从归档过程谈高校基层学籍档案管理工作

刘玉红

摘要：学籍档案是毕业生在高校期间取得一定学识水平的客观记载，真实地体现了学生在校阶段学习及综合素质能力方面的发展状况。高校学籍档案关系到毕业生的切身利益，也是高校档案资源的重要组成部分。本文重点以高校基层学籍档案的归档过程为着眼点，分析目前高校学籍档案管理工作所面临的主要问题，并提出了有关建议。

关键词：学籍档案归档过程问题建议

一、高校归档学籍档案管理的内容

高校学生学籍档案主要包括了学生录取入校的时间方式、在校期间的思想表现以及各科考试成绩和科研成果。[1]学籍档案的其他门类，如新生入学登记表、报到存根、毕业生登记表等，由在校期间的所属院系负责整理存放、定期丰富档案内容，毕业时由院系负责发派到相应的人才市场档案管理部门，毕业生的录取花名册、学籍表和成绩表毕业合影照片这几部分学籍档案，则由学校招生处、各院系汇总，按照整理要求，统一立卷归档移交至档案馆永久保存，作为日后查证毕业生学历真伪的重要依据性材料。

二、学籍档案的重要性

高校学籍档案与学生个人未来发展关系密切，毕业生考研考博、军队提干、出国留学、迁移户口、补充档案材料、补办学历证明书、单位学历审查、干部提拔等工作生活的方方面面，都需要高校毕业生在校学籍档案的协同查证。如，在今年洛阳市全面开展的各县区教育人员的学历认证工作，学校档案馆为广大毕业生出具了大量真实、依据性的档案材料，为学历认证工作的有序开展提供了有效保障。

三、学籍档案的整理及归档要求

做好原始材料的收集、整理及立卷归档工作，是确保学籍存档原始材料完整、齐全的前提。以我校档案馆学籍档案归档工作为例，以下是我校近年毕业生学籍档案整理归档流程及要求。

（一）归档范围

应届本科生、专科生（包括成人教育）毕业学籍表及成绩表。

（二）组卷、排序

学籍表、成绩表均以班级为基本单位，一个班级统称一卷。每一卷中材料均依照学生学号升序先后排列，每位学生的学籍表在上，成绩表在下。

（三）质量检查

核对班级毕业生人数，检验学生学籍表上毕业证号、学位证号等基础信息是否填写，存档材料是否齐全完整，以及审批手续是否完备（在学籍表上加盖学院行政公章，成绩表上除加盖学院行政公章外，还需加盖学校教务处学生成绩专用章）。

（四）编写页号

凡是有文字的页面，都要编写页号。页号编制在右下角，用铅笔整齐书写，每卷（包括由于班级人数多的原因一个班拆分成两卷的）从第一个学生学籍表所在页开始编写一个流水号（1，2，3……）。

（五）编制封面、卷内目录

1.编制封面

以“××学院××专业××届本（专）科生（成人教育生）××班（号）学籍、成绩表”的格式为题名。

2.编制卷内目录

序号是卷内所有学生档案材料排列的顺序号。从“1”开始，一位学生对应1个序号。页次是每位学生学籍表对应的页号，末尾一位学生需填写对应学籍表成绩表首尾二个页号，二个页号间用“-”分隔，例如89-90。备注是对如学生退学、应征入伍、无毕业证书、无学位证书等特殊情况的说明，中途退学的学生也需将其学籍表和在校期间的成绩单添加在相应班级里。

3.填写备考表

如有休学、复学的特殊情况，备考表需在注明该学生的姓名、学号，以及对该情况的解释说明，无特殊情况的可以不填写。但每个班级均要在卷末附带一张备考表，放置班级最后一页，辅导员和兼职档案员需分别在备考表整理人和检查人栏签名。

4.组卷

每班级为一整体，依照封面、卷内目录、学籍表成绩表、备考表的顺序有序排放，每卷不需要装订，以活页形式用夹子固定即可。

5.移交手续

（1）由兼职档案员检验材料齐全、准确后，按照本科、专升本、专科的班级排列顺序填写移交清单，一式二份，由学院档案负责人签字，加盖学院行政公章后，与归档材料一同移交至档案馆，经档案馆查验符合归档要求后，交接双方在移交清单表上签字盖章，并各留存1份备查。

