大数据背景下做好企业档案管理的研究与探讨

2021-09-07贺璐倩王元浩

卷宗 2021年25期

贺璐倩王元浩

（1.临沂市阳光热力有限公司，山东临沂 276000；2.临沂国际商品交易中心有限公司，山东临沂 276000）

从企业战略发展角度分析，通过对企业数据资产的深度挖掘与剖析，形成的高度可利用价值的数据能为企业的市场竞争带来多方优势。早些年，这些海量信息还无法被及时看见，而现在，企业既可以看到，还可以借助先进的技术对这些无形资产进行管理与开发，如此便打破了传统的市场发展格局，世界迎来数据至上的时代。档案管理作为数据的庞大集合体，大数据对档案管理的影响必将突破传统档案管理低效、繁杂、维护成本高的困局。面对档案数据量的剧增，研究大数据背景下的企业档案管理具有充足的价值。

1 大数据对企业档案管理的影响

1.1 大数据对档案信息来源的影响

企业规模的扩张带来了档案信息的指数级增长，为档案信息管理带来了巨大的挑战。常见的档案信息类型分为如下几种：1）纸质档案。纸质档案是传统档案的代表。目前，虽然电子档案成为主流的发展趋势，但纸质档案依旧大量留存。一些无法转制成电子档案的文档以纸质的形式存在，这类档案往往具有十分重要的作用。所以，企业档案管理应注重收集多种档案来源。2）信息系统。信息系统是档案无纸化的有力印证。信息系统对档案信息的收集、汇总、整理、查阅及调取提供了便利，同时保证了数据信息的安全性和可靠性。档案需求者可以通过信息系统检索的方式调取自己需要的数据信息。3）e-mail档案。邮件传递方式为企业部门沟通提供了便利。比如Out Look 邮件可让用户单次传送100M文件信息，同时也支持共享文件夹。邮件高效率与高安全性的优势为企业的稳定运营奠定了基础。4）影像档案。部分企业的业务多通过图片和音频的方式传递档案信息。比如声纹档案、指纹档案、头像档案等。影像档案需占据大量空间，劣势是管理成本高。但影像档案有其他类别档案无法取替的优势，比如多格式图片存储、多类别音频存储等。伴随着企业规模的持续扩张，影像档案将得到进一步发展。

1.2 大数据对档案结构的影响

大数据储存方法较多，但都依靠硬件的支持，借助可扩展的、并行的处理技术，依托非关系模型模式存储处理非结构化、半结构化的数据，同时对大数据进行高级分析和数据可视化处置。常见的档案数据分析方式有两种，一种是依靠企业数据库构建，常用架构为HADOOP+HIVE企业级数据仓库。该架构分为ODS层（存放原始数据，部分数据会经过基础的文档格式转换、编码格式转换、单位换算）、DW层（存放所有来源基础数据，DW数据属于永久性存储，当数据灾害发生时，DW层数据是主要的备份数据来源）、DWS（经过字段表命名标准化处理。第二种是“云计算”。相对中小型企业，上云可节省企业运维成本，提升档案管理效率。云计算分为公有云平台、私有云平台、混合云平台。云计算的出现让档案信息化管理面临更高层次的改革。云储存解决了企业档案的大数据存储，降低了企业主机的数据存储压力，同时提高了档案信息访问速度。在5G的逐步普及下，云平台的档案信息结构方式将成为主流方式。

1.3 大数据对服务方式的影响

大数据背景下的企业档案管理服务是集网络技术、数据挖掘技术、智能技术为一体的服务模式。相比于传统服务模式，大数据支持的服务模式可让客户在线咨询，通过网络检索的方式获取所需信息，仅需要一台电脑就可以完成所有需求。一方面降低了档案管理者管理强度，另一方面节省了档案馆信息查阅的时间，提高了资料复用的效率。

2 大数据背景下做好企业档案管理的对策

2.1 标准与制度的重构

电子档案的愈加普及很可能衍生出单套的管理制度，企业应做好前瞻性准备。“十三五”规划纲要提出了“全面推进档案资源存量数字化、增量电子化、利用网络化”的档案管理信息化思路，这代表着各类档案将以电子版的形成存储于计算机系统中，通过检索以供需要者利用。档案管理信息化最大的限制因素就是电子档案并未形成单套的管理制度。现阶段，电子档案多采取备份的手段，而今后的发展方向是弱化纸质档案的管理，注重数字化管理模式。由于很多档案管理标准主要针对纸质档案，企业档案管理人员不得不将自身精力投入在归类纸质档案上。即便已经存在档子档案管理，但双套制档案管理无疑为工作者带来了巨大的负担。介此，实现电子档案管理制度单套制是实现无纸化档案管理的必经之路。

