医院档案管理中档案信息化建设的作用及价值分析

邓宇辰

[摘 要] 随着社会经济的发展，医院综合管理水平也在不断提升，医院档案管理也对档案的信息化建设提出了更高的要求。为了提升医院的综合服务水平，实现档案信息化、网络化管理是新时代医院追求的终极目标，也是我国医院档案管理工作借助互联网技术建立信息化档案发展的重要契机。因此，现阶段，在医院档案管理工作中，建立信息化档案是医院整体规划和目标中的重要组成部分，是未来医院更好服务于民众的重要指标，是信息化时代发展的必然趋势。

[关键词] 医院档案管理;档案信息化建设;作用及价值

中图分类号： G271           文献标识码：A           文章编号：1674-1722（2021）17-0052-03

医院档案是医院在日常服务经营中直接形成的以各种形式为依据的具有留存价值的原始凭证，其中包含很多重要的病例信息，对于医院日后为病患提供更好的医治服务具有非常重要的作用。因此，医院档案具有借鉴性和长久保存的价值。现阶段，随着信息科技的发展，社会发展逐步走向信息化，而医院档案也应该放弃纸质保存的形式，与时俱进，选择易保存、效率高、节省空间的信息化档案管理方式，为医院的人文服务和发展提供借鉴。目前，在医院档案管理工作中建立信息化档案管理模式，已经成为医院组织管理的重要部分，也给医院档案管理工作的优化和创新带来了机遇。

一、医院档案管理的概念

医院档案管理是对医疗工作者具体工作流程的完整精确的记录，是医院实行高效管理的先决条件。医院原始的档案管理工作，缺乏完善的、科学的、高科技的管理方式，必然会给档案管理人员的工作带来一定的困难，还会降低医院的综合服务水平和服务质量。所以要想实现高效的档案管理，档案信息化建设是必经之路，也是适应现代化社会发展的必然趋势，更是响应国家《档案法》的重要举措之一。

医院档案管理是医院各个科室的医护人员开展日常工作的具体流程日志，其包含日常工作人员出勤打卡和人事调动等人力资源管理的信息。所以医院档案管理工作与医院日常的工作质量和管理水平有着不可分割的联系，也与相关医护工作人员的工作效率、工作态度、工作经验有着密切的联系。对于医院的管理人员来讲，一定要重视医院的档案管理工作，提高档案管理的信息化和精细化管理水平，医院的档案信息化建设能为医院的重大决策提供借鉴性意见，信息查询便于对员工进行管理和岗位调动。通过不断地提升档案管理的水平，能促进医院的整体服务管理水平和决策水平提升[1]。

二、医院档案管理建设信息化档案的重要意义

（一）信息化档案管理是社会生产力进步的必然趋势

社会发展的信息化趋势，预示着各行各业都要实现现代化建设，而医院的档案管理工作也不例外。医院档案管理实现网络信息化建设，是医院实现现代化发展的必经之路，是医院在社会管理和服务工作中不断深化和升级的具体表现之一，对于医院日后的发展和建设具有非常重要的意义。信息化档案的建设是医院管理水平适应现代化社会和时代发展的必然趨势，是社会生产力进步催生的必然结果。医院实施档案信息化建设是通过高超的互联网技术建立信息化平台，病患可以通过信息化平台实现挂号、缴费、检查、化验、注射、处方、日志、病历等一系列操作，代替原来的人工操作。通过网络平台实现了病患信息的共享，使各部门之间的工作无缝衔接，不但节省了人力物力和财力，还可以更好地为病患服务，节省病患及家属的时间。档案管理的信息化建设不但能更好地服务于病患，还可以给医院带来可观的经济效益，为医院的长期可持续发展打下良好的基础[2]。

（二）信息化档案管理能为医院的大型决策提供借鉴

医院档案档案信息化建设，能对医院的各类信息进行有效地整合分析，并分类存储在信息化系统中。各部门通过信息化系统的共享功能可以随时随地查询信息，是一种通过计算机将医院的信息使用力度达到最高的方式。首先，档案信息的存储不但可以为医院的医患就医带来方便，还可以储存病患的病史信息，尤其是一些有价值的怪病、大病的治疗案例，对后期医患前来就医医治具有非常大的借鉴作用。其次，医院在进行一些大型的会议、做重大决策时，医院的高层可以通过相关部门存储在信息系统的档案来了解医院的现状和未来发展情况，从而对医院整体状况做出合理的、可行性的改革，帮助医院选择正确的发展方向。最后，信息化档案还可以将医院工作人员的出勤管理等信息录入系统中，医院管理人员可以随时对员工的出勤纪律进行查询，使用起来非常方便且高效。通过档案的信息化建设，可以将医院的各类信息分别储存起来，对医院未来的发展和可持续经营具有至关重要的作用。

