信息化档案管理的安全与保密研究

2021-09-30董敏

科技视界 2021年25期

关键词：保密性保密工作档案管理

董敏

（潍坊职业学院，山东潍坊261041）

0 引言

近些年来信息化技术的应用逐渐提升了社会运转的效率，但也带来了较大的信息安全风险，这种威胁也体现在学校的信息化档案管理当中，基于此，有必要对其展开更加深层次的探索。

1 研究背景

一方面，现如今我国社会发展速度逐渐加快，各行各业以及各个领域都呈现出飞速发展的特点，学校作为教育领域至关重要的组成部分，其在规模上也开始呈现出不断扩大的趋势，在这一时代背景下，各种信息数据也正在不断增加的过程中，为了能够更好地同时代发展的学校高质量运行要求相适应，开始积极引入信息化档案管理的手段，旨在提升各方面档案管理工作开展的效率和质量，某地区学校开通教职工账号1 530个，家长账号19 852个，学生账号17 095个，教育局处理公文28 622个，办公审批652次。但在信息化以及网络化的环境中，各种信息由于监管力度不足，所以极易出现泄露和丢失等问题，这便在极大程度上对信息化档案管理工作质量的提升造成了负面影响，带来了严重的安全性和保密性的问题。

另一方面，尽管现代化信息技术的应用将会为档案管理安全保密工作的开展带来风险，但与此同时，若想真正实现对于档案管理安全保密工作的高质量落实，势必要加强对于各种信息技术、网络技术以及计算机技术的应用，在实际开展工作的过程中，应当立足于各种类型的档案资源，充分考虑档案管理工作开展的实际要求，优化进行档案的搜集整理以及开发利用的工作。从当前时代发展的实际情况来看，未来档案管理工作的信息化程度将会不断加深，这不仅能够切实保障档案管理工作的质量以及效率，还能够实现档案管理的规范化发展，节省各方面成本的不必要投入，对于国家整体档案管理工作质量的提升有着重要意义。由于学校中所涉及的档案相对来说较为复杂，所以一旦出现信息泄露，便会在极大程度上增加社会的动荡水平，所以安全保密工作始终是档案管理工作中的重要内容，但在信息爆炸的时代背景下网络信息安全问题层出不穷，所以学校负责档案管理工作的相关工作人员应当加强对于安全保密工作的重视，在有效规避信息化环境对于信息造成的威胁的同时，灵活运用各种现代化信息技术，提升信息化档案管理安全保密工作的水平。

2 提升学校信息化档案管理的安全与保密工作成效的措施

2.1 管理方面

为了有效提升学校信息化档案管理的实效性，最大限度降低其安全风险，应当强化开展对其的安全管理工作，采取各种措施保障各类档案信息的保密性、完整性以及真实性。

2.1.1 档案资源整合处理

对于档案信息化来说，其最为关键的内容便在于档案资源的转化和相应的资源整合处理工作。对于该阶段来说，为了能够实现其安全风险的有效减少，应当加强对于人才方面的重视程度，在现有的基础上对相关制度进行健全与完善，高效落实对于档案信息管理全流程的监控和保密管理措施，在当前各种数据信息高度发展的时代背景下，为了能够在海量的数据中精确地提炼出更加有价值的数据，并对需要保存的档案及其保存周期进行精确判断，档案工作者既要能够高效落实对于档案的管理，与此同时还要了解更多档案管理以外的内容，其应当积极开展对于档案新旧法律法规的学习，并且还要对于技术、信息以及数据相关的法律法规进行更加详细的了解。

2.1.2 提高档案管理人员素质

学校应当强化开展对于档案管理人员的培训工作，在切实保障档案管理工作人员良好的专业技能的同时，还要重点关注其岗位责任感。与此同时，学校还应当进行建立健全相关制度，以对档案信息化管理各项工作的开展起到良好的约束性和规范性作用。

以某学校为例，其在进行电子档案系统建立的时候，便首先对其流程、策略以及处置条件等内容进行了明确，确保其拥有保管期限到期鉴定等相关功能。此外，其还应当拥有良好的开放、价值以及密级等鉴定处理功能，并妥善地将处置责任人、记录鉴定、过程信息以及意见时间等相关信息有效保存下来。

2.2 技术方面

2.2.1 基础设施建设

除了管理方面以外，学校还应当从技术层面着手对档案的安全风险进行防范，为安全性以及保密性工作的高质量开展提供坚实的技术加持，对于该阶段来说，当前其所存在的风险的重点主要体现在数据安全、主机性能物理环境以及网络环境等方面上，技术层面的风险在总的风险中有着70%左右的占比。在物理环境方面，学校应当在现有的基础上加大对于基础设施建设的力度，以有效实现对于风险的规避。基础建设主要涉及对于档案馆的设计和选址，等等，学校在实践过程中应当对各种环境因素进行综合考虑，有效降低档案出现损失和损坏现象的可能性。主机房供电系统需要能够达到不间断供电的效果，并在主机房中进行安全防范系统以及门禁系统的增设，与此同时还要联合消防系统以及温湿度监控系统共同形成完善的安全保障体系，尽量减少电子档案丢失、失真以及泄露问题的产生。

2.2.2 数据安全与备份

在数据安全和备份恢复方面，学校应当结合实际情况采用变换戒指和异地备份机制，这样一来便能够有效减少风险出现的可能性，对于部分重要的档案数据来说，不仅仅要保障其基础软件配备备份恢复系统，还应当留足数据载体以及备份两部分内容。数据载体主要是在多样化材料变换介质实现保存，例如，将原本的电子文件以胶片和纸质的形式呈现出来，这种方式的应用能够实现对于长期风险的有效应对，若是出现载体损坏以及故障的现象便能够及时进行数据恢复。

除此以外，学校在进行档案信息化管理的过程中，可以适当采用当前较为先进的区块链技术，从技术层面保障各种档案信息数据的安全性和保密性，对于网络环境来说，其网络平台的布局应当具有强烈的安全可靠性、可扩展性以及合理性，学校对于档案各项业务的局域网进行布设，在布设的过程中应注重三网隔离，与此同时还应当强化对于安全审计、入侵检测以及防火墙等网络安全设施的配备，高质量落实对于新型网络安全技术的高水平应用。

2.3 制度方面

学校不仅应当从管理和技术层面着手提升信息化档案管理的安全性和保密性，还需要立足于制度层面，充分考虑其实际情况，尽可能减少档案信息所面临的保密性、可读性以及可用性风险。在当前信息化高度发展的时代背景下，档案管理工作的开展对于档案信息的实用性有了更高的要求。而档案利用以及发挥出其价值的基础便在于保障其信息安全，所以应当协调好档案存储和应用之间的关系，对于档案信息管理工作来说，需要强化监督职能，以实现管理工作的高效落实。此举能够实现对于档案利用和档案安全的有效平衡，在保障其最基本的安全性的同时满足其实用性的要求。基于此，学校应当确保档案信息化管理过程中各种制度的落实情况，充分发挥出其应用的规范性和约束性作用，为档案信息化安全管理实效性的提升创造良好的条件。以某学校为例，其在进行档案接收、利用以及销毁等工作的时候便坚决按照相应的交接制度，切实保障其交接手续的落实情况，这便在极大程度上降低了档案所面临的风险隐患。