大数据时代电子档案收集归档研究

姚 艳

（湖南省地质矿产勘查开发局407队，湖南 怀化 418000）

档案管理工作并不仅仅是指简单的数据收集和汇总，它与企业中的每一个员工和工作的每一环都紧紧相扣，对一个企业的发展来说非常的关键。然而在数据和网络技术飞速发展的今天，当前的档案管理工作中仍然存在着一定的问题，有待进一步解决，因此，为了更深层次地推动企业的长效性发展，相关的档案管理工作人员必须把握住时代背景下的发展机遇，结合新技术进行创新和突破，从而更好地保存和利用档案信息，创造出更高的价值。

1 数据技术给档案管理工作带来的影响

随着数据技术的进一步发展，企业的档案管理工作也发生了一定的变化，它不仅让档案管理工作迎来了新的契机，也同时带来了一定困难和挑战。从数据技术对于档案管理的机遇性的角度出发，一方面，由于信息和数据处理的复杂性，传统的档案处理工作需要耗费大量的人力和资源，而这些浪费势必会对企业的资金运转造成一定的影响，应用先进的数据技术，不仅能够进一步提升信息处理的先进性，还能够实现管理人员的劳动力的解放，从而提升档案管理工作的实际效率。另一方面，随着社会的进步和发展，企业中的工作信息和人员档案的数据存储越来越多，传统的人力管理根本不能够适应海量的信息容量，并且，企业发展的结构越来越完善，不同的档案和资料的加密层数、保存期限都有不一样的标准，因而必须应用数据化处理才能够进一步为提升数据处理的精确性提供保证[1]。而从数据时代下档案管理工作所面临的挑战来看。一方面，就是相关的基础性建设。不论从技术设备的革新还是人才资源的引进层面出发，相关单位都需要进一步加强创新性工作的考虑，从而进一步为提升档案管理的精准性提供支撑；另一方面，数据技术具有互通互联的特点，虽然这给档案处理带来了一定的积极影响，但是它也有可能会导致信息和数据的泄漏，进一步给企业和个人带来不可磨灭的危害。同时，当前系统病毒、网络黑客等信息攻击性行为屡见不鲜，这些不同层面的安全性因素造成了数据和档案存储的危险。

2 当前电子档案管理工作的现状和问题

随着对数据信息处理技术理解的进一步深入，当前的档案数据管理工作也有了一定的创新，但是依然存在着一定的问题和不足需要得到进一步重视。首先，对当前的发展情况来说，电子化的档案管理已经成为一种必然的趋势，而企业也必须应该提高重视，采取相对应的应对措施和方案，但是实际的工作中，很多企业并没有关注到数据技术处理对档案管理工作的重要意义，并没有制定出相对应的工作方案，也没有进一步完善工作体系，而依然采用相对来讲效率更为低下的传统工作模式，导致实际的工作效率并没有实现明显的提升。其次，很多企业虽然已经关注到了数据管理的重要价值，但是实际设备技术和人员引进上还存在着一定的问题，一方面，海量的档案处理的精密性无从保证；另一方面，非专业性人员的操作和处理也不能够充分发挥出数据技术的优势。最后，当前的档案收集和归档工作暴露出了很多的风险性因素，很多企业的档案工作人员的安全性意识有待进一步地提升[2]。一方面，企业相关的工作规章并没有合理完善，档案管理实际的制度缺乏科学性和机密性，容易造成一定程度的信息泄露风险；另一方面，相关的技术处理未健全，很多企业还不懂得应用系统加密、防火墙等信息保护措施完善档案管理的安全性。对当前电子档案管理工作中暴露出的不足和问题，相关单位必须要提高关注，进一步满足企业发展对档案和信息处理的需求。