（三）信息化档案建设提高了医院档案保管的安全性

过去的医院档案管理工作中，档案都是以纸质的形式储存。但因为纸质储存的方式占用空间比较大，查阅起来相对比较困难，且时间长了纸张还容易损坏，造成档案信息缺失等，导致医院在纸质档案储存期间很少去翻阅档案，对档案管理工作也处于忽视的状态，纸质档案几乎处于无人问津的情况。此外，纸质档案储存的空间也是有限的，医院一般不会设立专门的档案管理室。而是将档案随意存放在办公室的储物柜等地方，导致档案经常出现发霉、损坏、缺失等现象。纸质档案还存在被人篡改和盗窃的现象，虽然纸质档案的查阅比较困难，但医院的档案信息还是非常重要的，非医院内部人员不可随意查看。因此，纸质档案的储存给医院的发展带来一系列困难。而信息化档案自建设以来，档案信息便脱离了纸质储存的方式，而是分门别类地储存在信息系统中，再也不怕档案丢失、损坏和发霉。医护人员和医院管理人员可以随时对档案信息进行查阅借鉴，不仅节省了时间，提高了工作效率，还保证了档案信息的安全性，避免出现档案信息篡改和丢失的现象[3]。

（四）信息化档案的建设有利于医院医疗建设事业的发展

所谓医疗服务就是卫生技术人员遵照职业技术规范提供的照护生命、诊治疾病的健康促进服务，以及为实现这些服务提供的药品、医疗器械、救助运输、病房住宿等服务。而国家医疗保障体系对社会医疗服务水平的评定标准依据的是各医院的医疗信息，对各医院的医疗信息汇总分析，最后得出平均值就是社会医疗服务水平。传统的医院档案信息管理难以实现各医院信息的共享性，给国家医疗卫生部门的工作开展带来一定的困难，要想评定社会医疗服务水平的难度非常大。而随着社会信息化建设的不断发展，医院实行了信息化档案管理，不但实现了各医院之间医疗信息的共享，还为相关医院管理部门提供了可借鉴的医院档案信息，通过信息共享实现对各项医疗政策和条例的改革和更新，从而促进了我国医院医疗建设事业的发展[4]。

三、医院档案管理中档案信息化建设的重要举措

医院档案信息化管理，不仅对医院的未来发展具有重要意义，对社会医疗服务体系的发展也起到了非常积极的作用。未来，如何实现档案信息化管理向更成熟的状态发展，需要做到以下几点。

（一）提高医院对档案信息化管理的重视程度

医院的档案信息化管理能够提高医患就医的效率、便于管理人员对员工进行管理、为企业重大决策提供建設性意见、保证医院的经济效益等，对医院未来的发展有着不可替代的作用。因此，医院必须加强对档案信息化管理的重视，上到管理人员，下到医护人员都要从内心重视起档案信息化管理的工作。首先，作为医院的管理人员，要身先士卒，务必对医院的信息化档案建设工作有正确的认识和战略方针，只有得到了管理人员的认可，信息化档案管理工作才有实现的可能性。其次，对于档案管理部门的工作人员来说，在档案信息化建设的过程中一旦出现任何问题，都要及时向领导汇报，并给出可行性建议，保证信息化档案建设工作的顺利进行;对于一般的医护工作人员来说，在平时的工作中，要注意及时将一些医疗信息录入信息化系统中，保证信息录入的完整性和即时性。总之，只有整家医院自上而下地对信息化档案建设工作加以重视，才能实现信息化档案建设工作的顺利实施。

（二）完善医院档案信息化管理系统

为了使医院档案信息化建设工作平稳运行，适应新时代社会发展的脚步，实现高度信息化发展、稳定和安全的信息化系统是必不可少的。医院需要加强各部门之间的相互交流和协作，实现档案信息的共享。同时建立一个起到监督作用的档案信息安全管理部门，对信息化系统进行实时监控，保证档案信息的完整性和安全性，保证档案信息录入的即时性，对于信息化系统中出现的问题及时反馈并做出整改措施。定期对计算机系统进行升级和维护，解决系统软件以及计算机硬件系统中出现的问题，及时安装和升级杀毒软件，防止黑客和木马入侵计算机，保证信息化管理系统的稳步安全运行[5]。

