档案管理中电子档案管理建议

黄蕊

摘要：在新时代高度发展的电子信息技术影响下，档案管理工作发生了巨大改变，传统的纸质档案管理向着以信息化为基础的电子档案管理方向发展，不仅大大提升了档案管理工作的效率和质量，也使传统档案管理中纸质档案保护工作困难情况得以改善。但是由于我国电子档案管理事业处于起步阶段，在电子档案管理中存在着一些现实问题，给电子档案管理工作的发展带来了不利影响。本文主要是针对当前档案管理过程中，电子档案管理情况进行讨论，并且分析在单位中利用电子档案管理所存在的优势，并且分析电子档案管理存在的缺陷与不足，随后提出个人意见。

关键词：档案管理;电子档案管理;优势;存在问题;建议

中图分类号：A 文献标识码：A 文章编号：（2021）-24-261

电子档案顾名思义就是将纸质上重要信息利用数字化方式进行储存，与纸质档案相比，电子档案有着得天独厚的优势。比如可以利用计算机硬盘储存数据，占据较小的空间，并且也容易保存。在整理与查阅过程中可以降低工作量，同时也能方转档与提存。但是因为电子档案也会存在相应的漏洞，需要不断提高管理质量，以此更好地对文书进行管理。

1利用电子档案管理存在的优势

1.1节约成本

传统的纸质档案在管理过程中存在巨大缺陷，比如在管理过程中需要投入大量的人才与资金，对档案的采集、编制、出版、印刷等等都容易受到外界因素影响。除此之外，在保存档案时也容易受到天气与环境因素影响，继而出现不同程度损坏情况。当纸质档案出现损坏后，必须对其进行重建或者修复，而在这时又需要投入大量资金，造成资源浪费情况。电子档案隶属于数字化信息一部分，只需要在使用中进行低成本投入，就能拥有十分规范化且完全化的档案管理系统。

1.2提高工作质量

在传统档案管理工作中，主要档案管理都是需要手工去完成的，而在书写时则容易出现错误，特别是查缺补漏或者查阅资料非常麻烦，不仅具有较大工作量，同时也会不断降低管理人员工作效率。如果后期需要对已经存档的档案再次进行补充或者完善，也会耗费较大的人力。电子档案可以利用计算机软件对各类档案进行数字化编排与管理，使得信息修改与输入更加方便，同时也能实现随时随地整理的目的，可以将信息化整为零，也同时也能提高工作效率。除此之外，电子档案可以有效突破地域所带来的限制，在异地也可以调阅或者转档，提高工作效率。

1.3储存安全

与纸质档案相比，电子档案并不会受到天气因素，人为因素，环境因素等影响，因此可知电子档案在管理过程中更加稳定。在储存时只需要将电子档案存储在固定硬盘中，因此具有较高的安全系数。而对于传统文书档案进行管理时，只要在借阅或者调档工作，就有可能出现档案信息保密性被破坏情况，电子档案的出现可以完全符合保密性要求，在借阅过程中，需要输入关键词就可以快速且准确的找到资料，保证其他档案内容也不会被泄露。

2电子档案管理存在的问题

2.1存在安全隐患

因为计算机系统存在安全隐患，而电子档案主要依靠計算机技术，因此在处理时容易出现其他问题，比如计算机具备较弱的防护功能时，如果被不法分子入侵系统或者窃听信息，就会导致整个档案面临被泄露风险。在日常生活中，我们就常常能够遇见病毒入侵事件。而大多数事业单位计算系统都缺乏安全防护，电子档案管理系统也十分的老化，再加上在保存过程中未能具备防范意识，就会出现电子档案管理安全问题发生。

2.2管理部门监管不力

与纸质档案管理相比，电子档案对管理人员提出更高要求，作为管理人员，不仅需要具备专业的业务能力与专业知识，同时还需要有较高道德素养，从当前管理情况来看，大多管理人员综合素质较低，而档案管理局也未能对管理人员建立相应的考核制度与审查机制，导致缺乏较高的管理水平。除此之外，在开展管理工作时，也存在安排不合理等情况，而工作人员因为工作量较大，未能有充足的时间去提高自身的专业素养。

3关于电子档案管理相关建议

3.1加大安全建设力度

在电子档案管理过程中，其安全性会直接影响到档案管理的质量，因此必须加大安全性投入，提高安全性。从档案管理的软件和硬件两个方面共同实行，可以利用防护功能升级措施或者设置访客协定，并且还需要在固定时间段内对系统进行升级，对安全漏洞进行修补，定期体检等，以此可以最大的保证电子档案系统安全性，保证答案不会被泄露。重视硬件软件，强化安全建设。与传统纸质档案相比，电子档案对环境的要求并不是太高。在保存过程中，只需要U盘、微盘等电子产品，就可以将档案进行保存，并且方便携带，但是针对这一情况，需要制定相应的信息化建设标准，通过上级领导与资金支持，使得我国电子信息化管理建设更加顺利。

3.2实施人才战略

在关于电子档案管理过程中，对管理人员提出更高要求，特别是专业技能与专业素质方面。目前为了使得我国电子档案管理工作更好的进行，必须引进大量的高素质人才，并且定期对人员管理能力进行考察。比如思想素质、专业技能、业务能力等，是否都能满足管理要求。与此同时，还需要建立专业的维护团队，保证档案管理的安全性。

3.3完善管理制度

电子档案属于新时代的产物，它顺着计算机技术的发展而逐渐出现。所以，传统的管理理念与管理制度已经难以满足现代需求，因此需要对管理部门工作进行调整与诚信安排，明确不同岗位所包含的工作职责，并且根据单位内部情况建立严格的考察机制。除此之外，还需要根据我国所出台的各种规定与要求，制定出一套符合自己单位的管理档案方法，以此提高档案管理的有效性。

3.4构建严格管理机制

在对电子档案进行归档以后，必须根据单位具体情况设置一套严格保密机制，以此保证档案管理安全性。在这个过程中需要做到以下几点：一是对容易储存的载体进行质量把关;二是将整个储存条件更加规范化，将档案保管远离有害气体、强磁场环境，以此构建更加适合光介质与磁介质储存的环境。不仅如此还需要把握档案管理环境的湿度与温度。三是对计算机进行定期检查，保证计算机不带有病毒，将载体放在保护状态下。通过上述几点，都能够保证单位档案在一个安全环境下，以此提高档案管理的有效性。

4结束语

综上所述，各单位目前关于档案管理工作都面临着改革，这也成为保证档案工作更好发展的必要趋势。为了提高本单位档案管理的效率，必须建立完善的电子档案管理机制，建立安全管理模式。本文主要是对当前电子档案的现状提出了改进策略，希望能够有效提升我国档案管理的效率以及技术水平。

参考文献

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[2]苏建华.新形势下电子档案管理存在的问题及对策研究[J].办公室业务，2017（24）：125.