浅议新时代教学秘书工作的变与不变

王艺潜

【摘要】教学秘书在加强教学管理、维持教学秩序、协调师生关系等方面承担着重要的责任，是高校工作中一个不可替代的职位。本文从教学秘书的职能出发，探讨新时代的教学秘书应该怎么做以及如何进行个人的提升。

【关键词】教学秘书;教学管理;创新

教学秘书作为高校教学工作中重要的一环，发挥着重要的辅助作用，尤其体现在处理教师任务与学生管理方面，教学秘书是高校工作中一个不可替代的职位。新时代的发展，为教学工作带来了新媒体技术，教学秘书也在这个过程中有了新的任务及要求，同时随着2017年教学质量国家标准的出台，对高校的教学工作提升提出了新的目标，相关教育部门对高校的教学工作进行了评估认定。因此在新时代新要求下，有必要对高校教学秘书的工作进行一些新的思考。

一、关于教学秘书的工作职能

1.对学校相关文件的通知

教学秘书在学院中的一项重要任务是接收学校相关部门的各项通知，需及时将有关任务传达给相应的教师以及学生。在传达的过程中，要力求信息的准确与及时，要将上级相关文件及会议精神进行传达，以保证学院的正常运行，达到学校的要求。例如一些常见的通知，教学任务的下发、四六级考试的通知、学校开学与放假的通知等，都需要教学秘书一字不落的详细传达，容不得一点疏忽与遗漏，这就对了教学秘书的工作能力提出了极大的挑战。教学秘书必须全力以赴的做好这项工作。

2.工作中的信息沟通

学校教务处与教师、学生不是直接进行接触的，师生们不论是获取信息还是提交相关课题与作业都是通过教学秘书进行中转，这就是师生间存在的距离，同样还有学院和学校之间的距离，教务处与师生之间的额距离，这都要求教学秘书来完成相互之间的信息交换和沟通。简单来说就比如，教师对学校和学院各类通知的疑问，学生对任课老师讲课的意见等，都需要由教学秘书进行整理报送，进而解决实际问题。

在新的形势下，教学秘书还要承担起和其他学院之间沟通的责任，随着高校招生规模不断扩大以及教学改革的持续深入，教学管理正在逐步向着信息化发展，教学手段也在向着现代化迈进，高校院系间的联系越来越密切，对于院系之间的合作和沟通也提出了更高的要求，教学秘书作为沟通和联系的桥梁的作用也变得更为突出。基于这样的形势，要求教学秘书在教学管理活动中主动与其他学院搞好协作关系，注重多方面互动与沟通，达到为学院注入新的动力，打开学院发展的新局面的作用。

3.配合主管领导处理日常工作

开学时，应与学校秘书处合作，检查教师班级教学情况和备课情况，制定导师制实施细则，在构建老师教学的主导以及学生的主体地位中做好协调工作，致力于促进学生综合能力和创新能力的全方位培养，致力于形成新型友好师生关系，最终使得学校办学水品及教育教学质量得以提升。组织老师听课，建立良好的听课机制，在经验丰富的优秀教师的帮助下，使得新进入教学课堂的教师能够快速形成自己的授课风格，上好每一堂课。

在学期中辅助领导就授课情况、讲座、竞赛以及学生评教方面作出期中教学检查，并将检查数据进行详细统计，最终形成书报告报送有关部门。虽然以上工作均是在主管领导的指挥中完成的，但是具体的工作却是由教务秘书去执行，由此可见，教务秘书的责任也是非常重大的。

4.日常档案管理工作

一切日常的教育管理工作都必须围绕教育活动的中心展开。它必须以课程为基础，既实用又勤奋，预定的设置应该没有遗漏和错误。

有四种主要类型的文件。第一，学业计划、教案、学业大纲、课时工作量等信息，为学院领导改进学业管理、确保学业管理顺利进行提供了基本依据。第二，教学日历、教学进度表、教学课表等，为学院领导提供日常教育信息，让上课、查课、安排教学活动更轻松。第三，学生名册、学生档案、学生成绩表等，为学院领导和教师提供所有学生材料，让教师充分了解学生课堂情况，更有效地根据教材进行教学，培养人。第四，过往的试卷、课程论文、毕业实习材料、毕业论文等，作为资料参考和本科教学评估的原始资料。