（2）电子版卷内目录以“××届××学院学籍档案卷内目錄”为题，电子版移交清单以“××届××学院学籍移交清单”为题，U盘复制移交档案馆。

四、学籍档案归档过程存在的问题

高校学籍档案跨部门较多、形式多样，在实际收集、整理、移交、存档过程中往往容易出现问题，重视问题所在，对于抓好并持续提高高校学籍档案的质量十分必要。

（一）师生档案意识薄弱

因为档案发挥作用的“滞后性”，导致了高校教师和学生对于学籍档案管理意识不强，认为学校档案管理工作无足轻重，因而工作缺乏积极性，消极应付，出现诸多问题。比如，相关毕业生辅导员没有在学生入学时及时填写学籍表相关信息内容，而是等到毕业前再填写，而学生学习过程中会经历转专业、分方向、更换辅导员等情况，导致个别学籍异动尤其是中途退学的学生学籍表被遗漏。许多院系兼职档案员对于学籍档案的归档仅仅理解为是一个简单的收集过程，不仔细阅读整理要求，不能规范整理毕业生学籍档案。学籍表学生照片个别没有贴上，毕业证号、学位证号没有填写，导致这些未来学历勘验非常重要的信息出现缺漏，甚至出现学院行政公章未加盖、卷内页码与目录不一致这种小问题，都在背后反映出相关教师对学籍档案的轻视。

另外，由于学生本人档案意识本来就很薄弱，认识不到学籍档案的重要性和严肃性，所以填写学籍表也非常随便，往往字迹潦草、模糊难辨，不配合学校教师提供有关档案信息，平时对自己的学籍档案不闻不问，等到面临难题时才想起档案的益处。档案馆工作人员经常接到学生问询自己一二十年前毕业的档案在何处的电话，这给学生工作以后的档案审查造成了很多困难，也对高校学籍档案管理造成一定的不良影响。

（二）档案管理人员设置不严谨

高校学籍档案的收集整理过程跨部门较多，需要教学及部门管理人员共同参与。学校档案馆在和各院系沟通后，各院系都设置有档案负责人和兼职档案员，不过，在基层整理工作过程中，兼职档案员通常都是由院系里的行政职务人员来兼任。因为兼职档案员本职工作就已经比较忙碌了，也没有相关学科的知识水平和理论素养，对毕业生信息情况知晓甚少，交由辅导员统筹整理，则辅导员流动性较大，管理职责范围不清，易导致部门内对已发生的问题相互拈轻怕重、彼此扯皮，常常无法根据学校档案管理工作要求及时有效完成学籍档案管理的归档工作，客观上导致了学生学籍档案管理工作的不规范。

（三）缺乏制度约束

高校领导层面对档案管理不够重视，使得高校学籍档案管理缺少能够对档案管理相关工作人员制约的一系列严格、规范的规章制度，档案管理人员欠缺工作积极性，归档过程拖慢，问题不断。档案馆工作人员需要多次提醒兼职档案员归档学籍档案问题所在，反复修改，甚至出现学籍档案丢失，不得不紧急联系毕业生重新补充的问题，严重影响了学籍档案的存档进程和学籍档案的质量。

（四）归档范围不能满足需要

顺应时代发展的需求，用人单位侧重考量学生的综合素质能力水平，这些能反映其能力水平的档案信息基本都应留存在毕业生个人档案里，档案馆并未归档保管。一旦出现毕业生由于对本人档案关注不够丢失个人档案的情况，用人单位要求毕业生补办相关档案材料，高校档案馆就远远不能满足其实际需求，因为档案馆留存保管的仅有毕业生录取审批表、学籍表和成绩表，这些内容平淡、形式雷同的档案材料过于简单，无法体现学生综合素质，为毕业生未来工作生活带来一定的困扰，也对高校学籍档案管理造成诸多不良影响。

（五）档案管理方式偏传统

许多高校的档案管理工作未能做到全面信息化，传统的档案归档查询方式在基层管理工作中使用居多，档案管理人员习惯于旧的整理方式，不愿大胆突破，在档案的收集整理过程中，侧重于纸质化的整理及查询工作，工作效率降低，处理程序烦琐。而信息化管理工作也仅仅局限于在对基本信息内容的存储备份上，并不能切实发挥学校学籍档案工作的科学管理功能，尚未形成比较现代化的电子档案管理信息模式，严重降低了学生学籍档案的准确性和时效性，影响了学籍档案的利用效果。

五、有关学籍档案管理工作的建议

（一）宣传为先，提升档案意识

档案意识是指人们对档案的基本性质、价值的理解以及对档案工作的基本性质、关键地位和意义的认识。[2]档案管理部门要着力提升高校教师的档案意识，积极做好学籍档案管理的宣传工作，利用每年的“国际档案日”，主动进行宣传推广，使高校档案工作者逐步意识到学籍档案的重要性，带着高度的社会责任感按时、正确、完整地收集、整理。在新生入学和毕业前夕，利用橱窗宣传、专题讲座、发行宣传手册等多种渠道，来宣讲和推广档案知识，使学生更加熟悉档案的归档内容，认识档案的依据性、凭证性和不可替代性，进而意识到自己的学籍档案关乎自己从上学到就业的全部过程，本着对自身负责的态度，为个人的档案提交更真实、完整的档案材料，从而全面使学校学籍档案管理工作从被动管理变为师生主动配合。