部分企业已经初步搭建了办公与档案管理系统的接口，可让办公系统接收到的文档自动转化成档案并存储于档案系统。这其中的问题在于，文档转化尚未达到实时归档的水平，依照文件生命周期理论，文档和档案的本质差别在于是否归档。档案管理系统接收到办公系统的文档时，文件仍处于无序状态，需要管理者复核和记录，但管理者并不清楚文件原件，只能按照接受的文件进行处理。此弊端是：档案的精准性、完整性、原生性无法保证，有悖于大数据技术的基础要求。考虑到档案管理信息化的发展现状，应实现文档一体化建设，即将全流程管理渗透到档案管理工作环节中，以此保证文件符合分类标准。我国部分企业已经推行了文档一体化建设，并朝向标准化、系统化进军。打通档案标准化建设，是实现文件、图像、音频等各类档案合理管理的根基。

表1 内容分析图表架构

2.2 存量信息资源整合

推动企业档案数字化管理，应对存量的档案信息资源进行整合。为健全企业档案大数据存储与挖掘结构，应搭建一套标准的整合体系。秉持适用性、可行性原则，严格依照国家标准、行业指标、区域性指标，制定出符合企业发展的地域性存量信息资源整合系统。企业在搭建“云平台”过程中，应兼具计算技术的“整合协议标准”，即软硬件设施建设标准、利用模式指标、软件网络服务协议等。例如，HTTP协议等网络通信协议、大数据交互组织方式等。基于技术标准体系打造出符合企业自身发展的档案管理系统，以此更好的构建标准化的资源整合。除此之外，企业内部需注重监管体系的建立，保证各项工作的稳步开展。

2.3 贯穿业务资源，实现多维度对接

档案管理工作是覆盖企业各个部门、各项业务的基础性工作，因此档案信息资源整合应做好各部门之间的对接，保证各项业务资源档案能有效查阅和抽调。对接业务前，档案管理者应对其他部门业务管理者进行指导，由信息技术部门负责提供上门服务，基于既定管理标准及技术标准进行操作。对接过程中，各部门依照既定的技术指标做好自身业务档案的整理，由企业档案管理部门统一部署与规整。与此同时，档案管理部门完成各项业务资源的对接，借助信息系统提供接口，让各部门的档案需求者可以直接通过系统查阅到电子档案。

实现档案信息系统和其他业务信息的对接是档案管理数字化的核心环节。企业在运营过程中产生的各项档案都可以存储于档案信息管理系统中。档案信息资源的整合是实现无纸化档案管理的必经之路，同时也是加快档案管理信息化步伐的重要举措。

2.4 拓展服务功能

目前，大多企业已经实现了档案的浏览、检索、借阅、权限控制、统计、鉴定、销毁等功能，但运用大数据后可在优化现有功能的基础上实现更多的功能。企业档案管理应发挥大数据技术预测分析的效用，提升档案管理的前瞻性。这里指代的预测分析是从数据走势、数据类别、数据容量预测出的长期的客户行为。首先，对企业成立至今涉及的所有产品的设计生产数据及经营信息进行统筹管理，包含客户接触、采购、反馈等行为记录，并将与客户行为和企业发展相关的经营信息整理归档。随后借助大数据技术庞大的信息处理能力进行分析预测。最后结合企业的结构与非结构化处理结果，综合得出客户长期的行为预测数据，帮助企业开发出更为优质的产品及服务，以此提高档案管理成效。

大数据技术在档案管理中应用的另一个功能是拓展企业仪表板。该功能可通过同屏呈现多个分析图表的方式为管理者决策提供参考。从架构角度分析，该功能包括层面分析、时间序列分析、趋势分析、偏差分析、双层分析、连接分析六大模块（详见表1）。经过这些分析后，让复杂的运营信息以简洁的图表直观呈现出来。企业在档案管理过程中应充分利用此项功能。

2.5 强化企业档案管理人才配备

如今的企业档案管理不再是传统的静态服务，而是一种动态的、高效的信息综合性管理工作。所以，企业不仅要配备高新硬件设备、健全管理制度，还需引进与各项对策相匹配的信息管理、系统管理、数据库管理等一专的复合型人才。1）管理型人才。档案管理需求的基础能力就是管理能力。分析国内外信息化建设现状，档案管理型人才应和档案数字化建设和维护过程相匹配，需具备部门进行信息化建设遇到困难时解决问题的能力，并具备一定的预见能力，同时可与其他部门的人员进行沟通。2）研发型人才。大数据背景下的企业档案管理工作应引进研发型人才。其职责是研究档案数据管理和信息传输的科技问题，同时对大数据档案管理进行深入研究，最终开发出与企业发展相匹配的高兼容性档案管理软件。3）实操型人才。实操型人才是企业发展的源动力。需具备娴熟的网络软件操作能力，可以高效地对电子数据进行分析、整合、存储、传递。通过引进上述三类人才，强化企业档案管理人才储备，以此推动企业档案管理的现代化发展。