大数据时代下的档案管理

2021-09-22张柔

科教创新与实践 2021年29期

张柔

摘要：大数字时代是指利用现代科学技术尤其是网络设备对海量信息的存储，并对这些信息通过价值鉴别后，进行整理、分析、处理，为社会工作与人们生活提供最直接、最快捷、最有效的便利;科学的档案管理意义重大，它是对单位活动的真实记录，是单位发展的历史证据，是国家档案必不可少的部分;档案管理可分为纸质档案管理和电子档案管理，电子档案管理，是指基于大数据时代，资料的逐渐网络化，存储的及时化，查找的便利化，保管的智能化，信息的保密化，而进行的档案管理活动;随着科学技术的发展，档案管理需要不断创新，其科技含量也越来越高。

关键词：大数据时代;纸质档案管理;电子档案管理

所谓大数据时代是指利用现代科学技术尤其先进网络设备对海量信息的存储，并对这些信息通过价值鉴别后，进行整理、分析、处理，为社会工作与人们生活提供最直接、最快捷、最有效的便利。档案管理就是在整理大量的数据中，对信息进行分门别类、振纲分目，便于高效、准确的翻阅与查找，更好地服务于工作。大数据时代是高科技时代，是信息时代，是快速高质量发展的时代，是人与人交流越密切的时代，是人民生活更加方便的时代，是不受时间、空间限制的大开放时代。因此，给档案管理注入了新的活力，也迎来了新的挑战与发展机遇。

一、档案管理的内涵、目的、意义

档案管理包含有：档案的收集、档案的整理、档案价值鉴定、立卷归档、编码设置、档案装订、档案提供利用。其中每项工作都必不可少，并有一定程序。它们组成一个有机整体，为实现档案管理系统整体功能而发挥各自的作用，同时也相互关联、相互制约。例如价值鉴定工作有时与收集、整理工作结合进行，甚至在文件立卷归档时就进行初步鉴定。

档案管理的目的，一是提供档案信息为社会发展和个人服务，二是记录本部门本单位发展现轨迹，提供历史依据。

档案管理意义重大，主要表现在：一是记录着本单位发展历程，为编写本单位历史提供完整的第一手材料;二是为完整的档案可以为单位管理和创新提供依据;三是为社会活动和个人需要查找资料提供便利;四是档案是历史的铁证，进化的见证，客观记录着历史中事情生发的真实性，对整个社会也具有其他无法替代的作用;五是档案管理系统是整个国家文献信息系统的组成部分，是社会信息系统的重要基石，在整个社会科学能力中占有重要地位。

二、档案管理由传统档案单一管理变成现代档案双重管理

所谓传统档案单一管理，是指对纸质材料、图像资料等材料进行收集、价值鉴别、科学分析，然后对其分门别类的科学整理、装订，便于查找，方便单位和个人，服务社会。

所谓现代档案双重管理，是指为了提高档案管理的全面性、系统性、便利性，对档案实行纸质档案和电子档案双重管理。

电子档案是指电子文件的网络化、智能化。电子文件是大数据时代各个行业发展的必然产物，也是办公自动化、科学化，办事方便、高效、快捷、精准的必然结果。如，程电子政务、科研项目、工程项目、电子病历等有关行业工作过程中都会出现和运用大量网络信息，对这些信息的整理、筛选、分析、分类、编目、归档，就形成了电子档案。

所谓电子档案管理，是指基于大数据时代，资料的逐渐网络化，存储的及时化，查找的便利化，保管的智能化，信息的保密化，而进行的档案管理活动。

电子档案管理，随着大数据时代持续深入的发展，会不断凸显出它的特殊性和重要性，越来越被更多人研究和采用，科技含量越来越高，精细化程度越来越好。

電子档案按照管理内容上可分为综合电子档案、行业电子档案、专业电子档案、专题电子档案;电子档案按照保密性可分为一般电子档案和特殊电子档案，特殊电子档案可分为秘密电子档案、机密电子档案、绝密电子档案。

三、档案双重管理的优越性

1.纸质档案管理的优越性。

长久性，纸质档案只要没有人为的损坏，一般是会长久的存在。

特殊性，纸质档案能为个别人的特别需要提供依据，即法律证据。

连续性，纸质档案一般是以年度为单位分门别类装订的，确保了时间上的连续性。

便利性，只要不是涉密资料，任何相关人员随时都能翻阅、查找所需资料。

2.电子档案管理的优越性

省时，不需分本装订，节省时间。

方便，资料标题存储即可。