国有企业人事档案管理工作的要求探究

彭钦钦

摘要：在企业之中，人事档案主要负责人才的信息记录，因此也是他人获取人员信息的基本来源。企业为了能够做到合理用人，当前自然需要提高对人事档案管理的重视度，处理好其中存在的各方面问题，加强人力资源开发。本篇文章主要描述了国有企业人事档案管理存在的不足，并对于加强档案管理的方法发表一些个人的观点和看法。

关键词：国有企业;人事档案;管理工作;基本要求

引言：对于人事档案而言，其属于人才信息记录的基本途径。企业为了能够全方位考察一名员工，基本上都会将人事档案作为参照。因此，人事档案管理的工作就十分重要。早期在进行管理时，由于多方面因素存在，导致诸多问题产生，使得管理效果未能达到预期。因此，当前企业的工作人员就要转变态度，从问题入手，逐步改进，进而充分发挥人事档案的价值。

一、国有企业人事档案管理存在的不足

（一）未能体现人事档案管理的价值

人事档案管理本身属于幕后工作的一种，其价值很难直观地展现出来，因此通常不会得到人们的重视。在许多国有企业之中，相关管理者对于人事档案管理的认知产生了偏差，单纯觉得其就是内容记录和保存而已，对企业的发展没有任何帮助。时间一长，这些管理者就开始对档案管理有所忽视，在日常会议中，也不会对相关内容进行提及，从而使得档案管理最终变得流于形式，很难取得成效[1]。

（二）管理力度不够

伴随时代的发展，我国国有企业也取得了较大发展。但同时内部人员流动也较为频繁，公司档案管理工作的人员，有时还要兼任其他工作，并未做到全身心投入，也没有经过相关知识学习，对于档案馆来的要求、归档方式、整理方案、装订都未能做到全面了解。在归档的时候，也只是将所有员工的资料收集起来，堆在一边。如此一来，人事档案的价值就很难发挥出来，影响企业工作的开展。

（三）整理和收集力度不够

在部分国有企业之中，内部人事档案管理的效果并未达到要求。诸如，档案袋出现破损;部分人员的材料残缺不全;材料并未进行规范整理，规格不够统一。之所以会有这种情况，主要原因便是整理和收集的方法不够合理。

（四）制作方式不满足要求

基于人事档案管理的内容可以得知，普遍档案采用的都是A4纸张，无论是大于还是小于这一规格的材料，都要进行技术加工。因此，这就对档案的制作规范提出了非常高的要求。企业必须针对档案盒、档案柜予以全面升级。但是，由于档案管理工作并未得到重视，使得相关设备的配置并不到位，导致工作的正常推进受到了诸多影响。

二、加强国有企业人事档案管理的方法

（一）领导人员提高重视

企业内部的组织领导理应具有较强的档案意识，明白人事档案管理的意义所在，加强管理，将其纳入到议事日程之中。定期听取汇报，解决其中出现的各方面问题;对工作内容予以深入研究，合理部署，制定短期以及长期的处理方案，保证所有内容都能得到全面落实;建立一个档案管理领导小组，定期对档案管理活动予以全面检查，作出指导，但凡发现任何问题，都要及时予以解决;对于所有一线员工都要予以关心，了解其工作情况、学习状况、日常生活，每当其完成了特定的任务，都要对其表现予以认可，以此使得档案工作的效率得到提升。

（二）注重档案管理设施投入

管理部门需要在内部做出呼吁，要求各个部门的管理者都要对人事档案管理提供帮助，积极配合其日常工作。同时还要增加资金成本投入，对于已经使用时间较长的计算机设备，必须予以更换。所有经费都要纳入在财务计划列表里面，确保其能够有效落实，而不是单纯停留于纸面;在库房里面，必须设置空调，合理配置去湿以及灭火设备;每隔一段时间，都要檢查库房内部防火、防盗、防潮等安全措施，若存在不足之处，必须及时整改;档案库房、阅档室以及人员办公室，必须完全分开[2]。

（三）注重人员培养

在人事部门里面，必须单独设置专职管理人员，以此确保人事档案管理工作的开展具有长效性特点，促使管理质量不断提高;持续提升管理人员的基本素养，定期对其展开培训，让其学习相关政策内容，扎实基础，更新个人理念，懂得如何使用新技术处理眼前的工作;由于档案管理具有较强的政策性和业务性特点，既要为各个部门服务，同时所有重要信息又不能感慨，因此还要加强档案管理者的基本素养，确保其时刻秉持良好的基本原则，按照规定要求执行工作任务，绝对不能有任何徇私舞弊的情况出现。

（四）完善管理制度

对人事档案管理工作而言，涉及的内容有很多，极为琐碎。若内部缺少相应的制度，对员工们的行为予以约束，自然会导致各项工作的开展受到影响。因此，当前就需要基于现有的归档制度，参照企业内部工作开展的情况，对管理鉴别归档制度予以更新，合理设置转递制度以及保密制度，从而逐步打造一个更具完整性的制度体系，健全体制机制，提升权威性价值。这样一来，无论是资料收集还是归档，都不会出现丢失、积压的情况，从客观角度出发，将事实情况全部反映出来，进而将人事档案的所有价值展现出来。

（五）做好档案收集

对于档案管理人员来说，理应提高对资料收集的时效性的重视，对其完成鉴别之后，再予以归档。若发现材料不满足归档要求，必须及时予以处理，而如果材料的手续不全，则需要退回，让材料部门立刻补办，保证其足够完整，各项手续十分完备，使得档案管理更具权威性和真实性。对档案工作开展来说，收集一直都是其中的基础内容。伴随我国体制的改革，企业各项工作的内容也变得十分复杂，使得需要入档的资料也有所增加，进而给收集工作带来了新的要求[3]。

三、结束语

综上所述，在这些年之中，我国人事制度有所改革，不但给档案事业带来了诸多挑战，同时也提供了诸多机遇。因此，档案管理人员就要深入分析，把握其中的问题所在，基于人才的实际情况，采取一些针对性措施，有效处理其中的问题。如此一来，企业各项工作的开展都会顺利进行，自身也能取得更好的发展。

参考文献：

[1]仲杰.新形势下国有企业人事档案管理工作研究[J].办公室业务，2019，000（021）：139，141.

[2]莫雪雅.国有企业人事档案管理的现状问题和对策研究[J].就业与保障，2020，No.243（01）：176-177.

[3]刘云晖.关于国有企业干部人事档案管理体制改革问题的探讨[J].山西农经（8期）：99-99.