提高基层单位档案管理效能的路径研究

李德坤

摘要：众所周知，基层单位的档案管理是整个档案工作的基础，同时也是国家档案中不可或缺的一部分，基层单位档案收集、整理水平的高低直接关系到有关部门是否高效利用档案，最大限度地发挥档案信息的价值，助推社会的稳健长远发展。因此，基层单位一定要认识到做好基层档案管理工作的重要性，并立足于实际，不断加强基层单位档案管理，从整体上促使基层单位档案管理效能提升。

关键词：提高;基层单位;档案管理效能;路径研究

中图分类号：A 文献标识码：A 文章编号：（2021）-15-130

引言

目前，我国档案管理工作在新时期背景下出现了巨大变化，呈现出档案资源数据日益丰富、档案信息愈加多元化的特征，加之计算机技术、网络技术的快速发展，传统的档案管理工作理念、方式、方法、管理制度逐渐暴露出越来越多的问题，难以顺应新时期的发展需求。在此形势下，改革创新档案管理工作刻不容缓。因此，研究新时期的档案管理工作十分必要，是摆在我国各地、各级档案机构面前的重要任务。

一、提高基层单位档案管理效能的重要性

第一，当前我们正处在“双创”的社会宏观背景下，如何超越或突破传统档案管理模式是摆在基层单位档案工作面前亟待解决的问题。在新时期，要想提高基层单位管理效能，就要坚持与时俱进，构建科学、现代的档案管理架构，摆脱传统档案管理理念或是档案管理系统的制约，通过科学的收集、保管档案信息，以便最大化地发挥档案的价值，从整体上促使档案管理工作水平和效率提升，为相关单位的稳健长远发展提供强有力的保障。第二，有助于提高档案资源的利用效率。在新时期，想要提高档案管理效能，相关单位要投入人力物力，引入先进技术和管理方式。与此同时，档案管理人员要与时俱进，加强学习，强化专业知识，充分利用信息技术，科学有序地对档案资料进行收集、整理、编制、存储。便于在使用档案的时候，快速及时找到档案信息资料，提高相关工作人员查找档案的主动性，从整体上促使档案利用效率提高。

二、提高基层单位档案管理效能的路径

（一）严把档案形成环节，规范档案管理工作

众所周知，档案的形成会经历几个环节，这些环节能否高效地完善在很大程度上关系到档案的价值和质量。基于此，要求基层单位严格每个环节，科学、规范地管理档案，促使档案质量提升。基层单位需做好以下几点：一是严格把好档案收集关。在档案管理中档案收集是关键，倘若档案管理人员档案收集材料不齐全、质量低，自然无法做好后续的档案管理工作。对此，档案管理人员需严格根据我国的法律法规，定期收集档案，针对部分不符合相关要求或是标准的档案，一定要严格根据相关标准或要求来处理。一般来说，基层档案主要包含了音频、视频、业务等诸多类型的档案，所以我们必须要明确每一个环节档案管理人员的工作职责，将责任落到实处。二是基层单位需严把档案整理关，将一些杂乱无章的档案进行整理，档案管理人员在这个过程中需要将收集来的档案进行分类、排列、组合、存储、编号，形成卷宗。上述这个过程是档案形成的关键环节，所以档案管理人员要正确把握档案特征，根据特征进行分类整理。与此同时，还必须要了解不同档案之间的区别和联系，此外还要了解档案的价值，存储方式，以便为后期的档案利用或是保管奠定良好基础。三是基层单位立足于实际构建档案整理具体标准，在这过程中，档案管理人员一定要认真整理档案，注意档案的完整性和“去伪”性，通过这样的举措，最大限度确保档案的完整性，便于在之后的利用中最大限度地发挥档案的价值意义。四是严把档案存放关，储存档案主要是基于前期档案收集、整理上分类存储档案，通常情况下，基层单位档案都存放在档案库房中，为了防止或是规避档案损坏，基层档案要根据相关规定或标准使用指定档案盒，同时制定好目录、做好标签。针对一些重要且特殊的档案，档案管理人员还要在档案盒的侧面做好标记，通过这样的方式，在档案盒上面清晰反映档案资料，便于档案管理人员查找。

（二）引入现代化档案管理模式

传统的依赖于手工操作的档案管理办法已经落后于时代发展，其不仅会由于操作失误影响档案资料的准确性，还会因档案检索不便而降低档案资料的利用效率。为此，基层单位档案管理人员要利用计算机技术优化档案资料的收集、录入、整理、打印、检索等各项步骤。这就需要档案管理人员养成边操作、边学习的好习惯，跟随档案管理信息化变革的步伐使自身成长为具备互联网信息化技术的优秀应用型人才。此外，现代化信息技术的引入也推动了档案整理归档过程的迭代，由传统手工操作走向电脑操控，从而极大地提升了档案管理工作的规范化程度。

（三）需要全面提高档案管理人员的专业能力

基层单位的档案管理工作需要配备专业的管理人员，对于基层单位而言，只有认真做好专业化人才的管理，才可以在最大程度上发挥档案管理的最大作用，才可以实现档案管理可持续化发展。为此，首先需要做好档案管理人员的培训，不仅仅需要认真做好专业知识的教育，还需要培养档案管理人员的责任感。通过上述方式，可以更好地培养每一位档案管理人员自身端正的态度，以高标准的要求进行工作，同时，也能够不断地丰富自身的知识，在日常工作中，使用更加现代化的手段进行档案管理。

结束语

总之，在基层单位管理中，档案管理非常重要，因此，基层单位一定要认识到这项工作的重要性，从而积极转变管理观念，深化檔案管理意识、严把档案形成环节，加强人才队伍建设，提高人员综合素养，做好基层单位档案管理工作，从整体上提高基层单位档案管理效能，助推基层单位稳健长远发展。

参考文献

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[3]宋晓云.新形势下如何做好基层单位档案管理工作[J].办公室业务，2019（18）：124+151.

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