论计算机word文字处理策略

李岚岚

摘 要：Word是现代化办公中最基础的计算机操作。熟悉并熟练掌握Word基础操作可以有效提高文字处理的质量，提高办公效率。在Word操作中应对软件的功能有全面的认识。Word具有强大的文字编辑功能，在使用中应对现有的处理方式、工具、功能进行综合利用。基于此，本文主要从Word的文字基本录入编辑、文本格式设置、表格的插入和编辑这三个方面进行分析，实现对Word文字处理的优化和完善。

关键词：Word文档; 文字编辑; 字体格式; 表格编辑

中图分类号：TP391       文献标识码：A          文章编号：1006-3315（2021）9-057-002

一、文字的基本录入编辑

（一）快捷键的使用

在信息化时代，计算机是人们生活、办公必不可少的工具，尤其是现在提倡无纸化办公已由概念逐渐应用到各个行业中，熟练的计算机操作就变得更为重要。在计算机操作中最基本的就是Word软件的使用。长期以来，由微软公司开发的Microsoft Office Word就是最流行的的文字处理程序。

对于计算机初学者来说，可以通过word自带的指导功能学习word中的基础操作。点击F1，可以快速打开帮助界面，查看word使用帮助;F4重复上一步操作;F12打开另存为对话框，可以对文档进行另存。在Word中通过特定的按键、按键组合，替代鼠标来实现操作可以有效提高文字编辑效率，Word中快捷键有很多，其常用快捷键总结如下表所示。

（二）查找和替换

通常编辑一份文件会有错误需要修改。例如把文档中出现的“公司”这两个字统一改成“A企业”，如果通过人工一句一字的阅读查找去修改不但费时费力，还有查找不全的情况，此时就可以利用Word中的查找和替换功能进行统一修改。具体操作如下：点击Ctrl+P，在出现的替换窗口的查找内容里输入“公司”两个字，然后在替换为的地方输入“A公司”，然后点击全部替换按钮，这样就可以把文档中所有的“公司”二字更改为“A公司”。利用查找和替换功能不仅可以修改文字，还可以设置修改后的格式，在查找和替换的对话框中，格式以及特殊格式的下拉菜单中有很多功能，初学者可以进行反复训练，增强基础操作能力。

（三）自动编号设置

在Word文字编辑中，为了使编辑的文档结构分明，通常会设置一级、二级、三级标题。Word设置中有时会默认自动编号，在不需要标题的时候也会在上一级标题基础上自动生成标序号。自动编号功能在某些时候确实能帮助我们节省时间，减少操作步骤。但是当我们不再需要自动编号时，如果总是出现自动编号也是非常令人头疼的。此时应对自动编号功能进行取消，取消这一功能的操作方法为：点击文件下拉菜单选择工具一栏中的选项，进入选项后选择“编辑选项卡”，在编辑选项卡中有自动编号下把“键入时应以自动编号列表”前面的√取消，这样再键入时就不会自动编号了。另外在文件中经常还会见到在文件内容分条陈述时，每一条前面会有“■”或者其他符号，这些符号的添加可以使用插入符号来实现，也可以在项目符号中选择一种符号样式，然后在键入时就会自动生成项目符号，不用的时候选择“无”进行取消就可以了。

在Word文字编辑中主要重视的是实践操作，初学者可以通过不断的操作巩固基础技能，对Word的基础功能有较为全面的了解和掌握，通过理论结合实践的方式提高Word文字处理效率。

（四）快速返回上次编辑的位置

在Word文件编辑中，经常会出现各种状况。例如一篇文档很长，在编辑时需要分多次进行，当打开已经关闭的文件，再次进行编辑时，怎么才能快速找到上次编辑的位置呢？这时就需要用到“快速返回上次编辑的位置功能”。此功能的快捷键组合为“Shift+F5”，当按下Shift+F5时，光标就会定位在上一次编辑的位置。通常在文档处理时，Word只能记住前三次编辑的位置，因此在第四次编辑时，文字的插入就会变成当前编辑的位置。使用者应根据自己的需求对编辑过程中的文字插入点进行适当调整以保证文字编辑的效率。

二、文本的格式设置

（一）文字库

在Word文字编辑中，往往会根据需要设置不同的字体，甚至有些特殊文件需要用到一些艺术字体。因此在使用Word时应掌握最基本的字体切换方法，基本的字体切换方法需要先选中要切换字体的部分，然后在字体下拉框中选择相应字体切换，这里包含了电脑中安装的所有字体，在选择特殊字体时稍有耗时，为了更方便地进行操作，可以自定义工具栏，把常用的字体编辑到自定义的工具栏中。具体的操作步骤为：鼠标放到工具栏位置右击工具栏，选择自定义功能区选项，然后在自定义功能区新建选项卡和新建组，对新建的选项卡重命名为“常用字体”，然后把常用的字体编辑到其中，这样在进行文字编辑时就可以根据需要快速选择字体进行相关操作，提高工作效率。

（二）新建样式

除了上文修改字体的方法外，还可以利用新建样式来统一更改Word文档中同一样式的字体。新建样式的具体操作如下：在样式下拉菜单中选择新建样式;然后在样式窗口中設置字体的格式、大小、颜色、行距、段落、编号、文本效果等;设置完之后对新建的样式进行重命名（案例新建样式重命名为“小清新”）保存。在编辑中当有文字需应用此种样式时，只需选中文字，然后点击图中“小清新”的预设样式就可以了。

格式样式中可以设置样式为一级标题、二级标题等，这就可以对文本中的标题进行定义。例如选择一级标题文本后，点击样式中的标题1;选择文本中的二级标题后点击样式中的标题2。这样就对文本的标题进行了定义。同时标题的字体也会随之更改为预设的样式。这样可以为后面生产目录做好基础。

三、表格的建立和编辑

在Word文字编辑中经常会出现表格。表格可以对文本内容进行有效分类，把复杂的问题简单化，使要表达的内容一目了然。在Word中可以通过“插入选项卡”中的“表格”选项添加表格，在表格下拉框中可以快速选择行列数，也可以选择插入表格选项手动输入行数和列数，还可以手动绘制表格。当插入表格之后，还可以对插入的表格进行编辑。如选中表中单元格，可以进行合并单元格，拆分单元格等操作;还可以选中表格后右击，对表格的行和列的尺寸，单元格大小，表格的边框和底纹等进行编辑。

除了先插入表格再对表格文字进行编辑外，还可以直接选中文字，进行把文字转变为表格操作。例如把下面的三组信息以表格的形式进行展现，首先可以在姓名和电话之间键入制表符，然后选中三组信息，点击“插入选项卡”“表格”选项，然后把文字转化为表格，如下图所示，这样就可以快速的把文字信息转化为表格。

Word是计算机操作的基础内容之一。在现代化办公中Word的文字处理技巧及其强大的功能的使用会直接影响使用者的编辑效率。因此必须要对Word的功能深入剖析，掌握使用方法和技巧，才能保证在文字处理时的效率和质量可以得到有效提升。

参考文献：

[1]张祖平.如何改Word的默认字体和行距[J]电脑知识与技术：经验技巧，2020（7）：27-27

[2]岳云艳.文档编辑中提升Word字体处理软件使用水平的策略[J]信息与电脑（理论版），2020，v.32;No.463（21）：102-104