们的关注，对此，需要格外重视信息化档案管理平台在设计上存在的问题，就档案馆档案管理个性化、功能设计方面，需要以实际情况为基础，积极满足管理工作的实际需要。另一方面，在加快档案信息化建设的过程中，需要关注系统的兼容问题，确保资源共享的效率。

档案馆信息化档案系统应该具备高速扫描仪集中扫描、双服务器和光盘数据备份等功能，确保各种档案资料可以及时、准确、真实地被归档，从而不断提升档案馆档案管理的安全性。另一方面，还应该在系统中设立相应的查询系统，充分利用网络技术和信息检索的功能，实现档案的信息化管理。就档案馆信息化档案系统和模式而言，需要及时做好定期的检查与优化工作，从而不断提升档案馆档案管理系统的安全性和便捷性。

3.2档案馆需要高度重视档案信息化管理的重要意义

档案馆本身对档案信息化建设与管理的重视程度会影响其工作的推进。档案馆的管理人员应该充分认识互联网发展的趋势，从多个方面提升对技术应用的重视程度，积极转变传统的思想观念，从而为信息化档案管理的应用打下基础。不管是在日常的档案管理中，还是科研活动中，档案馆的管理人员和医护人员应该提升自身对现代信息技术的应用水平，合理使用信息化管理平台做好各类病例信息资料的存储工作，从而最大化展现信息化档案管理的價值。

同时，需要进一步加强对兼职档案工作人员的管理，通过具体工作任务的分派和明确，在完善档案汇报的基础上，针对档案管理工作中发现的问题以及管理缺陷进行及时收集和整合，积极完善，体面提升档案馆档案管理水平。另外，加强资金建设投入，在日常工作中推为型自动化办公理念，全面加强系统软硬件设施建设，提升档案管理信息化水平。

3.3建立优秀的档案馆档案信息化管理队伍

信息化的档案馆档案管理工作在推进过程中，需要以充足的人才为基础，对此档案馆需要重视对人才的培养。人才队伍不仅仅要掌握计算机的操作，还应该具备丰富的档案资源管理经验，具有一定的综合素质和综合能力。但就当前档案馆档案管理的工作人员而言，综合水平严重不足，并不能满足现代管理的需要。因此需要全力做好以下几个方面的工作：

第一，提升人才的投入，重视高素质人才的引进，确保总体的队伍水平。第二，档案馆应该重视档案管理工作人员的业务培训，及时更新工作人员的计算机技能以及档案管理的专业知识，从而使从业人员不断提升工作水平。第三，还应该通过完善制度，形成相应的奖惩办法，调动员工的工作积极性，提升员工的责任意识，全面提升信息化档案管理水平。

结语

综上所述，在档案馆的日常管理工作中，档案管理是一项基本工作。在现代技术快速发展的今天，档案馆应该看到信息化方案管理的发展趋势，积极转变传统的管理思想，重视对新的信息技术的应用，不断增强自身的档案管理意识，重视对优秀的档案人才的培养，建立健全档案管理制度，从而不断提升方案信息化管理水平。

参考文献

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