论企业财务档案信息化的发展

吴澎

摘要：随着我们国家的快速发展，我们国家已经走向一个全新的时代——信息化时代。电子信息技术得到人们的广泛使用。在目前的众多企业中通过将信息化和企业管理系统进行有机结合取得了一定成绩，并在一定程度上提高了企业工作管理质量和效率。在企业发展过程中，一个重要的组成部分是企业财务档案管理。对企业财务档案管理进行信息化建设既是时代的要求，也是一种必然趋势。现在企业财务档案信息化在发展过程中存在着一系列需要解决的问题，我们应该加大对其的重视力度，推动企业财务档案信息化的发展进程。

关键词：财务档案;档案管理;信息化建设

提及财务档案信息化，我们可以从中了解到其与财务工作有着密切的关系，并且需要运用信息化技术对其进行建设，且后续发展离不开信息化技术的支撑。通过加快企业财务档案信息化的发展速度，可以进一步提高企业档案室中财务档案管理的工作效率，使其管理水平向更高的等级推进，除此之外，对于降低财务档案管理工作人员的压力有着一定帮助，财务部门是企业的重要组成部分，而财务部门每天都要面对大量的数据，如果不对财务信息进行定期存档管理，可能会造成财务信息的丢失等等问题。基于此种情况，企业应该加大财务档案信息化发展力度，推动档案信息化的发展。财务数据对于企业发展而言发挥着关键性作用，但因为其数据多、繁杂导致数据容易丢失或者出错，通过加强财务档案信息化的发展，有利于充分发挥财务档案信息的价值和作用。

1.档案信息化建设过程中需要解决的问题

1.1档案信息化理论体系建设

建设企业财务档案信息化不是企业对自身提出的要求，而是时代要求，是企业顺应时代发展潮流的一种体现，是企业为了进一步提高财务工作质量和效率、推动企业获得更好发展的一种表现。整个过程离不开先进的信息技术对其的支持，并且在接下来的发展过程中仍然需要先进的科学理论对其进行指导。

现在，企业财务信息化档案建设具备了难得一见的发展机遇，但是目前众多企业面临的现状是档案信息化理论体系在建设过程中存在的问题较多，主要体现在以下两个方面：首先，我们国家档案信息化理论体系建设处于发展初期，比较落后。其次，企业不重视对档案信息化理论体系建设，人力、财力、物力等等方面的投入较少。企业要想真正的建设一套健全的、完善的、有效的档案信息化理论体系，就要提高对其的重视程度，特别是在人力、物力以及财力等等方面，给予他们足够的支持，为企业财务档案信息化的发展做铺垫。

1.2档案信息化标准规范体系建设

对档案信息化建设提出的首要要求就是其必须具备标准性和规范性，这是一个十分重要且不可或缺的条件。因此，在档案信息化建设的时候，应制定一系列的既符合与企业发展相关的规章制度，也具有可以使档案信息资源更加丰富，进一步提高档案信息资源保存率等优点的统一标准规范。

通过调查研究，发现现在大部分企业在此方面都存在着一些问题：一是企业现在还没有具备更为高效、更为全面的标准规范，并且制度管理范围也十分有限，难以对所有的财务档案管理工作都起到限制作用。二是有的企业并没有专门分配工作人员负责此类工作，现在企业档案信息化建设规划不但不具有针对性，可操作性也不强[1]。

1.3档案信息化人员队伍体系建设

整体来说，目前我们国家企业财务档案管理人员的整体素养、工作能力跟企业财务档案信息化的发展还存在着一定的差距。虽然许多企业已经在加快财务档案信息化发展进程，但通过调查，可以发现现在企业还不具备财务档案管理方面优秀人才，因此企业应该着重加大对企业财务档案信息化的建设力度并制定详细的计划，定期给财务档案管理人员进行专业性培训，提高这些专职档案人员的工作能力和整体素养，使其熟练掌握计算机、网络、数据库等等先进信息技术，另外還可聘请专业人士为各部室相关工作人员进行讲座，为他们普及相关知识，提高专业能力，只有专职档案人员具备专业性技术、兼职人员具备相应工作能力，企业财务档案信息化才会得到进一步的发展。但就目前企业财务档案发展现状来看，企业还存在很大的发展空间。

