Excel在小学田径运动会报名表中半自动化应用探究

陈善天

根据学校田径运动会的实际需要，利用Excel设计报下拉菜单式参赛报名表，通过函数公式设计自动检验功能，实现即时统计和显示：报名人数多少、运动单项的多报、错报、漏报、运动员重复报名、运动员根据班号自动编号等信息，方便进行校对与纠正，提高报名的准确性。

1前言

在小学田径运动会中，报名表是运动会编排中的重要环节之一，报名表的正确率决定后期工作的进度及工作量。在许多运动会组织中，检查报名表往往是靠人工逐一去检查，是最费时间的，也是最容易出现错误的。

本人利用Excel的函数公式先设计好报名表，填报者只需要点击鼠标，选择相应的信息和比赛项目，报名表就会自动检验信息是否符合比赛规程，大大减少人工逐一校对的工作量;同时也能及时发现错误，迅速纠正错误，从而达到半自动化效果，切实提高工作效率。

2 研究与方法

2.1 Excel 软件版本的选择

本研究采用是的 Microsoft Excel 2007 软件版本。

2.2 创建适合比赛的报名表（以六年级为例，其他年级如此类推）

根据比赛的实际需要，设计空白的报名表表格，设计了三个区：参赛信息区、信息检验区、班级名称区。如图1所示

2.3 创建参赛信息赛的下拉菜单选项

利用Excel内置的“数据有效性”来创建下拉菜单。

第1步：①用鼠标选取项目1、项目2的单元格E3：F23;②单击“数据”选项卡;③在“数据有效性”组中单击“数据有效性”按钮。

第2步：打开“数据有效性”对话框，①在“设置”选项卡“允许”下拉表框选择“序列”;②单击“来源（s）”图标    。

第3步：①用鼠标选取单元格j3：j8;②单击图标    。

第4步：回到“数据有效性”对话框，①查看“来源（s）”显示“=$J$3：$J$8”;②单击“确定”按钮。

2.4 输入函数公式到信息检验区（以每单项最多可报男女各2人为例）

第1步：①把输入法切换到英文半角状态下，在K3单元格中输入“=SUM（COUNTIFS（$C：$C，"男"，$E：$E，$J3），COUNTIFS（$C：$C，"男"，$F：$F，$J3））”后按回车键（“”不用输入，下面操作如同）。

第2步：①在L3单元格中输入“=IF（K3=2，"报名正确"，IF（K3=1，"少报1人"，IF（K3=0，"少报2人"，IF（K3=3，"多报1人"，IF（K3=4，"多报2人"，IF（K3=5，"多报3人"））））））”后按回车键。

第3步：①在M3单元格中输入“=SUM（COUNTIFS（$C：$C，"女"，$E：$E，$J3），COUNTIFS（$C：$C，"女"，$F：$F，$J3）））”后按回车键。

第4步：①在N3单元格中输入“=IF（M3=2，"报名正确"，IF（M3=1，"少报1人"，IF（M3=0，"少报2人"，IF（M3=3，"多報1人"，IF（M3=4，"多报2人"，IF（M3=5，"多报3人"））））））”后按回车键。

第5步：①用鼠标选取单元格K3：N3;②按按住鼠标左键不放向下拖动填充，最终效果如图2所示。

2.5 增加信息检验区多报人数自动变颜色警示

利用“条件格式”改变统计出来错误参赛信息的字体颜色，区分与正确信息的差别。

2.5.1 男子人数（以每单项最多可报男女各2人为例）

第1步：①用鼠标选单元格K3：K8;②单击“开始”选项卡;③在“条件格式”组中单击“新建规则”按钮。

第2步：打开“新建格式规则”对话框，①鼠标单击“只为包含以下内容的单元格设置格式”选项;②在“只为满足以下条件的单元格设置格式”中分别选择“单元格值”;③继续下一项选择“大于或等于”;④在最右侧空白处输入“3”（意思是等于或大于3人以上就为报名错误）;⑤鼠标单击“格式（F）…”按钮。

第3步：打开“设置单元格格式”对话框，①在“字形”选项中选择“加粗倾斜”②在“颜色”选项中选择③“红色”;④按“确定”按钮返回上一级菜单。

第4步：返回“新建格式规则”对话框，①按“确定”按钮返回上一级菜单。操作第5步：①此时，等于或大于3人以上的数字的字体变成加粗倾斜体，颜色由原来的黑色变成红色。最终效果如图3所示

2.5.2 男子汇总（以每单项最多可报男女各2人为例）

第1步：①用鼠标选单元格l3：l8;②单击“开始”选项卡;③在“条件格式”组中单击“新建规则”按钮。第2步：打开“新建格式规则”对话框，①鼠标单击“只为包含以下内容的单元格设置格式”选项;②在“只为满足以下条件的单元格设置格式”中分别选择“特定文本”;③继续下一项选择“包含”;④在最右侧空白处输入“多报”（意思是只要含有“多报”二字的同一单元格信息）;⑤鼠标单击“格式”按钮。

第3步：打开“设置单元格格式”对话框，①在“字形”选项中选择“加粗倾斜”②在“颜色”选项中选择③“红色”;④按“确定”按钮返回上一级菜单。

第4步：返回“新建格式规则”对话框，①按“确定”按钮返回上一级菜单。

第5步：①此时，等于或大于3人以上的数字的字体变成加粗倾斜体，颜色由原来的黑色变成红色。最终效果如图4所示。

2.5.3 女子人数

把开始选择的单元格由K3：K8改为M3：M8，其他操作步骤如同2.5.1 男子人数。

2.5.4 女子汇总

把开始选择的单元格由L3：L8改为N3：N8，其他操作步骤如同2.5.2 男子汇总。

2.6 完善表格

为了让报名者更清楚了解报名表的情况，可①添加报名说明和②规定填写的区域，让报名者一目了然。因为此操作比较简单，就不一一讲述，最终效果如图5所示。

3 结论与建议

本方法通过多次区级、街道和学校等田径运动会中实际运用中检验，发现比以前更轻松入手、正确率高、省时省力等特点。

在实际运用中笔者提出以下建议：

（1）可根据不同的编排软件的报名表，创建适合自己运用的表格。

（2）如果全校的比赛项目一样，就用一张表格发给报名者填写;如果每个年级的项目不一样，最好每个年级一张表，不然会有可能造成报名者的困扰而报错数据，给接下来的工作增加负担。

（3）发布的报名表，最好是把公式隐藏起来，以防有时因不小心修改了公式的参数而造成检验数据出错。

（作者单位：广东省深圳市宝安区西乡小学）