基层事业单位档案管理现代化实现路径分析

孙林

摘要：现如今，基层事业单位也加快了建设和发展的脚步，办公设备更新换代，追求更高的工作效率。随着计算机的普及，传统的档案管理模式逐渐被现代化管理所取代，获得了更多的便利。但是，彻底实现档案管理现代化还需要做出更多努力，摸索出细致化的路径。本文从基层事业单位的角度出发，分析了档案管理现代化的要求以及实现档案管理现代化的路径。

关键词：基层事业单位;档案管理;现代化

引言：

档案管理是事业单位中一项基础性的工作，是开展其它各项工作的保障。由于事业单位的工作内容缺少多变性，基础性的档案资料较多，且不断累积，工作量也会持续增加，因而产生了高效管理的需求，唯有利用现代化设备与信息技术才能满足档案管理的需求。

1档案管理现代化的基本要求

1.1档案管理无纸化

如今的档案资料已经较少以纸质资料的形态呈现，多为数字化资料，以文字、图片、视频等多种形式存在，内容丰富。用数字资料代替纸质资料，增加了档案的存储空间，不必担心紙质资料在保存过程中常见的损坏、丢失、占用过多空间等问题。档案管理的现代化发展将促使纸质资料逐渐退出历史舞台，取而代之的是虚拟资料。

1.2档案管理数字化

现代化的档案管理要求在管理方式上体现出数字化的特征，包括对档案资料的整理、归类、发送、保存、检索、复制、二次加工等，均利用信息技术来实现。原本需要依靠人力完成的工作瞬间变得高效而精准，如此才能满足基层事业单位在新时期开展工作的需求[1]。

2基层事业单位档案管理现代化的实现路径

2.1做好软硬件设施建设的基础性工作

档案管理由传统化走向现代化，设备和技术的应用是最基础的支撑，第一步的工作应当是做好基础性建设。基层事业单位要想在各项工作中达到更高的标准，就要在计算机、软件等建设中投入更多的资金。计算机等办公设备在基层事业单位中早已普及，但是更新换代的速度较慢，一些已经老化，功能老旧的设备仍在使用，这很容易由于设备的突然损坏而导致大量的档案资料丢失。因此，现阶段不仅要根据工作需要，购置完善的硬件设施，还要对设备进行及时更新。在软件建设中，可以自主构建档案管理系统，也可购买软件系统，完成档案管理的细致化工作。如今，市面上已经研发出了许多自动化的档案管理系统，支持事业单位和企业开展工作，具备信息发送、保存、分类、设置查看权限等多重功能，可帮助提升档案管理自动化效力，节省人力和时间。事业单位只有积极引进先进的软硬件技术，才能使档案管理及其它各项工作取得更进一步的成果，满足新时期的工作需要。

2.2重新制定档案管理机制体制

现代化的档案管理与传统管理模式大相径庭，过去所执行的制度也已经不再适用，需要重新规划，建立起与信息化档案管理相适应的新型机制体制。首先，要由上而下明确档案管理工作的细则和责任归属，不同岗位工作者拥有不同的档案管理及查阅权限，对不同环节的工作任务负责。在档案管理制度方面，要在原有的基础上进行补充，增加电子文件归档与管理制度、文件安全保密制度、数字化档案鉴定销毁制度、网络及信息设备维护制度等[2]。电子文件归档与管理制度中，应强调统一管理，由科室对电子文件进行统一保存和管理，负责档案后期的保存、利用。针对电子文件归档制定出细则，要求档案内容真实、完整，避免丢失、遗漏、篡改等问题。明确电子资料的文件类型，如文本文件、图像文件、影音文件、超媒体链接文件等，按照文件类型进行整理。安全保密制度中需明确数字档案的保密责任人，由其对档案的外泄、丢失负主要责任，利用系统功能进行档案查阅权限的设置。设置系统登录账号和密码，不得随意外泄，定期更改密码。将电子档案资料按照内容划分为本单位公开、政务公开和互联网公开等级别，不同级别的档案资料拥有不同的查阅权限。数字化档案鉴定销毁制度包括销毁档案的具体审批流程，依据标准等。网络及信息设备维护制度包括计算机及档案管理系统的使用操作权限，软硬件设施的维护方法，相关责任人等[3]。有了上述制度作为保障，现代化档案管理工作才能够标准化开展。

2.3创建公开化网站

事业单位为群众服务，许多信息都需要第一时间向大众公开，因此一些档案资料是可以面向互联网公开的。为了更好的发挥出档案信息的价值，提高档案资源的利用率，事业单位应该建立网站，及时将必要的信息公布在网站上，任何人都可以通过互联网查阅，满足便民需求。在网络上，还可以通过查看评论等方式了解公众的信息需求，满足其需要，甚至通过回复的方式与公众互动，解读某些政策信息。很明显，利用网络渠道服务大众已经成为了档案管理现代化的必然趋势。

2.4打造高素质档案管理团队

档案管理现代化发展需要由一支高素质的档案管理团队作为支撑，在事业单位工作模式创新的背景下，档案管理者也必须与时俱进的学习信息化档案管理技术，能够熟练操作计算机，进行软硬件维护，正确使用档案管理系统和相关软件，能够维护网站，在网站上上传资料，发布信息。同时，还要熟悉事业单位档案管理的相关法律法规，提升工作的标准化、规范化程度。事业单位应给予档案管理人员继续教育的机会，组织业务技能培训、职业道德培训，提高其档案管理现代化水平。

3.结语

档案管理作为事业单位中的基础性工作，举足轻重，必须高标准完成。传统的档案管理不仅效率低，工作量大，出错率也较高，严谨性不足。推动档案管理的现代化发展是工作的强烈需要，更是现阶段的当务之急。为实现这一目标，事业单位需摸索多条路径，做好制度建设、设施建设、工作队伍建设、网站建设等基础性工作，并持续关注档案管理技术手段的更新，不断在工作中取得更多的突破。

参考文献：

[1]韩颖.浅谈基层事业单位档案管理现代化实现路径[J].神州，2020（4）：274-274.

[2]甄蕊.基层事业单位实现档案管理现代化的有效途径[J].卷宗，2019，009（018）：20.

[3]陈洪波.基层事业单位档案管理现代化实现路径[J].管理学家，2018，000（008）：115-116.

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