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组织高效会议的原则分析

2021-09-10伍波涛

科教创新与实践 2021年10期
关键词:组织形式

摘要:会议的根本是解决实际问题,低效会议即便能够解决问题所产生的额外成本也很高,唯有高效会议才能在最短时间内快速决策、最小成本下给出结果、最高执行力实施会议决策。然而高效会议如何组织困扰现代社会,为此深入探讨了组织高效会议的原则,希望对提高会议效率和品质具有参考和借鉴价值。

关键词:组织形式;高效会议;构建原则

中国式会议很难提高效率,往往是因为会议繁多、议题拖沓、领导一言堂,尤其很多会议中议不决、决不行、行无果,极大限制了会议效率的普遍提高。鉴于此,客观分析组织高效会议的原则就显得格外重要,即是保证会议顺利推进的要务,也是确保会议质量的前提。现做如下分析。

一、低效率会议普遍问题

1.1会繁多、议拖沓、一言堂

低效率的会议,最大特点就是会议数量之多,如同海量的繁杂信息毫无头绪。即便开会再多,也是无比拖沓,且多为领导一言堂。无论是会前、会中、会后,与会成员都基本无交流、无沟通、无议论。那么这样的会议即便做出决策结果,也很难表达集体意志,通常也很难做出正确的会议决策。

1.2议不决、决不行、行无果

也有很多会议,摒弃了领导一言堂的弊端,但是发言人数众多,各方议题观点不同,争论不休之下久久难以决策。即便开会数日最终投票完成决策,但执行力相对较低。那么会议决策无法形成高效的执行力,或者行动后无任何评判标准,各部门无任何反馈信息。行而无果不如不行,这样的会议决策也是无效的。

二、组织高效会议的基本原则

2.1明确核心主题,解决关键问题

组织一个高效的会议,必须明确核心主题。这个核心主题往往是组织内部當前最为关键的发展问题,如无法解决该问题则影响发展大局。核心主题与关键问题相当于会议主线,核心主题是中心点,向外可以扩展出诸多关键问题。组织会议前,明确核心主题后,需要依据各项关键问题的重要性依次排列。之后在开会时,先提出核心主题,然后再依据关联问题的重要性依次提出。可以认为,高效会议组织目标不在于开会本身,而致力于通过会议解决具体问题。因此,明确核心主题,解决关键问题,才是高效会议的首要原则,且决定了会议效率。

2.2确定唯一主持,精准会议流程

主持人是辅助会议顺利推进的关键,很多会议难以推进,总在某一处小问题上争论不休,就是因为会议主持人水平有限,没有实时推进会议流程。组织高效会议,必须提前精准校对会议流程,保证每一个议题都能在预期时间内完成讨论。既能够把控全局,又能够听取多方意见,才能够令会议顺利推进。而主持人便是执行者,提醒参会者发言时间和次序,提出下一项议题,引导参会者讨论,都是主持人需要完成的会议任务。很多企事业单位,往往会选择最大领导作为主持人,这样的人员配置形式才造成了领导一言堂的弊端。所以,主持人尽量不用第一领导,执行力较高的下属即可作为主持人,只要严格遵守会议流程即可,确保会议顺利推进。

2.3校准会议周期,锁定议题时限

通常情况下,会议时间越长,组织内部承担的会议成本越高。这其中包括了时间成本、人力成本、执行成本等等。提高会议效率,就必须缩短会议时间。但是很多发展问题并非一日决策,往往是动态发展过程中不断有新问题产生,又接连演化出更多联带问题。那么就需要校准会议周期,可以尽量与问题动态发展的频率重叠,再发现新问题产生时记录下来,在临近会议周期内提出。如果某一次会议通过讨论无法得出各方满意结论,则应当锁定议题时限,时限内无结果议题当顺延至下次会议。

对于一个高效的会议而言,必须提前约定四个关键时间点。其一,会议起止时间,可以提前到场,也可以留出稍许延时,但是总体会议时间的浮动性不能太大,否则会议效率难以提高。其二,与会人员的发言时间必须确定下来,超时必须打断发言,由下一人发言。其三,必须明确会议决策达成共识的具体时间,如期限内未达成共识,则转由下次会议决策,或直接投票决策。最后,必须确定一个标准的行动方案时间,也就是在得出会议决策后,必须有具体的执行方案,以及该执行方案的具体实施时间,确保会议决策能够顺利执行。

2.4讨论行动方案,而非问题本身

很多会议即便确定了议题时限,却很难在有限的时间内提出具体的解决方案。最为根本的问题就是会议始终在讨论问题本身,问题发生的时间、责任人、发生因素、最终后果等等,虽然也在议题范围之内,但是不提解决方案,会议效率始终难以提高。很多会议纠结于问题本身,往往是因为与会人员相互推卸责任,才限制了会议效率。鉴于此,可对具体责任人暂而不谈,只求解决方案。抓住有限的会议时间,争取提出至少三个针对同一问题的行动方案,做到行动决策有对比、有参考、有价值,才能从根本上提高会议效率。而最后与会人员,只要投票决策哪一项行动方案可行性更高即可,即便平票也可二次商议后再次投票。那么会议即便延时也不会太多,肯定能确定至少一个行动方案,确保会议决策具有执行力。

2.5关注会议结论,会后考察成果

无论大会小会,最终会议结论都要落实到执行层面上。那么会议本身的执行效果如何、执行方案是否可行,都有待后期考察。只要会议作出结论,议题便已经成为过去式,各部门必须坚决执行会议结论。会议中也需要选出执行方、检验方、第三方。检验方负责督促执行方实施会议结论,第三方负责监督执行方和检验方的实施成果。会议中也需要确定执行标准和验收标准,确保执行方实施会议决策有具体的参考标准,而检验方也根据该标准验收,第三方也参照该标准考察,形成多方合力之后,更有利于会议决策所得结论顺利实施,确保会后成果得到满意验收。

结论

综上所述,低效率会议普遍问题主要是会繁多、议拖沓、一言堂、议不决、决不行、行无果。为了进一步提高会议组织效率,建议明确核心主题,解决关键问题,确定唯一主持,精准会议流程,校准会议周期,锁定议题时限,讨论行动方案,而非问题本身,会议关注结论,会后考察成果。

参考文献:

[1]王峡.全流程无纸化会议系统——推动企事业会议信息化高效进行[J].数字通信世界,2020(12):113-114+20.

[2]张念利.“三张清单”促会议筹备更高效[J].秘书工作,2020(05):48-50.

[3]严长钧.“减负”背景下如何使会议更高效[J].秘书之友,2019(06):20-21.

作者简介:伍波涛(1972-01) ,男,汉族,籍贯:广东省 中山市,学历:本科,研究方向:高教研究专业 实习研究员

中山大学新华学院

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