浅析干部人事档案数字化处理外包的利弊及建议

邓晓燕

摘要：干部人事档案是国家档案的重要组织部分，是干部人事工作的重要依据。推行干部人事档案数字化处理，可以极大程度地提高人事档案管理的工作效率和管理水平。笔者多年从事干部人事档案管理工作，独立完成了两次干部人事档案数字化处理外包项目。通过分析干部人事档案数字化外包的优势和弊端，提出了合理化建议，为干部人事档案信息化建设提供了理论参考。

关键词：干部人事档案;数字化;外包;利弊;建议

干部人事档案也称干部档案，是档案中的一类，但又不等同于一般的档案，有着现实性、真实性、完整性、动态性、涉密性等自身特点，它是国家档案的重要组织部分，是干部人事工作的重要依据[1]。在党和国家的高度重视下，我国的干部人事档案工作在规范化、制度化、科学化发展上取得一定进展。利用电子计算机技术广泛运用为核心的干部人事档案信息化是科学化发展的重要组成部份。

干部人事档案信息化建设主要包括以下部份：档案基础设施建设、档案管理应用系统建设、档案信息资源建设、档案信息化标准规范建设、档案信息安全保障体系建设[2]。档案数字化是目前档案信息化建设的重要内容之一，随着档案数字化工作迅速发展，档案数字化的规模不断扩大，档案数字化加工市场已经逐渐形成。

1.干部人事档案数字化的重要性和要求

当今社会的发展趋势是智能化、现代化，各地相继提出 “智慧城市”的发展战略，组织工作信息化是“智慧政府”的重要组成部分，推行干部人事档案数字化处理，可以极大程度地提高人事档案管理的工作效率和管理水平，充分发挥数字化档案的共享性和复用性，减少原始档案损毁的可能性，有利于干部档案的长久保存。

干部人事档案数字化处理，包括三个步骤，首先是数字化前处理，主要是按照《干部档案整理工作细则》和有规定的要求收集整理好干部纸质档案，确定扫描页、编制页号、拆除装订物、技术修复破损和影响扫描质量的档案[3]。其次是档案扫描或信息采集，主要是使用扫描工具将每一页纸质档案转换为复制件图像，再使用干部档案信息化管理系统进行建目录、导入、高清转换和图像处理等操作，使数字图像效果最接近档案原貌。最后一步是数字化成果验收与移交。最终形成一本与纸质档案完全一致的复制件数字档案。

2.干部人事档案和干部档案管理人员的现状

根据干部管理权限，干部人事档案多保管于市、县（区）委组织部以及各市级主管部门。各部门在管干部人事档案数量受内设机构和下属单位影响，数量差别很大。以四川省某市干部档案管理中心、市级行政主管部门A单位和B单位为例，干部档案管理中心在管副县级以上干部人事档案800余册，A单位在管干部人事档案119册，B单位在管人事档案45册。除干部档案管理中心配备了1名专职档案管理员外，A单位和B单位的干部人事档案均为组织人事科的同志兼职管理，A单位兼职管理人员2人，B单位兼职管理人员1人。兼职的干部人事档案人员除负责本单位在管干部人事档案的收集、审核、整理外，还承担了组织人事科的其它工作。

3.干部人事档案数字化处理外包的原因及优势

干部人事档案数字化的工作繁琐且图像质量处理要求较高，随着干部人事档案的规范化收集管理，形成的干部人事档案材料数量较多，全日制本科毕业担任正科级领导职务的公务员，平均档案材料在350页以上，事业单位专业技术人员，因有职称评审材料，平均档案材料在400页以上，数字化加工工作量巨大。各单位现有的档案人员因大多数为兼职且不熟悉操作，所形成的数字化干部档案质量较差，达不到數字化的要求。因此将档案数字化外包给专业公司，可以在短时间内高质量完成数字化加工工作。针对较多单位干部人事档案人员为兼职的这一现状，外包数字化处理与自行数字化处理相比较，工作效率更高且质量更好。

4.档案数字化处理外包处理的缺点

4.1保密性高要求

干部人事档案属于党和国家的秘密，根据干部的不同职级，干部人事档案划分为绝密级、机密级、秘密级和工作秘密四个等级。工作中常见的省部级以下管理的干部人事档案，未经批准不得公开的内容属于工作秘密。因此，在数字化处理外包时，需选择有数字化加工相关涉密资质的公司，并做好安全保密控制。

