电子档案在人事档案管理中的应用

夏丹

摘要：人事档案是对于在管理过程中所发生的各种资料和信息，提升了人事档案经营和管理工作的质量，能够促进了经营和管理工作效率的有效改善。本文主要对结合电子档案管理在人事档案管理中的应用进行了分析。

关键词：电子;档案管理

在对各种工作开展中，人事档案资料具备很高的存储价值，为对人员的调动和专门技术人员的选拔工作提供了可靠依据。能够大幅度地提升信息资源的综合利用效率，为其发展和生存提供可靠的保障。在对人事档案管理的工作中运用电子化管理模式，能够有效地改善和提高档案管理的工作效率。

一、企业人事档案的电子管理现存问题

1.基础配套设施建设不全面

不同国家和地区的工作单位和部门对于办理人事档案电子化的要求也是不同的，因此工作人员在进行电子化管理办公人事档案的过程中，就需要自己研制出有关人事档案电子化的管理软件，这些电子化管理软件一旦开发了出来大多都是独立使用，很多这类软件无法互通和使用，影响到了信息的互通性和资源共享性。人事档案电子化管理工作中需要使用的是电脑、复印机、扫描仪、打印机等，若电子设备的准备齐全，会给人事档案电子管理工作的开展带来负面影响。

2.管理方式落后

在开展人事档案的电子管理模式，需要提前制定出基础工作的标准和工作规范。目前大部分都只看到了自身的利益和工作需求，制定出来的管理标准和规范不够统一，档案信息没有统一共享。人事档案管理中，对于电子信息技术的应用不够重视，还在使用传统的档案管理模式，只是使用电子档案进行简单的基本信息记录，缺少了具体的操作和管理系统，影響了人事档案管理工作效率的提升。

3.档案资源利用效率低

人事档案管理工作的宗旨就是对档案信息进行充分利用起来，能够为各个人事部门提供全面、正确和真实的人事信息，方便为各个人事部门做出更加科学合理的决策。目前对人事档案的管理工作把主要的工作都放在档案的保管上，忽略了对档案资源的利用，开发意识淡薄。人事档案的信息可以提供公众查阅者主要是由于其所有人员的基本履历、岗位职称及薪酬，工作一旦开展就比较被动，能够充分利用的范围很小，人事档案的功能没有得到充分地发挥。

4.管理工作人员素质水平不足

开展电子档案管理工作，需要对于工作人员的工作能力和工作专业性提出更高的要求，要求工作人员能够了解档案管理工作知识，掌握计算机技术、网络技术和电子化技术，还能够学会操作各种先进的机械设备。目前高素质档案管理人才还比较缺乏，尤其是懂技术和懂管理的人员数量不足，难以满足工作的开展需求。

二、企业人事档案电子管理措施

1.转变企业管理思路

要自上而下地从思想上重视对档案管理电子工作，强化对人事档案管理电子化建设的监督。首先要做到的是人事档案需要认真、详细、及时地准确记录一下所有员工及其个人的基础资料、工作经验、社会活动表达情况等，把所有员工及其个人综合素质和业务技巧充分地反映在案件上，便于从考核和选择自己所需要的专门技术人才。要进一步提升各级工作人员对于档案管理电子工作重视的程度，在开展人事档案电子管理的工作中有效地运用信息技术，帮助提高档案管理的工作效率和服务质量，把档案资料的利用价值发挥出来。

2.完善人事档案管理制度

在人事档案的电子管理过程中，工作中会涉及很多的工作内容，工作事项比较烦杂，因此为了能够提升电子工作开展的实效性，需要建立起完善的规章制度，并把人事档案管理制度落到实处。明确出电子建设工作要求，能够确保各个工作环节的管理工作能够有法可依。促进人事档案电子化、信息化管理工作的顺利开展。

3.提高职工队伍的综合素质

在主管部门要针对各类档案管理人员进行了更多的培训和技术教育，为我们在人事档案管理中提供了一个更多的学习和交流机会，提升了人事档案管理中工作的专业性，增加了管理者对于信息技术知识的积累和储备，优化了信息框架，掌握了更多的信息技术，满足了在人事档案管理中的需要。人事档案管理各个岗位的工作人员一定应该高度重视这些与培训和学习有机结合的工作开展，在日常工作中也一定要加强自我学习，学习新的管理方法和新的管理技巧，提升个人管理业务的能力，才会更好地胜任档案管理的本职工作。

4.改变工作模式

在实际的人事档案管理工作中，对于容易受到损坏、容量比较大、使用频率比较高的重要档案信息需要进行妥善保管，积极转变传统工作模式，使用电子管理方式，结合扫描仪、移动硬盘的使用，便于人事档案信息的保存和提取。由于档案信息的内容跟职工自身的利益息息相关，具有很强的法律性，能够在工作人员职称评聘、干部考核和人事纠纷中具备法律证据价值，因此需要进行妥善保管。电子档案管理工作模式实现了一体化的管理过程，从信息的收集、存储和利用等，能够为人事管理工作提供更加全面和快捷的服务方式，在这个过程中人事档案信息高度共享是必不可少的。传统档案管理工作受到了时效性、使用范围和地域等因素的制约，但是电子档案的应用则摆脱了这些束缚，电子档案信息的传播范围更广泛，时效性非常强，通过电子档案管理工作的开展，提升电子档案管理安全管理工作的质量，减少不安全问题的出现，信息化档案管理能够有效地提升管理工作水平。

三、结语

综上所述，需要加强对于电子档案管理工作的高度重视，逐步加大对资金投入的力度，在各级内部建立健全完善的电子人事档案和信息化管理体制，为其开展电子人事档案管理工作创造有利条件，推动各级管理化的应用可持续性发展。

参考文献

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