信息化背景下如何创新机关事业单位档案管理

汪 琸

法库县综合事务服务中心 辽宁 沈阳 110400

档案资源在机关事业单位中占有关键地位,因为档案资源不仅属于机关事业单位的基础资料信息,并且还可以提供单位管理决策的有力支撑。在目前的情况下,机关事业单位针对档案资源管理以及档案数据共享的重要实践工作领域日益表现为更高层次重视。单位管理人员在积极采纳信息化的单位档案收集、共享与保存技术手段基础上,单位档案管理的综合实践水准将会得到明显优化,有益于事业单位合理运用现有档案资源。由此能够判断得出,档案数字化与信息化管理的实践工作措施应当贯穿于单位日常管理全过程。

一、信息化背景对于机关事业单位档案管理产生的重要影响

首先是转变了档案管理的原有实施方式。档案管理模式能否在根本上获得更新与优化,直接关系到单位档案管理的预期成效实现程度。机关事业单位的原有档案管理运行实施模式着眼于人工管理手段,那么就会消耗单位的较多档案管理基础设施成本,给单位增加了较多的管理成本负担[1]。与之相比,信息化的单位网络数据库更加方便实时收集档案数据资料,运用更为快捷的档案管理全新手段方式来支撑档案管理业务。从以上角度来讲,机关事业档案的信息化管理举措有益于转变档案管理模式,提升了机关事业单位的综合管理效益。

其次是合理控制了档案管理的业务开展成本。档案管理成本属于机关事业单位必不可少的支出成本组成部分,现阶段的信息化全新管理模式可以帮助机关事业单位达到相对更少的成本支出目标,有助于机关单位的最大化档案资源利用成效得到体现。单位在投入更少业务成本的情况下,应当能够取得单位预期的优良管理效益,合理节约与控制了单位支出[2]。

第三是拓展了单位档案资料的共享范围。档案信息资料覆盖于机关事业单位的各个实践业务领域,档案资料资源重点包含了单位人事信息、单位各项业务的运行开展状况、单位财务会计的统计数据信息等。在机关事业单位的内部,各个业务岗位的人员应当充分共享单位档案资料,进而辅助机关决策人员给出完整与科学的发展决策。在不同领域行业的事业单位之间,带有共享性的档案数据资源应当得到更大范围的共同分享利用,有益于单位之间增进沟通融合,突显了信息化手段在支撑档案资源共享中的价值意义。

二、机关事业单位档案管理的现存缺陷

在目前的情况下,机关事业单位对于原有的单位档案管理开展实施路径正在积极进行转变。机关事业单位的档案业务人员在智能化的档案资源管理共享平台支撑下,应当能够达到全面共享机关档案资料的目标,进而辅助实现机关事业单位更加科学的决策制定过程。

但是不应当忽视,现阶段的某些机关事业单位针对档案管理模式并没有全面加以更新,存在滞后性的单位档案管理运行方式将会阻碍机关事业单位获得更优的档案管理综合实施效益。在情况严重时,单位档案资源还可能会发生缺损或者丢失后果,威胁到机关事业单位的各项业务顺利开展。档案信息化管理的实践工作若要保证得到顺利推进,那么最根本的应当体现在机关事业单位提供必要物质资源。但是很多机关事业单位的现有档案数据资料库仍存在欠缺防火墙系统、缺乏网络杀毒软件以及维护监管力度薄弱等现象。单位管理人员针对档案智能化管理体系没有投入必要的物质资源保障,整体上存在比较薄弱的档案管理资源投入力度。

由此可见,机关事业单位目前亟待展开针对全新档案管理流程的深入探索。单位档案业务人员应当将档案数据资源全面纳入网络智能化系统,正确运用单位数据库来保存档案数据资料[3]。并且,档案业务人员必须要严格监控档案资料安全,积极促进单位档案资源的充分共享,发挥出单位档案资源应有的价值。

三、信息化背景下机关事业单位档案管理的创新完善路径

机关事业单位的业务实施人员只有在正确运用了档案信息化共享管理平台的前提下,单位管理实施过程才能达到更好的综合实践效益[4]。在目前的情况下,机关事业单位对于档案信息资料正在积极致力于促进全新的管理体系建设。然而从总体上来讲,机关事业单位的现有档案数据库并未真正达到完善合理程度,并且某些单位的档案数据资源本身存在安全威胁风险。具体在实践中,完善创新机关事业单位的信息化档案管理工作模式应当体现为如下举措:

(1)健全机关事业单位的档案信息化管理保障机制

机关事业单位对于档案智能化管理的全新思路方法应当积极进行采纳,有力支撑机关事业单位的各个领域管理业务达到最为完善程度。现阶段的机关事业单位针对档案信息化的管理保障体系应当尽快予以完善建立,依靠单位体系机制保障的重要实践手段来确保档案资源安全。单位管理人员针对档案信息化管理的日常实践工作应当积极投入物质经费支撑,建立性能更为完善的单位档案数据库。除此以外,单位管理人员还要充分运用现行法规保障、单位管理规定保障、物质基础资源支撑以及人才保障等方式来构建档案智能化管理体系,促进档案信息化的全新管理体系机制形成。单位管理者针对档案信息化管理应当给予更多重视,切实转变针对档案信息化管理的传统思路认识。

档案管理人员要保证定期维护单位内部的档案资源库,增强针对档案数据库各种安全漏洞的警惕意识,严格避免档案资料丢失。档案资料数据的全面采集过程必须要达到完整覆盖各类档案数据的效果,否则将会导致档案数据的前期采集工作存在片面性,并且比较容易遗漏事业单位的关键档案数据内容。档案业务人员必须要重点针对事业单位内部的人事档案数据、财务会计数据、管理决策数据等档案内容予以完整采集,防止表现为档案数据种类单一的缺陷。档案业务人员针对不同种类的单位档案数据应当着眼于整合处理,全面增强档案业务人员整合各种类型档案资料的技术操作能力。档案安全管理的重要实践工作举措在根本上需要依赖于网络安全监管技术,重点应当包含认证访问人员身份、布置档案数据库的防火墙系统、正确运用档案数据资料的加密管理手段等。事业单位人员针对牵涉单位财务数据、人事管理数据以及决策信息内容的档案资源务必做到妥善进行加密管理,禁止单位外部的无关人员随意进入到档案资料库内。在验证档案数据库的访问人员基本身份信息时,网络管理人员针对访问验证流程应当予以启动,然后经由自动化的访问验证操作来确保档案数据库的访问人员满足合法身份标准。

(2)完善机关事业单位的档案管理数据库系统

档案数据库系统在机关事业单位现有的档案管理实践领域中占据核心地位,机关事业单位的管理负责人员针对档案数据库应当增加必要的数据安全防范手段,旨在严格确保机关事业单位的内部档案资料安全。在目前的现状下,单位管理人员必须要着眼于全面统筹单位档案资料以及数据信息资源,正确运用单位档案资料的智能化管理数据库系统。单位数据库系统应当增设必要的访问加密措施以及防火墙软件,严格禁止机关事业单位的外部人员随意进入到数据库内。档案业务人员对于包含单位会计财务数据以及单位重大决策信息等重要档案资料都要妥善进行加密,增强针对档案资料资源的安全管理维护工作力度。

(3)培养机关事业单位的优秀档案业务人才

机关事业单位在当前阶段中仍然表现为普遍欠缺档案管理实践人才的倾向,因此决定了管理人员必须要更加侧重于构建单位档案管理的全新人才队伍[5]。单位管理人员目前针对档案智能化管理领域必须要重视吸引优秀业务人才,对于现有的单位档案管理技术人才应当重点进行培养。机关事业单位只有在具备了优质实践人才队伍支撑的前提下,档案管理工作才会达到更高层次的网络信息化水准,有力促进事业单位实现更好的档案管理综合效益。

档案信息化管理旨在运用档案数据库等网络管理手段来保存单位档案资料,据此达到避免单位档案丢失、全面收集与共享单位档案资源的目的。近些年以来,信息化的机关事业单位档案管理各个层面举措都在不断获得优化。然而从总体角度来讲,某些事业单位现有的信息化档案管理运行保障体系仍存在漏洞,那么将会明显减损事业单位的档案资源利用实效性。机关事业单位的档案管理负责人员必须要深刻认识档案信息化管理的价值作用,结合单位的档案资源运行使用状况来实现改进与调整。单位档案管理工作应当置于各项管理工作中的关键地位。机关事业单位的档案材料资源能否得到完整保存,在根本上关系到机关事业单位的决策科学性。现阶段的信息化档案管理模式已经普遍运用于机关事业单位,展现了档案管理建设领域的信息化手段重要支撑意义。

结束语

经过分析可见,机关事业单位若要达到档案资源的信息化管理实践目标,那么关键的改进完善路径应当体现在健全单位的档案资源安全管理机制,充分依靠档案数据库来实现安全保存单位档案资源的目标。在此前提下,事业单位中的档案管理业务人员需要积极促进自身的信息化业务素养提升,积极采纳档案智能化管理业务平台与手段,严格确保机关事业单位的数据档案资料安全。