医院固定资产与档案管理中的问题与应对策略

作者简介：征文（1983— ），女，汉族，江苏苏州人。主要研究方向：医院后勤固定资产和档案管理。

摘 要：作为医院进行业务活动的重要物资基础，固定资产在医院的总资产中占据着极其重要的地位。随着时代的发展，如何管理好医院的固定资产并利用固定资产管理系统实现医院工作效益的最大化至关重要。而要管理好医院的固定资产不仅需要建立完善的固定资产管理制度，还要将医院的档案资料与固定资产结合起来进行系统性管理，这样才能使得医院固定资产的管理更加科学和高效，有利于我国医疗行业的发展。基于此，本文将从阐述医院固定资产与档案管理工作的意义与要求出发，分析医院固定资产管理系统与档案管理的关联以及医院固定资产与档案管理中的问题，并提出相关有效对策。

关键词：医院;固定资产;档案管理

医院的固定资产包括建筑物、专用设备等等，是当代医疗事业开展科研和医疗业务等需要的固定资产，对人们的健康保障和医院的发展有着十分重要的意义。而随着我国医疗行业的不断发展，医院的固定资产对医院的医疗水平和服务质量有着越来越重要的作用。要对医院的固定资产进行科学合理的管理就需要建立起相关的档案管理机制。一所医院关于资产的档案管理水平也能够反应其固定资产管理系统是否完善，做好固定资产与档案管理工作势在必行。

一、医院固定资产与档案管理工作的意义与要求

（一）医院固定资产与档案管理工作的意义

在当今医疗水平需要不断提高的时代，医疗固定资产与档案管理工作在医疗服务中有着重要的作用，主要有着以下几点意义：第一，完成医院固定资产与档案管理工作有利于完善医院内部的监督。在中国档案事业发展的相关文献中指出，档案资料在业务指导和监督管理等方面要不断延伸其作用，让档案资料更全面地反应工作人员的工作情况以及工作内容。而对固定资产的档案进行收集、归纳与管理则有利于医院的工作人员更全面地掌握医院固定资产的情况，并及时发现固定资产运用中所存在的不正确的行为，从而行使对医院内部的监督作用。第二，改进医院固定资产与档案管理工作能够提高医院经营的水平和发展的速度。固定资产的档案不仅能够反映医院对于固定资产的使用情况，并且对医院的经营和发展有着一定的参考意义。医院要深入了解固定资产的使用情况，就需要通过相关的档案作为资料来掌握信息。只有充分掌握醫院固定资产的使用情况和相关信息，才能够帮助医院业务更好的开展。第三，加强医院固定资产与档案管理工作能够对固定资产更好的利用。随着医疗设备的不断更新以及科技的不断进步，固定资产的档案能够充分反映现有和过去的固定资产的使用情况。而对这些基本情况进行掌握有利于医院工作人员对固定资产进行更科学的规划与管理，从而更好地利用固定资产，使固定资产在医院的经营中发挥更重要的作用。

（二）医院固定资产与档案管理工作的要求

要充分利用医院固定资产与档案管理工作的优势发展医疗事业，除了不断更新固定资产的使用理念和完善相关机制之外，还要了解医院固定资产与档案管理工作的要求，而医院固定资产与档案管理工作的要求主要包括以下几点。

首先，医院要控制好开展固定资产与档案管理工作的成本。由于医院固定资产的管理与统计具有一定的复杂性，因此在固定资产的档案管理工作中，要保证在获得较多效益的同时尽量投入较少的物力和人力成本。在固定资产与档案管理的工作中，主要是对相关档案和信息进行管理和规划。而要控制成本就要使用科学有效的方法，充分使用现有的信息科技手段来进行档案的归纳和管理。其次，医院要落实好固定资产与档案管理工作中各个部门的职责。只有落实好各部门的工作与职责，才能清晰有序地推进工作的开展，同时也有利于相关信息数据的统计管理和相关制度的完善。最后，医院要全面考虑固定资产与档案管理工作的相关因素。医院固定资产与档案管理涉及到医疗设备的状况、资料的统计等等方面因此对于固定资产和的档案管理中各种复杂的影响因素要进行全面的考虑，这样才能减少工作的失误。

二、医院固定资产管理系统与档案管理的联系

（一）固定资产管理系统与档案的联系

固定资产管理系统是一种管理工具，档案需要目的性的管理。现阶段医院都有不尽相同的固定资产管理系统和档案管理系统。但是一般来说，传统的管理模式都是依靠科室划分或者年份划分来管理档案，随着计算机的普及，这两种档案管理的方法也留存了下来。但这两种方法都是不科学、效率低、不正确的管理模式。如果医院使用的是按科室划分管理档案的方式管理档案，每次查阅时需要逐一排查每一个科室，费时费力且增加了工作量。如果使用的是按年份来划分的方式管理档案，那么会占用更多的空间资源，导致资源的浪费。所以医院应该改换一种全新的档案管理模式，将按照科室划分和年份划分管理档案的思路完全抛弃，选择固定资产管理系统和档案相关联的方式，把所有的档案以数字编号，这样不仅仅可以通过固定资产管理系统来查询到每一个档案的编号，而且更加精确，节约了大量的人力物力和空间资源、时间资源，充分利用计算机所带来的便捷。

