浅析HR医药存货内部控制问题及对策

吴斌蓉

（江西农业大学，江西 南昌 330000）

一、研究背景

目前经济全球化的影响已深入各国，全球的经济个体之间的联系与影响也随之越来越紧密。从2012年经济危机的爆发就可见一斑，在其他国家面临经济下滑危机的同时，虽然我国经济还呈现着顽强的生命力，但如果国内企业不提前采取应对措施，也无法保证企业经济能永葆活力。改革开放以来，随着社会科学的进步和人民对健康水平的重视，医疗支出在逐年增加，我国医药市场规模一直在迅速增长，成为仅次于美国的世界第二大药品市场。

面对目前这个特殊的时代背景，医药企业有必要结合市场及行业特点，调整自身的管理制度。企业的存货管理效率高低、流动资产结构是否合理、管理制度是否完善绝大部分取决于企业存货管理的优劣。我国医疗市场体系制度越来越成熟，与此同时医药企业面临的的挑战也越来越严峻，因此这时加强企业的存货内部控制就显得尤为重要。如果存货的内部控制能加强，企业已拥有的资源自然能重新整合，资源的运用手段也得以完善，一举两得。本文经过对HR医药存货内部控制进行分析和研究，挖掘该企业可能出现的存货管理问题，实施适用的手段改正，以期能为企业的经营与发展提供有效的意见。

二、HR医药存货内部控制现状分析

HR医药公司是1997年经江苏省政府的批准及多位股东的努力创立的一家医药企业。公司的主要研究项目是针对抗肿瘤药、手术用药及造影剂。建设属于中国人的跨国制药集团是HR医药这么多年以来一直在为之奋斗的目标，但在发展过程中，不可避免会存在一些问题。

1.存货采购环节分析

HR医药的采购流程与大多数企业是相似的，先由采购部根据企业的生产经营需要制定存货采购计划，但由于采购部为了防止出现供货不及时的情况，设置的最低库存量往往要远远大于实际生产需要量。其药品的库存增长量较大，可能会造成库存负担。而且有些药品存在季节性，大量的堆积只会增加储存的负担，领导审批时也很少核实真实需求量，基本是选择相信采购部提供的采购数据。挑选供应商时要事先了解各个可能的供应商的相关情况，结合相关供应商的库存情况、价格情况、信用情况以及货品的质量情况，挑选出现阶段最合适的供应商，不必要一直与原有的供应商保持会危害本公司利益的商业合作。

2.存货仓储环节分析

表1 2016年至2018年HR医药存货结构

HR医药一直注重“创新”的理念，但研发新药品，不可避免要大量采购原材料。而创新药从研发到投产上市基本要耗费10年之久，时间长风险高，产品可能得不到良好的效益。自然存货就会出现积存的情况。HR医药的存货主要为库存商品、在产品及原材料，而从近几年的数据来看，库存商品从来都是存货结构中的重头，由此可以得出结论库存商品积存是导致存货积存的主要原因。作为生产制造型企业，良好的存货结构应满足生产略大于销售即可。而其现有的存货结构显然不合理，从财务数据中也显示，近几年营业收入中管理费用的比重逐年增加，预示着近几年企业管理控制不到位，这也是存货积存的一个原因。

把HR医药和同行业的其他几家企业对比，发现其资金变现能力确实偏弱。对比2015年的存货周转情况，可以明显看出HR医药140.92天的周转天数远高于HD医药。通过对近几年医药企业的总体趋势分析，医药企业近几年的存货持有量占比是呈下降趋势，且存货周转率也是呈下降趋势，但HR医药近几年的存货周转率基本不变，在整个行业发展状况良好的情况下，存货周转率不提高也就意味着落后了。医药企业的药品种类繁多，管理难度大，而药品研发又具有耗时长、风险高等特点，如果存货周转率不加快，就意味着资金变现能力减弱，市场竞争力也会随之下降。HR医药致力于新型药品的研究开发，易于堆积存货，相关成本也随之上升，不仅占用有限的储存资源也会浪费资金。HR医药近几年营业收入呈增长趋势，从2016年增长率为19.08%上升到2018年的25.90%，而存货周转率起伏较小。影响存货周转的主要因素就是销售成本和平均存货，从2015年到2018年HR医药营业成本增长率为-8.97%，而存货持有量从2015年到2018年增长了97.06%，可以看出，在这几年之中，随着企业发展的需要，存货大量增加，营业成本却出现降低现象，可能存在药品质量监管不力，销售退回等现象造成的销售成本增长放缓，因这些方面的原因造成存货积压，存货周转速度也难以得到提高。

表2 2015年同类上市公司公告存货周转天数及存货周转率对比

3.存货监管环节分析

HR医药企业在存货采购及监管方面还存在欠缺，一部分应归因于企业规模的扩大而造成存货管理的疏忽。主要是以下两方面问题：

（1）岗位职权不明确

HR医药虽然设置了相应的存货管理部门，建立了相应的管理部门，但相应的措施并没有付诸于实践。其工作人员存在岗位职责不明确的问题，难以实现良好的存货管理目的。

（2）缺乏有效的评价监督机制

对于存货相关管理人员的监督工作没有落到实处也为存货管理出现账实不符的情况埋下了伏笔。例如存货的盘点应该有仓管部门每月末进行定期盘点，每月及时掌握存货存储现状，以便及时解决存货积存或出现毁损等相关问题；由审查单位或其他监管部门进行临时抽查，监督仓管部门对于存货盘点制度是否坚决执行且其提供的存货盘点数据是否真实有效，保证存货盘点制度实现其制定的目的。