（三）提高医院档案管理人员的专业水平

随着我国社会经济的发展，人们对医疗服务水平和就医体验有了更高的要求，为了实现信息化档案更好地为医院的发展助力，在档案管理人员的选拔上要更加严格，医院档案管理工作需要高素质、掌握新技术的工作人员。针对医院档案信息化建设步伐的加快，医院所需要的档案管理工作人员的数量也会随之增加。在这种情况下，更容易出现选拔门槛变低，很多工作人员不经过岗前培训就临时上岗，甚至很多技术人员不是计算机专业的，只是为了满足招聘人数而降低招聘门槛，这与医院档案信息化建设工作的宗旨相违背。因此，在医院档案信息化管理工作中，一定要加强对员工素质的培训提升，员工不仅要熟练掌握档案信息的信息化梳理、录入和查阅等相关操作，还要求一个部门必须配备几个专业的计算机专业的人才，定期对信息化系统进行升级更新，保证系统的安全稳定运行。对员工的思想品德教育工作也不可以松懈，后期医院档案信息的安全都要依靠管理人员的自觉。因此，对档案管理人员的综合素质的要求是保证信息化档案管理工作稳步推进的基础。

（四）加大医院档案信息化建设的资金投入力度

在信息化时代，信息的保密性是非常重要的，一个行业内部的数据一旦流出，就容易被犯罪分子或者同行截胡，极大影响着行业的发展前景。对于医院这种保存着众多个人信息的行业，一旦出现信息泄露，很容易被诈骗分子所利用，对医患的人身和财产安全造成威胁，因此医院对信息的保密度的要求很高。首先，要想提高档案信息化系统的安全性和保密性，仅靠人力来进行日常的维护和升级是不够的，还需要加强信息化系统的安全性，避免黑客和木马病毒的入侵。这就需要医院在加大信息化系统安全性的工作上增加资金投入，聘请高技术人才对信息系统进行维护，或者引入高保密性的信息系统来防止信息泄露。其次，医院的信息化系统所储存的档案信息五花八门，信息量十分庞大，工作人员对档案信息分类和管理的过程十分艰辛，通过引入高级的信息化系统来实现档案信息的自动分类，在一定程度上可缓解工作人员的压力，从而促进医院档案信息化建设事业的早日完成[6]。

（五）建立完善的档案信息管理制度

根据《档案法》第十三条规定，各级各类档案馆、机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构，应当建立科学的管理制度，便于档案的利用。对于医院来说，其必须结合自身发展的特点和信息化档案的管理特点，对日常经营中的档案管理工作制定具体的实施制度，保证医院档案信息化管理有法可依、有制度可循，使医院各项工作得到妥善实施。因此，医院应响应国家《档案法》的号召，重视档案信息化建设过程中出现的一些计算机技术、系统设备的管理等问题，并制定档案信息系统硬件管理处理办法、声像照片信息管理制度、档案信息保密制度、员工行为约束制度等，在建立完善的档案信息管理制度上保证档案信息化建设的稳步进行。

四、结语

综上所述，在医院档案信息管理工作中，档案信息化管理对医院的未来发展非常重要，不但能提高医患的就医效率、减少医患排队现象，还能促进医院的长期发展，提升社会医疗服务水平。因此，信息化档案管理为社会医疗事业的发展提供了强劲的动力。在医院的日常经营运行中，医院要积极响应国家《档案法》的号召，加强对档案信息管理各方面的制度制定，完善档案信息化管理系统，提高档案管理人员的综合素质和对档案信息管理的重视程度，使信息化档案发挥最大的使用价值，为社会医疗事业的进步添砖加瓦。

参考文献：

[1] 李青.医院档案管理中档案信息化建设的作用及价值[J].健康大视野，2021（6）：281.

[2] 黄建福.医院档案管理中档案信息化建设的作用及价值分析[J].办公室业务，2017（05）：47+62..

[3] 朱美霖.医院档案管理中档案信息化建设的作用及价值分析[J].健康之友，2018，000（016）：12.

[4] 张辉平.医院档案管理中档案信息化建设的作用及价值[J].办公室业务，2020（3）：62，64.

[5] 刘亚东.浅谈医院档案管理中档案信息化建设的作用及价值[J].卷宗，2019，9（31）：122.

[6] 郑强.分析医院档案管理中档案信息化建设的作用及价值[J].卷宗，2021，11（3）：100.