（二）强化制度管理，增强激励效果

科学、合理、健全的高校学籍档案管理机制，能够为学生学籍档案工作的顺利有序开展提供重要保障，因此高校档案管理行政部门应当从学校实际状况出发，依照《中华人民共和国档案法》《高校档案管理办法》，对学生学籍档案的收集整理、立卷归档、移交保管以及管理利用等所有流程都制订出一整套管理规定，以做到有据可依、有章可循。[3]高校领导管理层要对学生学籍档案进行重点监督和指导，把学籍档案归档工作纳入部门目标考核之中，与部门、院系绩效考核机制挂钩，设立专项资金，奖励学籍档案归档工作先进人员，对在工作中漫不经心造成档案损毁遗失的人员进行相应的教导和制度处罚，把档案管理人员的积极性充分激发出来。

（三）完善档案管理网络，强化队伍建设

高校应形成以校领导为档案主管责任人，党政办公室主任为档案负责人，专职档案工作人员为档案管理督导，各部门、各学院班子领导为学籍档案立卷责任人的档案管理网络，认真执行有关学籍档案管理规定。高校的档案管理部门也要利用专职档案管理人才，对兼职档案人员进行档案业务知识的培训，让其逐步掌握档案法律规范，了解必需的档案知识，形成严肃认真的工作作风，充分认识到自己面对的不仅仅是档案，更是每一名毕业生的未来前途。此外，鉴于学生对本班同学学习生活动态关注较多，建议学籍异动档案由一位学生档案管理员负责[4]，定时对本班学生学籍异动信息及时进行更新，有效避免退学学生学籍档案遗漏的情况。

（四）推进信息化系统建设，提高规范化水平

根据有关调查数据反映，学籍档案信息是使用频率最高的高校档案内容，使用利用率高达88%以上，我校档案馆每天受理的有关学籍档案查阅利用事项，占日常工作比重80%以上。随着高校发展进程的逐步推进，高校在校学生总量将逐步增加，这就使得传统性质的学生学籍档案管理模式已经不再适合学籍信息数据增长的形势。学籍档案管理的信息化建设是提升档案管理工作效率、促使管理环节优化的一种重要手段。[5]为此，高校档案工作领导人员必须积极与专业科研公司合作，引进一套适合本校实际需求的先进的学籍档案管理系统软件，实现学生学籍档案线上收集、录入、查询、反馈等功能，并由专业技术人员负责定期进行系统后期维护和升級，保障系统运行状态。档案管理部门可以通过项目投标，把历届毕业生的学籍档案信息外包给服务公司进行数字化扫描，将条目信息录入其相对应的档案管理系统里，档案管理人员对兼职档案人员进行档案管理系统的操作培训，通过微信群推送著录流程操作视频，使其掌握应届毕业生档案线上录入系统工作。如此，简化归档流程，既缩减了兼职档案人员工作内容，又大大提升了档案管理部门毕业生学籍档案归档效率，同时也给查阅利用人员带来了便利的信息查阅服务，实现电子档案的高效管理。

（五）扩大归档范围，满足利用需要

学生学籍档案在用人单位招聘人才以及今后组织提拔、干部任用方面起着重要作用，用人单位越来越侧重考查学生综合素质能力水平。因而，高校档案管理部门可以适当扩大归档范围，增加能体现和涵盖大学生在校期间综合素质能力部分的档案，比如道德修养、技术特长、科研创造、专业论著等档案信息，在毕业生档案缺失的情况下，能够最大限度地满足反映学生素质能力的需求。

综上所述，学籍档案对学生个人生活和高校发展都有着重要的利用价值。高校要重视对学生学籍档案的管理，科学规范档案管理体制，提高学生的学籍档案管理的意识。各职能部门也要切实负起责任，严格遵守学校学籍档案管理工作规章制度，认真做好档案管理信息传递过程中的各项衔接工作，真正发挥档案管理服务学生、服务社会的功能。

参考文献：

[1]张璇.加强国际交流与合作促进高职教育国际化——高等职业院校“双高”建设过程中国际交流与合作的实践探索[J].中外企业家，2020（16）：182-183.

[2]尹美京.档案意识与档案工作的关系之我见[J].档案学通讯，2008（3）：83-85.

[3]安华.浅谈高校学籍档案管理模式[J].黑龙江史，2014（15）：133.

[4]完善高校学籍档案管理方式的相关探索[J].传媒论坛，2021（11）：140-141.

[5]逢丽东.东北抗联数字文献档案集中管理模式[J].边疆经济与文化，2019（5）：117-118.