（二）固定资产管理系统与设备实物的联系

在实际情况下，仪器设备管理部门不可能永远在第一时间掌握仪器设备的使用情况和动向，对设备的管理情况还只是停留在档案记录的数据上，并不能准确的知道仪器设备的状态等等资料。所以就需要利用条形码和条形码扫描器，将仪器设备实物与固定资产管理系统结合起来。以往传统的的仪器管理模式有很大的局限性，仪器管理部门也只能粗略了解设备的大概数据和仪器价值，而对于仪器设备的结构、操作和用途等等数据则不够了解，不够熟悉。这不仅仅对管理部门来说是一个阻碍，对医院工作的开展来说也是极大的隐患。但是使用固定资产管理系统与设备实物相结合的方法就能比较好的解决这个问题，要求医院固定资产管理系统必须要有条形码扫描的功能，每一台仪器有且只有一个条形码，将条形码打印出来，粘贴到对应的仪器设备上，通过固定资源管理系统的条形码扫描功能把设备的条形码与固定资产管理系统一一对应起来，这样仪器设备就能与实物形成连接。对于医院管理部门来说，通过这种方式能更有效、更快捷、更直观地管理数据和仪器设备。

三、医院固定资产与档案管理中的问题

（一）缺乏科学完善的固定资产与档案管理机制

近年政府部门对于医院部门的档案管理出台了新的规章制度，但如今大部分的医院在其固定的资产的利用方面都缺乏科学的方式。而医院内部的档案管理也存在相应的问题，主要分为以下三个方面：

第一，医院缺少新型的管理模式。如今仍然有很多医院部门忽视其固定资产的管理规范，而在医院资源分配在固定资产的方面并不多，在医院信息化建设中对固定资产的信息化管理投入较少。除此之外，仍有少数医院使用人工来管理固定资产。而医院固定资产管理的难点在于一个科室对应多个分散的物理空间，如门诊、病区使用传统的人工管理模式进行管理，不仅会导致医院对于固定资产的管理效率降低，而且出错率也很高，费时费力。这对于医院部门在后期统计汇总、复盘数据会造成很多难题。而且人工管理多数使用的是纸质文档，传递起来十分繁琐且浪费时间，降低效率且浪费资源。

第二，医院不能全面管理固定资产。首先，医院大多是采用分部门分开管理的方式，导致医院内部各部门之间资源信息不能及时汇总共享，固定资产的信息十分散乱。其次，虽然医院十分重视固定资产的购买，但不重视平常的使用和管理，这样资产管理就只能被利用在相应少部分的固定数据上，不能对其进行全面性的管理。

第三，医院没有平衡价值与实体的管理。在传统方式上对于固定资产的实体方面的管理交给了医院内部的固定资产管理部门。而这种管理方式存在很多弊端，最大的问题便是将固定资产的实体管理和价值管理一分为二，而没有做到统一管理。而价值的基础就是实体，实体的表现方式便是价值。如果医院不注重价值管理和实体价值的统一化便会出现很多问题，比如信息处理不够及时、不够准确和不够完整等等，这些对于医院良性運转都会起到负面的影响。

（二）固定资产档案归档资料工作不科学

1.固定资产档案资料不系统

如今大多数医院部门在收集固定资产档案上和处理工作流程上存在很多问题，比如说档案资料的处理不够规范，在进行业务活动前才整理资料、在业务结束后再补充资料等等，而这些都是因为医院的档案资料收集和管理存在缺乏系统性和统一性。

2.固定资产档案资料不够完整

现如今大多数医院对于收集档案资料、管理档案资料依然使用十分传统的模式，这导致医院对于各种的固定资产资料收集存在不及时、收集不够详尽透彻的问题。而大多数的医院对于固定资产的档案管理上容易遗漏，比如说在设备保养时档案资料、有关设备的附件部的收集等等。

3.固定资产档案管理队伍工作水平落后

如今在大多数医院的固定资产档案管理队伍里都存在水平相对滞后的现象，而其中很多是由于管理的工作人员大多数较为年长，而普遍学历水平不高。对于新型的资产管理模式来说，这些工作人员学习知识技术的效率较低，跟不上医院发展的脚步，导致管理模式更新慢。而有少数的医院的档案管理人员只能由其他部门兼职处理，这样就导致处理的档案水平参差不齐，大大影响医院的良性发展。