2.档案信息化建设的发展途径与完善措施

2.1档案信息化建设的发展途径

1.创新档案工作服务手段，需要档案信息化。随着现在信息技术的快速发展，给企业财务档案工作带来了发展机遇同时，也使档案工作服务手段得到了创新，使手段更加丰富、多元化。通过建设企业财务档案信息化，档案的日常管理、分类、查询等等工作都将依靠信息系统来完成，这样不仅为企业节省大量的财力、物力以及人力，还能使财务信息得到最完整的留存。除此之外，随着企业财务档案信息化发展的逐渐成熟，档案手工检索也将逐步向计算机检索方向转变，从而大大提高档案检索效率。由此可见，加快推动企业财务档案信息化的发展是十分重要的、必要的。

2.2创新档案工作服务方式，需要档案信息化。众所周知，传统的企业财务档案管理工作量大、出错率高，随着信息化的到来改变了传统的档案服务工作方式，使档案管理工作得到了一定的改善。而现在企业财务档案工作实现信息化的提出则既可以向企业员工实时提供所需要的资料信息，也可促使企业通过设立数字档案馆及加强对计算机的管理，高效的对企业财务信息进行分类、分析、加工等等环节[2]。

2.3创新公开档案信息资源管理方式，需要档案信息化。首先，可以实行共享式管理，这是信息技术与现代管理体制的融合体现，其本质是以网络为工具，以用户为中心，以利用为灵魂，以开发公开档案信息资源为社会公众提供实用的信息服务为目的的档案信息化建设的发展途径。其次，可以实行公开档案信息资源网络化管理，这是通过网络来实现档案信息传输，以达到资源共享的目的，在互联网的基础上，以档案网站为节点，以主页的方式，利用先进的网络技术实现公开档案信息的查询、传递、反馈等，以实现档案信息的提供利用。

3.档案信息化建设的完善措施

信息化背景下，企业财务档案管理能力还需进一步提升，具体方法路径有：第一，构建专业的管理团队。“人”最为管理规则的主要制定者和执行者，企业要想推进财务档案信息化的发展，必然需要一批综合能力强硬的人才队伍，能够理解信息化管理模式，在工作中应用科学的管理方式，并能尽快熟练操作信息系统。第二，树立正确的管理理念。企业财务档案管理模式迟迟不能更新，并非是因为企业能力不足，而是潜在的问题很难在短时间内体现出来，这也就很难引起管理者的重视，所以，企业还需加大对财务档案管理的重视程度，引入信息化管理理念，为后续工作的有效开展奠定良好的基础。第三，搭建信息化管理平台。信息化背景下，企业财务档案管理能否实现信息化，还和企业信息化程度有着密切的关系。企业应加大在信息化建设上的投入，及时引入先进的系统软件，结合本企业实际需求，构建适宜本企业的财务档案加工系统，在加快企业财务档案信息化发展的基础上，实现数据信息的全面化、实时共享，为企业决策提供有效参考[3]。

4.小结

企业财务档案信息化建设是一个比较有难度的任务。因为信息化时代不仅给我们带来了机遇，也为企业的发展带来了挑战。所以企业在当今时代的发展中，必须加大对财务档案信息化的重视程度。与此同时企业也要意识到财务档案信息化发展不但与财务部门有关系，还与整个企业息息相关;并且其也不只是依靠几个计算机技术人员就能完成的，而是企业上下全体员工共同努力，建立起一支具有高素质、高能力的人才队伍，因为人才在企业财务档案信息化发展中是发挥着极其关键性作用的。信息化是当今世界和当今社会的发展潮流，不论其为企业带来了多么大挑战，企业都要积极面对、迎难而上，顺应时代发展的潮流，紧跟时代发展步伐。

参考文献：

[1]国家档案局.全国档案信息化建设实施纲要[M].北京：中国档案，2003（3）：35—37.

[2]周晓英.档案信息论[Ml， 北京：中国人民大学出版社，2000（1）;216—219.

[3]冯惠玲，张辑哲.档案学概论[M].第二版，北京;中国人民大学出版社， 2006（5）：126—132.