基于会计控制与审计监督的医院采购流程控制优化研究

刘欣杰（大庆市第二医院 黑龙江大庆 163461）

一、引言

医院药材药品、医疗器械器材和用具用品等（以下统称“药材器具”）的价格和质量，关乎医患人员的切身利益和生命安全，对医患关系和谐稳定与社会安定有重要的影响。然而，从近年来医疗行业采购暴露出的舞弊案来看，公立医院药材器具“采购”已成为行业违法违规的重灾区。这表明，加强行业管理、规范药材器具采购业务流程势在必行，以期规范行业管理行为、提升医院管理水平。

要从根本上消除医院采购业务弊端，需要从会计与审计共同的监督控制入手，双管齐下，以审计监督促进采购流程控制完善健全、用会计控制推进采购处理程序落实执行。通过会计专业控制和审计独立监督，有效牵制相关职能科室与供应商的业务沟通关系，从源头和交易链上阻隔或掐断利益链条，有效遏制购销双方串通勾结的行为。会审监督侧重点不同，环节也各有差异。但是双方监控的目标趋同，目的也一样，都是针对药材器具采购控制和监督，旨在防范和揭露采购舞弊行为。

二、医院采购流程会审监督的方式及要点

（一）医院采购流程会计控制方式及要点。

1.医院采购流程的会计控制方式。会计控制方式体现为“重在参与”，即通过会计人员的介入，约束采购主办和招投标主管的舞弊行为，抵制采购中可能出现的串通行为。但是，会计并不能随意插手和擅自干扰采购业务，以免造成横向职能科室之间的业务纠纷和矛盾。所以，会计对采购业务的控制，需在医院管理层授权后才能实施。具体说，医院管理层需认清会计监督的实质效能，明确按照政府采购和招投标法规定，遵循内部控制基本规范的要求，发布医院采购业务需强化财务监控的书面文件，确保会计监督有据可依，让相关职能科室信服和遵从。比如，采购办按照药械科传递的采购计划询价，需制订询价情况报告书提交会计科评审；会计科应针对供应商报价水平与提供发票类型、货款结算方式等信息，进行综合测评，得出投标入围供应商的优选建议或意见，供采购办和药械科等进一步甄别选定，做出最终的采购决策。这样，既充分发挥了会计控制的监督作用，又让相关职能科室的采购决策更加科学，各自的职、责、权都非常明晰清楚。

2.医院采购流程的会计控制要点。会计控制范围主要在医院采购业务层面，集中在价格确立与资金结付两环节。实践中，会计监控医院采购业务要从两方面入手：一是介入采购招标小组，把控价格关。会计要被明确列为招标组成员，全程参与药材器具业务谈判，重点做好价格参谋和监督。会计控制职能的发挥主要体现在现场发挥的内部职务牵制和监控效应上。二是资金结算环节的认真审核。当采购完成，会计需将采购合同、验收入库单和发票进行认真核对，确认无误后方可办理货款结算。对未获取合法有效票证和票证不齐全的采购业务，会计拒绝支付资金；若核对发现实际采购价格即发票填开价格高于合同价格、验收药材器具数量和规格等与合同不符而采购科室又没有提前向财务报备的采购业务，会计应要求相关科室出具由主管院长签字的纸质“背书”。否则，会计要拒绝办理货款结算。

（二）医院采购流程的审计监督方式及要点。相对会计控制而言，审计监督范围更广，方式也更多。一是审什么的问题。主要包括采购内部控制测试、采购流程监督等。虽然对采购流程业务监督与会计同时参与、同步进行，但内容和目的并不交叉重复。会计重点为谈判做好参谋支持并发挥内部牵制作用，审计则主要监督招投标程序合规性、开标时间、地点、投标商等是否异常。审计日常监督的重点，应集中在医院采购内控建设和实施状况，即专门检查医院采购业务控制措施是否健全和适用，程序是否严密，落实是否全面到位和有效。实际审计中，着重把控申请采购药材器具与采购计划的相符性，询价依据合规合理性，招标方式、手续和开标时间、地点等合法有效性，招投标谈判公平性、公正性，合同书立规范性，以及货款结算方式、期限的财务可控性等。同时，要着重检查采购过程中内部牵制措施是否应设尽设，尤其检查主管院长介入的采购项目责任，作为审计突击的要点。二是怎么审的问题。一方面，要加强对采购业务控制进行“实质性测试”，找出医院采购控制制度缺陷和漏洞条款；采用调查表法和面询法等，测试医院内控制度是否有效实施，突出对病人反映较为强烈的药材器具价格和质量问题追查；采用金额单位抽样法，对主管院长、分管院领导审批并经办和非专业职能科室负责人经办的采购业务中所发生的异常供应商账户的异常结算方式、异常金额，通过合同、发票、入库单和付款凭证比对。必要时，可调取询价和开标谈判等过程的录音和影像资料，以查证是否存在串通舞弊获取回扣佣金的事实。另一方面，要加强对医院采购业务控制进行“符合性测试”，审核医院所订立的采购规章是否全部得到落实执行，评估其实际执行结果与控制措施要求的符合度。