3 大数据时代档案收集归档的创新路径

3.1 加强设备技术的投入

对数据时代的信息处理来说，设备和技术是最基础性的支撑，如果实际的档案处理工作中不能够充分应用先进的技术设备，那么工作效率和效果很难实现综合性的提升。首先，企业单位的高层和领导应该加大对数据处理技术的认识，从而进一步提升资金投入的占比，为档案的处理工作提供更加先进和科学的技术支持。其次，相关单位应该进一步对数据处理技术进行综合性的对比和分析，从而选定出更为贴合自身实际工作环节和工作内容的方案。对信息的收集和归档工作来讲，不同的工作环节中需要应用差异性的技术处理，一是针对档案归档的工作环节而言，一方面可以应用实时归档的技术，联通好各个环节中的文件传输和管理端口，从而进一步实现及时的数据和信息处理，随时随地进行归档。另一方面是集中式的定时归档，这种方式是利用数据平台信息处理海量性的特点，在归档环节先将数据储存在终端系统中，然后根据实际的时间设定在后台完成不同层次和类别的档案的划分。二是对信息存储环节而言，传统的档案处理工作中，很多纸质档案在存储环节中带有一定的唯一性，如果保护不佳很容易造成数据的缺失，同时，这样的方式也不利于后续资料的查询和使用，而在大数据技术的影响下，电子备份技术给了这种情况新的突破，利用文件备份技术，上传至云端的档案信息可以在第一时间形成后台的备份文件，并且备份文件同样具备一定的可读性和完整性，这样能够完全摆脱传统管理模式中档案的唯一性和信息调取的不便性。最后，企业也应该建立并完善内部的档案管理平台，实现电子档案的一站式处理和统一化管理，并为内部的工作人员提供数据信息查询端口，从而保证在工作过程中，工作人员能够通过实时的数据查询匹配到自身需要的信息。

3.2 优化工作队伍的素质

为了进一步发挥出电子档案管理工作的实效性，企业单位必须要关注到工作队伍整体素质的提升，从而提高档案和管理工作的专业性。首先，要帮助员工转变实际的工作思想，应该重视到的数据技术对档案管理工作的优势和必要性，保证他们能够在实际的工作中对数据技术和管理平台进行充分的应用。其次，为了提升员工对数据技术的电子档案管理的了解，相关单位可以组织员工定期参加相关的工作会和研讨会，深入了解不同技术在实际工作中的应用。同时，也可以充分利用网络资源和社交媒体，对员工的实际媒介接触习惯进行调研和分析，通过线上学习的方式增强员工的学习兴趣，帮助他们提高综合性的意识。最后，要注意相关技术人才的引进，这样能够进一步提升档案管理工作的专业性，从而进行更标准化的信息管理。因此，相关单位可以和高校建立联系，在引进专业人才充实工作队伍的同时，为优秀的档案管理人才提供适宜的工作岗位，实现双赢。

3.3 促进操作流程规范化

为了进一步提升档案管理工作的效率，应该促进操作流程的规范化，首先，应该关注到公司内部的管理体系，进一步结合企业的工作实际，制定出更贴合于本企业的管理操作流程。为了避免出现不同部门的工作各自为伍的情况，应该注意促进不同部门和环节之间的交流，从而建立更为合理的档案归档机制。其次，应该注意到前端控制工作的重要性，从而更有针对性地对信息和档案的生命周期形成全面的处理和规划。最后，应该注意应用全程管理的策略目标，一方面，要注意在信息采集的过程中使用相应的划分和排序方式针对不同特点的档案进行分类；另一方面，也要注意在文件归档工作结束后对文件进行完善的处理，进一步保证智能化、信息化数据管理系统的实际应用[3]。

3.4 提升管理平台安全性

针对技术操作和平台管理中存在的安全隐患，企业单位要及时提高关注，应用不同的管理方法进一步提升整体的安全系数，为档案和信息安全提供保障。在当前的档案管理工作环节中，系统安全受到很多层面的影响，一方面，病毒木马和非法的侵入有可能会造成数据的丢失，而另一方面，由于操作不规范而导致数据错误的情况也时有发生。首先，要加强人员层面的管理，一方面要注意对档案管理员工进行安全教育，提高他们的信息安全意识，需要让其针对不同层面的信息安全隐患进行精准地识别，并能够采取相对应的应对方式。另一方面，也需要进一步规范他们的平台操作行为，从而提升数据和信息处理的精准度。其次，要注意应用不同的技术软件完善档案管理平台的防范系统，例如信息加密、杀毒软件、电子防火墙等，这样不仅能够防止异常侵入的风险，也能够进一步排除失误操作带来的危害。防火墙的具体的系统设计如表1所示。

表1 电子档案防火墙系统构成

最后，为了提升数据的可再生性，从而保证在信息事故发生后能够正常进行信息的应用，在日常工作中，相关人员要注意数据信息进行及时的备份，并合理处理存储路径，进一步提高防范力度。

4 结束语

综上所述，大数据时代下，企业电子档案的管理工作需要寻求新的突破，传统模式下的信息收集和档案归档已经不能够适用于当前的档案管理。因此，针对目前工作中出现的问题和不足相关企业应该及时提高关注，进一步加大设备技术的投入、优化工作队伍的素质、促进操作流程规范化、促进操作流程规范化、提升管理平台安全性，从而进一步为企业的工作和发展提供更加全面的基础性保障。