4.2缺乏专业的干部档案审核知识

干部人事档案在数字化前处理环节中，特别是在职务任免材料、工资材料、学籍材料、入党团材料、惩处材料等与干部成长密切相关的材料审核上，均有严格的审核要求，这是一项政策性和延续性较强的工作，容易出现漏审错审的现象，需要档案审核人员有专业的干部档案审核知识。外包公司作为私营企业，人员流动性较大，在政策的理解程度和审核质量上有所欠缺。

4.3数字化质量参差不齐

因时间紧，工作量大，外包公司多分为纸质档案整理、扫描录入、数字化验收等多个专项小组流水作业的形式开展工作，这种模式可以快速完成数字化处理，但是在数字化验收的时候，会出现漏扫描、未转化高清、材料排序错误、高清件印章不全等问题。据笔者分析，操作失误是一个因素，另一因素是对所处理的干部档案材料信息不熟悉，以致在高清件编件、处理时未能及时发现错误。数字化加工质量的参差不齐，会导致多次进行验收检查和返工，一方面人事档案管理单位需投入大量人力进行复检，另一方面也导致外包公司的人工成本增加。

4.4过分依赖外包公司

干部档案数字化是一个长期性的工作任务，也是档案工作人员信息化素质的提升，干部人事档案每年固定会形成年度考核、工资审批等材料，如档案管理人员过分依赖外包公司，不会使用信息化设备操作和干部人事档案管理软件使用，则难以完成干部人事档案新增材料的数字化处理录入归档工作，不利于档案人员的档案信息化素质的提高，在某种程度上降低了现有档案管理人员的业务水平。

4.5经费较高

使用专业公司外包干部人事档案数字化工作，每册价格在200-300元不等，如该册档案未按照《干部档案操作规程》进行整理过，则费用会更高。市级行政主管部门A单位，2019年对已整理过的119册人事档案进行数字化处理外包时的费用为39800元。市级行政主管部门B单位2020年对已整理过的5册人事档案进行数字化处理外包时的费用为1400元。对于经费紧张的单位来说，采用外包加工有一定的经济压力。

5.相关建议

5.1档案管理部门做好安全管理

档案管理部门要加强外包过程中的安全管理，建立监管机制，对数字化服务机构的保密、安全措施落实情况进行监管，使用专门场所用于数字化加工，所使用的计算机、存储介质必须做到与外网物理隔绝[4]。做好移交档案的清点和登记，在数字化后要及时进行验收，同时对移交的档案进行清理和检查，避免出现丢失和损坏。对数字化加工完成后形成的数据做好维护和整理并及时加密，定期对数据进行备份，以防止数据丢失、破坏。

5.2配備专职档案人员，加强技术操作和业务培训。

有条件的单位应配备专职档案管理人员，无条件的单位应做到档案管理人员相对固定。除加强档案人员在干部选拔、调资、职称考评等方面的学习以提高干部人事档案审核质量外，还需加大数字化处理的技术操作学习，档案管理人员在丰富的工作经验且熟悉纸质档案原件的基础上，通过熟练操作扫描和干部人事档案管理软件，达到自主进行干部档案数字化处理要求，可不再依赖于外包公司，节约的外包费用可以用于单位其它建设。

5.3加强外包公司的规范管理

严格执行《档案数字化外包安全管理规范》规定，选择业务范围里有数字化加工且有涉密资质的公司，通过签订外包协议和保密协议，就外包过程中的公司的职责和任务进行约束。督促外包公司加强对外包人员档案安全培训、保密培训、风险意识教育和责任意识教育和纪律管理，杜绝在数字化处理中发生泄密、档案损坏和丢失事件的发生[4]。

5.4档案外包分类化

针对在管干部人事档案的数量较多，难以在规定时限内完成数字化工作的单位，但从安全和保密角度出发对干部人事档案外包有所顾虑的单位，可以采用档案分类化外包。

6.结语

用科学化的手段做好干部档案管理工作，是干部档案工作的需要，也是干部档案信息规范化的需要。在进行干部人事档案信息化建设中，由于干部人事档案的特殊性，采取什么方式进行数字化整理工作，仍是一个需要长期探讨的问题。因干部人事档案是动态管理，且判断依据会随着干部管理的规范化而变化，如何科学、合理、合规地做好干部人事档案信息化管理，有待从事干部人事档案工作的工作人员通过大量实践和长期的工作经验提出合理的建议和意见。

参考文献：

[1]方德生，《干部人事档案工作理论与实践》，光明日报出版社 ，2015年版

[2]《机关档案管理》，2020年版，国家档案局档案馆（室）业务指导司

[3]《档案信息化建设》，2017年版，四川省档案局

[4]《国家档案局办公室关于印发<档案数字化外包安全管理规范>的通知》，档办发〔2014〕7号