三、基于会审监督的医院采购流程优化

（一）传统的医院采购流程及现实做法。传统的医院采购流程一般是：医院设立药械科或采购办，全面负责医院各诊疗检化等所需药材器具的采购申请受理、采购计划乃至《招标审批表》填制申报、药商询价与洽谈、合同订立与履行，由院长批准后执行合同，物流开始配送安排、到货验收和供应办理等。这种流程的明显缺点是：采购具体业务“知情人”是采购负责人和主管院长，极易形成购销利益裙带关系和留下“暗箱操作”空间。随着国家医改、药改的不断深入和2014年行政事业单位内控规范的实施，医院采购流程控制日益加强。凡使用科室申请采购的药材器具，属“目录内”商品须通过省卫生医疗系统集中采购，其余则采取公开招标采购供货。这样就建立起多部门相互配合又彼此制约的采购制度，使采购经办与审批、计划验收与询价采购分离开来，药械科从计划和验收两端，控制着采购办的询价、招标、采购合同等活动，将有审批权的主管院长同采购负责人及其活动隔离开来。这无疑是巨大的进步，但也存在控制职能没有发挥的缺陷。

（二）基于会审监督的医院采购流程优化。

1.重新梳理采购流程控制体系。可以通过制作包含调查采购相关措施规定内容、要求调查对象回答问题（分设有或无、是或否、不适用或不了解等三项）等相应栏目的问卷调查表，发放给各职能科室，要求在限定时间内对表中相应栏目打“√”；按照职能科室负责人和普通医护人员等，分类登记有效答案，并汇总调查结果；逐项分析药材器具采购制度答案，梳理各类问题的意见和看法，得出完善的采购流程控制建议。例如，很多大中型公立医院可以设立由书记或纪委书记牵头、主管院长协助、相关科室专家或学科带头人等组成的医院“药事管理与药物治疗学委员会”（以下简称“药委会”），专司药材器具采购审批和药材器具质量、购销价格和使用状况定期会审，以此取代主管院长“一支笔”审批制度；还应设立以主管院长（法人代表）为主任、纪检监察室主任和审计科长为副主任、采购办和药械科负责人以及会计共同组成的医院药材器具“招标采购管理委员会”，共同商议和决策药材器具采购项目及招投标事宜，取代以往主管院长操控、采购办全权负责的药材器具采购招投标业务的做法。

2.医院采购业务处理标准化程序控制模式。医院应以党委（公立医院）或董事局（私立医院）决议授权审计与会计相关职能科室携手共同会审原有内部控制，确认其缺陷和漏洞，重新构建完善的医院采购流程内部控制机制。要求各职能科室，借鉴采购管理较先进的医院采购流程控制经验，结合《企业内部控制——采购控制指引》的相关规定，遵循“使用科室提采购申请→药械科库管填制招标审批表→主管院长审批、药事管理与药物治疗学委员会和招标采购管理委员会审核通过→采购办询价、招投标和采购→药械仓库验收→财会核对勘验无误后付款结算”的技术路径，制订实施一套丰富会计控制并与医院采购控制需求高度适应的采购业务处理标准化程序，如图1所示。围绕会审监督构建实施的医院采购流程控制有两大亮点：（1）以完善的会计控制机制为标志，健全了医院采购控制体系。体现在《验收入库单》为一式五份，新增两份分别回传给供应商和申请使用科室各一份；采购询价应向会计科提交《询价报告单》，征询会计意见后确定遴选药商意向，并发布招标公告信息；购销合同签订一式五份，对新中标供应商实施采购需提交司法公正一份，购销双方会计各备案一份，以做财务核对之用，从而发挥会计的采购控制效能。（2）布设有效的“关键控制点”，增强会计核查控制效应。关键控制点，即稍加疏忽或不严格控制就容易出现利用药材器具采购徇私舞弊的关键环节和部位。标准化流程控制模式分别选设医院采购计划报批后的“药委会”审核是否行权履责、询价报告单有无传递会计审核、招标开标是否存在异常、合同签订有无会审监控和付款结算是否认真核对等四处为关键控制点，要求将“专门委员会”的会审功能和作用充分有效发挥，从源头上遏制超标、超价、超常采购；将采购渠道牢牢锁定在省药械采购平台和招投标模式上，除放射性药品外严禁任何职能科室自制、自进、自售药材器具；招投标小组须配备审计员、纪检监察员和会计，其共同“合议价”作为合同订立价格；在货款结算环节，会计在核对无误后再付款。这既反映了审计监督要求，又体现出会计控制职权和责任。

图1 医院采购业务处理标准化程序控制模式

四、结论

药材器具采购弊端是医院自身管理难以根治的“顽疾”，要发挥审计全程独立监督力量，高度重视会计的财务审核检查等控制功能，正确运用会审联袂的采购牵制效能，方能确保降低采购流程实效，避免借采购之机徇私舞弊行为发生的概率，防范出现“阴阳合同”等弊端的发生。同时，会计要注重对药材器械的定期清盘。当期末编造资产负债表时，如发现“存货”为负值，务必对医院仓库和药房进行实物盘点，重点核查医护人员、患者及其家属反响较为强烈的异常价格药材器械。一旦发现私进、私制、私售药材器具的疑点或线索，应即时通报审计或卫生主管机关财务部门彻查，并从严追责问责，以最大限度地发挥会计与审计联袂监督作用，合力维护医院采购流程控制环境。