除此以外还有材料管理的其他方面，如品牌，专业建设特色;精品课程建设;教育、实验改革方案;教育成果奖励申报和审批;优先材料申报和审查;新专业申报;教育评价;教育改革、教育会议档案;中级教育检查;教育文件通知和备案;教育通知通知和備案等。

二、教学秘书工作中新变化

1.思维创新

教学秘书的工作繁杂且琐碎，高强度的工作压力容易使人懈怠，对工作产生消极应对，得过且过的心理状态，为了尽可能减少这种情况的出现，教学秘书要学会创新思维，用积极的态度去面对工作中的挑战，学会为自己设立目标与计划，然后将自己的目标和计划分段完成，以饱满的精神状态迎接工作中的每一次挑战。将自己的工作看做教学管理的重要组成部分，学会解决工作中学生、老师的问题，做学校管理部门与师生之间的润滑剂。此外，还要有团队合作意识，因为教学秘书工作的繁杂，仅靠个人是无法独立完成的，在工作中，要善于听取他人的意见，取长补短，能够在最短的时间里有效率的完成工作。

2.能力创新

在新时代，教学秘书面临着更多的挑战，为了做好工作，做到能力创新，不断提升自己的能力和工作方法，以便更好更快的完成自己的工作任务。要做到能力创新需要从以下几个方面着手去解决：第一、资料的搜集，资料是制定和完善工作计划的基础，有了资料做辅助，就可以在第一时间将其调出使用;第二、效率的提高，工作效率是检查工作状态的一个重要指标，所以需要不断的改进方法以提高效率，尤其是在学期伊始以及学期末的时候，需要充分发挥自己的主观能动性，将工作任务分清主次，有序提前完成。对于教学秘书的工作，许多人存在误解，会认为其无需专业技能，其实不然，面对繁杂琐碎的工作，教学秘书要懂得分层处理，建立有序的工作时间表，比如在学校相关文件的传达方面，就要求教学秘书把握时间效度，不能一股脑的把消息推向师生。

3.角色创新

教学秘书在高校管理中是一个很普通的岗位，如何将自己的工作角色进行创新，取得更佳的工作效果是新时代下教学秘书必须面对的一个的问题。很多人认为教学秘书知识一个传话筒，只需要做到传递信息就可以，这是长期以来对教学秘书这一工作的误解，为了改变这一现状，也为了加强教学秘书在工作岗位中的重要性，教学秘书要从个人实际情况出发，结合院校特色，学习教学秘书相关的专业知识，提升自己的工作能力，减少不必要的时间成本的花费，能够快速的解决在日常工作中遇到的突发情况。学会利用现在的新媒体技术，实现网络办公和管理，学校的一些信息的发布，学生对老师课堂的建议都可以借助网络这一途径来实现。

结语

教学秘书工作不应只是一个“传话筒”，其作用更多应该是“粘合剂”，需要明确自己的岗位职责同时还要在日常工作中积累经验不断进步，更好的为高校教学管理奉献力量。在面对新时代、新科技、新领域的高校教学工作，教务秘书要起到政策上传下达的“中转站”，做好高教工作的“对接口”，为高校工作的完成做灵活变通的“润滑剂”。

在工作中不断探索，努寻找工作规律和工作方法，不断地总结经验，从而全面地提高自己的综合素质。在稳定教学秩序、深化教学改革、提高教学质量、服务师生、全面推进学校发展中发挥出应有的积极作用。

参考文献：

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[2]曹铁珍.对教学秘书工作的理解与思考[J].科技创新导报，2010（07）.

[3]王怀旭.新时代高校教学秘书队伍建设：特点、问题及对策[J].科教文汇（下旬刊），2019（03）.