四、医院固定资产与档案管理的应对策略

（一）强化固定资产与档案管理的工作考核

随着社会的进步发展，我国医院的医疗设备和设施等都进行了升级换代。这些医疗设施与设备都记录在医院固定资产的档案资料之中，所以为了让医院管理者更加清晰的了解掌握这些固定资产的使用情况并充分利用固定资产更好地发展，必须要全面而仔细地对固定资产档案进行管理。在我国的大多数医院中都缺乏对于固定资产档案资料的严格管理，有关部门在收集医院档案资料的过程中缺乏重视，不能严格的执行监督和考核。在对有关部门的管理上，医院也缺乏足够的制约手段和监督力度，使得档案收集制度难以在医院内进行执行和推广，最终导致了医院在自身的固定资料档案管理中困难重重，影响了医院的长足发展。

因此，医院需要强化自身固定资产与档案收集与管理的工作考核，将固定资料与档案管理的职责明确列入相关部门的档案管理监督体系，确保医院对自身固定资产信息的全面掌握。此外，为了加速医院固定资产档案信息资料的信息化与系统化，还需要建立起医院自身的档案信息资料库，积极的利用信息技术，达到固定资产档案资料交流与共享的目的。

强化固定资产与档案管理工作考核的具体措施有以下两点。首先，建立严格的管理制度，要求有关部门构建考核标准，对档案资料的收集与整理进行考核，并对其进行严格监督与执行。另外，按照考核标准建立起奖惩制度，使得固定资产档案管理工作能够在各部门的协调下积极开展，提高固定资产档案资料的管理与使用效率。

（二）构建完善的医院固定资产与档案管理制度

现今由于许多的医院领导者对于固定资产档案管理缺乏重视度，导致了医院的固定资产管理者大多年龄较大、学历水平不高，并且没有接受过系统、专业的资料管理培训，从而使得医院资料管理团队的工作能力不高，无法紧跟医院的发展。此外，大部分医院的档案管理者都是由其他部门的人临时组建，因此无法收集到高质量的档案信息，导致管理工作需要时常进行返工，档案资料管理的工作效率低下。

在档案资料收集与管理的方法上，大部分医院依旧沿用传统的方法，导致在资产信息收集方面存在不及时、不全面等问题，没能对医疗设备的仪器附件、仪器调试、实验记录等进行完整全面的信息收集。缺乏完整的档案收集与管理的工作流程，无法做到对固定资产事前、事后的全面管理。

构建完善的医院固定资产与档案管理制度，首先需要建立完整的档案保存制度，并对执行过程进行严格的监督。其次，建立固定资产档案信息库，使数据资源达到全面的覆盖。再次，明确责任负责人，将档案管理的各项工作明确到个人，加强对医院固定资产使用情况的管理，提高固定资产档案管理的工作效率。最后，提升档案管理工作人员的整体素质，对其进行系统专业的培训，并向社会广泛吸收管理型人才，提升管理团队的工作水平。

（三）建立计算机网络管理系统，加强经济合同的管理

信息技术的快速发展为提升医院的资产档案管理水平创造了有利条件。在医院的档案资料管理中应用计算机技术，通过对计算机网络管理系统的利用能够对各部门之间进行有机连接，达到资源与信息共享的目的，使医院的固定资产信息可以快速、清晰的呈现在管理者眼前，能够极大程度的提升管理工作的效率，从而充分利用医院的固定资产，促进医院更好地进步发展。由于使用地点分散、价值高、管理难度大、使用周期长等是医院固定资产所具有的特点。因此，结合条形码技术构建起固定资产的条码管理系统，对固定资产能够从资产购入开始一直到退出的整个过程都可以进行跟踪与管理，这一过程能够使医院的固定资产管理工作的信息化、标准化与规范化得到全面提高，从而让管理工作能够更加轻松便捷，提升固定资产的使用效率。

此外，还需要建立起责任追究制度，强化经济合同的管理。对于固定资产的损耗、保养等问题能够通过合同及时的进行维护，达到经济合同统一集中归档管理的目的，并对医院内部各部门所签订的合同不定期进行抽查，对签订的合同进行严格审查。若签订违规合同，则需要追究相关人员的责任，严格执行惩罚。

五、结语

随着我国医疗事业的不断发展，医院固定资产与档案管理正在不断加强。而要根据时代的特征以及相关政策的要求落实管理工作，就需要医院工作人员在认真研究医院固定资产与档案管理的基础上强化固定资产与档案管理的工作考核，构建完善的医院固定资产与档案管理制度并加强计算机网络管理系统的建立和经济合同的管理。只有做好医院固定资产与档案管理的工作，才能促进医院更好的经营，推动我国医疗事业的发展。

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