机关文秘人员的工作意识与文档管理分析

孙嘉琪

摘要：无论是在一般的企业办公时还是在政府机关都少不了文秘这个职位。虽然文秘人员在工作中所处理的事情不是最紧要的，但是文秘人员这一岗位却是必不可少的。尤其是对于一些机关单位而言，一些档案、人事文件等的管理都少不了文秘人员的参与。可以说一个尽职尽责的文秘人员是单位提高办事效率的关键点之一。因此本文主要就文秘人员应该具备的工作意识，与文档管理工作能力的提升入手对此展开分析。

关键词：文秘人员;工作意识;文档管理;能力提升

引言：

对于文秘人员来说文档管理工作其工作的一个主要部分之一，文档管理这项工作本身具的难度不低，文秘人员若是在该项工作过程中疏忽大意，一旦出错就会带来很大的麻烦。因此，做好文秘工作需要文秘人员在办公过程中保持谨慎，并且培养其良好的工作意识与习惯。只有这样才能保障工作质量的稳步提升。

1机关文秘人员需具备的工作意识分析

1.1对工作认真负责的意识

文秘人员的工作内容是比较特殊的，难度虽然不大，但是所承担的责任却高。要保障工作的顺利进行需要文秘人员具有较高的责任意识，对自己工作的喜爱与负责是最好的工作态度。尤其是在文档管理这项工作中，本身文档所含的信息内容可能比较复杂。文档管理的工作内容主要可以划分为三个步骤，首先是文档收集，其次是对文档进行分类整理，最后是对文档的保存。这个工作虽然看上去难度较低，但是实际的操作过程比较繁琐，且枯燥无味。因此，有些文秘人员在文档管理过程中可能会因为工作态度不够认真而导致工作失误。文档管理工作中一个小的失误，可能会导致后续其他人员的工作无法正常进行，因此作为一个文秘人员要担起肩上的担子，用认真负责的工作态度做好每一步工作。

1.2在工作中保持较高的人文素养

实际上文秘工作人员的工作内容还是比较广的，除了一些日常琐事以及文档管理等这类，文秘人员还需要经常与领导、以及部门其他人员进行沟通，除此之外对于接待一些贵客的工作也需要文秘人员操心。因此，对于交际能力较低的人来说做好文秘工作是很困难的。文秘人员在工作中还需要具备较高的人文素养，知道如何与人高效的沟通，用好的沟通能力来拉近人际关系。语言本身就是一门艺术，发挥好语言艺术，也是文秘人员能更顺利的完成工作的保障之一。文秘人员的工作性质让其需要与其他人员大量的交流，若是人文素养不高，在沟通过程中难免会发生一些尴尬的场面，无论是对于文秘人员自身而言还是对于其他员工而言都是很不好的工作经历。

1.3.在工作中不斷学习

由于文秘工作的特性，工作范围广，要承担的责任自然就多了。对于文秘人员而言每天除了固定的工作之外，可能还会有新的任务出现，在这种情况之下若是文秘人员面对新的工作任务不知道该如何处理难免会闹出笑话。因此，文秘人员除了对日常的工作负责之外，在平时还要保持积极向上的心态，不断学习不断充实自己的能力，这样在出现新的情况的时候才能更好的应对。作为机关文秘人员，需要明白与时俱进的重要性，树立起正确的人生观与价值观，不能因为在机关工作就觉得工作稳定，不思进取。只有不断的学习不断的提升自己的职业素养，未来的道路才能越走越宽。

2提高文档管理能力的分析

2.1文秘人员不断提高管理技能

文秘人员要做好自己的工作当然要具备较高的工作能力与职业素养。在文档管理工作中，许多文秘人员还是存在较大的欠缺的。因此要提高文档管理能力就需要文秘人员不断的磨炼自己，通过学习与实践来提升管理技能。文档管理技能的提升需要文秘人员做到以下几个方面。第一，充分利用业余时间进行学习，上文中有提及作为一个文秘人员需要具备的工作意识之一就是不断学习的进取精神。这一理念在文档管理技能的提升上就有很高的实用性。通过不断的学习来提高文秘人员自身的文案编写以及文档管理技能，对于自身的不足之处要及时改进。第二，除了日常的学习之外文秘人员要提高文档管理技能还可以通过进修的方式来实现。通过到其他单位进修，借鉴经验，取其精华去其糟粕，将别人的经验通过消化吸收变成自己的技能。这一方式是最直接的，可以减少很多不必要的麻烦。对于文秘人员的文档管理技能提升是非常有帮助的。

2.2机关单位建立文秘人员工作队伍

大部分的机关单位需要处理的工作较多，因此文秘人员的工作内容也会相对繁琐。若是将这些繁琐的工作全部交给一个文秘人员那么完成难度无疑太大了。因此，机关单位要做好文档管理工作只靠一个文秘人员来完成工作，是远远不够的。单位要及时建立起一个完善的工作队伍，根据单位的工作需求对文秘人员的工作能力进行培训。通过建立起一个较为完善的文秘队伍来提高单位的文档管理效率。

2.3机关单位提高对文秘人员培训投入

文档管理工作本身就较为复杂，尤其是对于机关单位而言文档管理工作的任务量相对于其他企业，可能会更大一些。在这种情况之下，想要提高文秘人员的文档管理技能，只靠文秘人员的自觉性去学习是完全不够的。单位相关人员要加大对文秘人员文档管理能力的培训力度，尤其是当一些新技术出现时，单位要及时组织文秘人员进行培训，保障文秘人员在工作中能跟上时代的变化。

结束语：上文不但描述了文秘工作人员在日常工作中应该具有的工作意识，还对机关单位如何提高文秘工作人员的文档管理能力进行了分析。对于文秘人员自身而言要做好自己的本职工作，除了认真的工作态度之外还需要不断的学习。而机关单位也要加强对文秘人员文档管理技能的培训工作，才能保障工作效率的不断提升。

参考文献：

[1] 卢菲 . 浅论机关文秘人员的工作意识与文档管理 [J]. 东方企业文化 ，2018（S1）：82.

[2] 李龙 . 对提高办公室文秘人员素质的思考 [A]. 甘肃省铁道学会文秘档委员会 2006 年度综合学术研讨会论文集 [C].2006.

河南工程学院 451191