浅析文书档案管理与信息化建设

李佳

摘要：文书档案管理是档案管理中的重要部分，各机关事业单位文书档案管理记载了各项管理活动的信息，有文字信息、图片信息等。随着信息化技术的快速发展与广泛应用，文书档案管理引入信息化技术，使得文书档案整理更加方便快捷，文书档案信息化管理，能够有效提高档案管理效率，本文对大数据环境下文书档案管理信息化应用进行了探讨，为文书档案信息化管理提供参考。

关键词：文书档案;管理创新;信息化建设

一、做好文书档案管理的重要性

文书档案主要是在企事业单位运营过程中形成的会议记录、工作计划、工作报告等，对企事业单位的可持续发展有重要的参考价值，是反映企事业单位发展的真实材料，可以为单位的决策提供数据支持。文书档案管理主要是对企事业单位形成的文书档案进行收集、整理和储存。是企事业单位极其重要的工作内容，对于不断提升机关、企事业单位在市场经济中的竞争力具有明显的重要性。

二、傳统文书档案管理工作存在的不足

传统文书档案管理，在管理方法上相对落后，主要是以纸质形式对各类文书档案进行收集整理，并将其存分类存放于档案室内。企业文书档案管理包含很多具有参考价值的文件，具有一定的复杂性，档案管理在收集归档中，涉及到相关科室人员较多，收集的文件不够集中，增加了管理人员的操作难度。目前采用纸质档案保存形式主要由于其不易被修改。以往的档案工作受到思想的束缚，导致企业使用文书档案管理措施落后，档案的收集，归档工作以人工形式进行。文书档案使用时效不高，管理手续复杂，文书档案纸质保形式容易受损。传统的管理模式文书档案存储量巨大，增加了人工管理成本，由于没有构建文书当综合管理信息系统，导致信息查询困难。落后的管理方式直接降低对文书档案的利用。目前传统的文书档案管理理念依然存在，导致档案管理人员忽视了档案的体现价值。很多导致信息受阻的问题，如查询浪费时间，登记程序复杂等。异地调取文书档案资料不方便，很难实现空间转移文书档案。

三、文书档案信息化建设的重要性

随着互联网上各类数据量的急剧增长，大数据技术得到发展推广，大数据环境带来的信息风暴变革人们的生活习惯，同时文书档案的数据量也急剧快速增长。传统意义上的文书档案以纸质载体为主，档案管理人员劳动强度大，工作任务繁重，档案收集整理需占用大量的存储库房。大数据环境下数字化档案可节省大量人力物力空间，同时数据更精确，查询更方便。

首先，文书档案信息化管理有利于提高单位的文书档案管理水平。其次，文书档案信息化管理有利于实现档案数字化管理，现代信息技术拥有强大的数据计算、数字资源存储，文书档案通过数字化技术处理，变得更加规范高效，为信息化建设提供了基础。再次，文书档案信息化管理有利于文书档案管理工作适应时代发展需求。现代化计算机技术，信息技术等科技水平迅速进步，只有实现文书档案信息化管理，才能为生产管理工作的健康发展，提供档案资源保障，适应时代的发展与科技进步的需要。最后，文书档案信息化管理有利于单位文书档案的利用共享。用户可通过网络系统进行有效的利用，使文书档案在各种网络范围与地域范围内实现资源共享。

四、大数据下文书档案信息化建设

文书档案建设主要任务是具备快速的数据处理能力，最终实现为用户服务的目的。拥有各类具有价值的文书档案，是文书档案信息化建设的重要目标，信息化文书档案增加了数字化文书档案，如单位产品的宣传课件、音频视频、产品数据库等。对文书档案加工处理内容，包括检索的全面性与可选择性，确定文书档案的类型，时限等。文书档案分类归档，包括单位内部、对外联系，文书档案资料可分为会议、历史等档案。文书档案数据库，包括各种文件、劳资的文书档案数据库。文书档案网络链接，包括区域范围的网络链接，如城域网、互联网、专用网的网络链接等[2]。档案资源的最终目的是为用户提供利用，文书档案在单位的生产、管理方面具有重要的参考价值，是为用户提供各种档案资源服务的基础。可利用信息化档案为用户开展多种服务，如可利用电子邮件、网络短信等现代化信息技术手段，为用户提供文书档案查询服务。利用网络硬盘等现代化技术手段，为用户开展文书档案远程传送服务。利用地域范围的网络，文书档案资源，为用户开展某种产品的档案信息追踪服务。大数据下企业文书档案信息化管理工作难度更大，对从业人员提出了更高的要求。企业电子文件归档处于比较淡漠的状态，日常管理工作中电子文件管理会为档案管理工作带来很多问题，要求当纳管理人员具备一定的素质。实现传统纸质档案向电子档案转变，要不断创新探索，加快掌握运用电子档案的方法，努力改变传统档案管理模式，适应大数据时代信息化管理的需求。档案管理人员要主动了解企业对档案的需求，多样化的档案管理内容，要求档案管理人员必须主动了解档案使用者的需求，更好的满足对档案不同使用者的要求。

五、结语

大数据时代要求文书档案管理必须加强数字化管理，文书档案信息化管理有利于提升档案管理工作效率，为单位生产经营管理决策提供科学的参考信息。必须大力推进单位的文书档案管理信息化建设，提供有力的技术设备支撑，促进单位生产管理体系的高效运作。

参考文献

[1]董雪艳.大数据环境下医院文书档案的信息化管理与应用[J].现代国企研究，2018（06）：72.

[2]林建文.大数据环境下医院文书档案的信息化管理与应用[J].黑龙江科学，2017，8（16）：126-127