三、HR医药存货内部控制存在的问题

1.采购计划不科学

采购人员忽视实际生产的需要，出现虚报采购量的行为。公司各部门之间舍大义而取小利的问题，不会进行积极有效的沟通，为了各自利益的实现，往往使存货储备量出现过多或过少的问题，相继也就会出现存货积存或销售额减少等情况。采购计划的不科学加上对于供应商方面没有严格挑选，造成采购成本大量增加，企业的营业成本也随之增加。

2.存货结构不合理，库存商品占比较高

通过对HR医药相关数据的分析，其存货结构不属于优质的存货结构。为了保证货源充足，及时交货，企业往往会作出增大存货库存量的决定，庞大的库储量虽然能够满足需求但同时也造成大量存货积存，占用资金的情况。例如管理人员薪资、仓储费等都是因为存货大量积存而增加的必要开销。HR医药现有库存量已远远大于需求量，库存商品的占比较高，但企业近几年的销路并没有较大的变化，这就意味着大量药品要积存在仓库，药品的保管又较精细，其保管费高于其他产品。为了企业长远发展的考虑，必须调整存货结构，减少存货积存量。随着企业发展的壮大，如果存货储量越发加大，各方面的营业成本也不断攀升，这是发展中企业必须面临的状况，企业应合理规划采购计划，在满足需求的前提下避免铺张浪费。

3.存货监管机制不够完善

（1）岗位职权未分离

从收集的资料来看，HR医药的存货内部管理机制不够完善。其企业管理者虽然也意识到了存货内控机制的必要性，也建立了相应的管理部门，但相应的措施并没有付诸于实践。企业依然存在工作人员岗位职责划分不清的情况，例如采购人员同时拥有采购及验收的权力，这就极易出现工作人员监守自盗的情况，影响企业利益。

（2）内部评价监督机制不完善

企业在对于商业折扣或者药品调价方面还不能妥善处理；还有企业的存货内控机制也不够完善，在整个存货业务过程中，没有完善的风险评估机制作为指导，企业为满足供应量，而大量采购原材料造成仓储成本的增加，而市场风险是瞬息万变的，储存大量的存货也意味着风险的增加，一旦市场淘汰所储存的产品，这些产品就会成为积压品难以消化；相应的监督机制也没有实施到位，管理人员有监督意识，但没有很好的实施，制度只是浮于表面，并没有起到实质作用。就像企业的存货盘点人员没有认真执行盘点工作，在实际工作中为了自身的方便，只是对于账面上的存货进行简单的加减核对，并没有进行账面和实物的核对，长期这样盘点就会造成账实严重不符，而相关监督人员也为了自身的利益，可能存在收受贿赂的情况，对于盘点工作的监督也没有执行到位，只是睁一只眼闭一只眼的得过且过，工作人员长期的互相包庇导致存货盘点制度只是流于形式，并没有起到及时监控存货储存情况的目的。

四、改善HR医药存货内部控制的对策

1.合理运作采购资金，控制采购成本

HR医药一直秉持着“创新”理念，创新型药也为HR医药带来可观的收益。因为长期进行创新研究，采购量大是医药企业的特点，所以要想更好的运作资金，降低预料外的支出占比，势必要运用更科学的采购计划。在进行采购行为之前，一定要先对物资市场进行调研，及时掌握相关物资的质量情况，及近期价格变动情况。对供货商的物品品质及信用状况加强考察，做到“货比多家”，以期尽量保证采购货品的质量。审计部门要审核监督采购物品的计划、质量及价格是否科学合理，保证采购环节做到资金去向透明化，防止暗箱操作。

2.根据销售模式科学储货

HR医药作为供货商，应该与客户进行良好沟通，掌握药品需求量，减少库存商品的持有量。以客户需求为生产指标，企业的经营模式应该向加工生产和服务一体化模式转变，对于加工产品的库存量应予以严格把控。作为生产制造型企业，“零库存”应该成为企业追求的目标。只要保证储货量略大于销售量即可。有关部门应积极监控市场需求的变化情况，从而控制存货储存量问题。首先，应把仓储部门设立为独立的个体，原材料及产成品的保管由仓储部门直接负责，以便于能及时及有效的掌握存货的收发状况。其次，为了加强存货的管理，应对存货进行分类管理，例如ABC分类法，将所有存货按照其数量及价值比重分为三类。A类通常为优质存货，数量占比较小，但价值应占存货价值总量的70%左右；B类为中等存货，数量和价值占比都适中；C类为基础存货，通常其数量比重大但价值占比小。管理存货要做到科学有效，便于有关人员统计相关数据，以便及时掌握存货情况，及时对积压，毁损及报废物等进行处理，减少库存积压，降低资金占用率。在存货量过大时，应想办法增加销售渠道，例如增大宣传，在最短的时间内解决库存量过大的问题。

3.完善存货内部控制机制

（1）岗位责任需职权分明

一个有活力的企业应该有健全的内部控制系统。存货业务部门人员的岗位职责应明确到位，尽量消灭兼职情况，做到各部门职权分离以便相互制约。如采购与验收人员应为不同的两人，保持采购及验收环节的独立性。另外授权审批的权限应得到控制，对于谁审批，如何审批等问题应给予明确，不允许越权审批；审批人员也要严格把控自己的底线，对于不合理或越出权限的行为应作拒绝审批处理，保证不出现未经授权的业务。对于与存货业务相关的凭证，应交给独立的第三方保管，进一步保证岗位权限相离。

（2）加强风险控制，完善评价监督机制

首先，加强风险控制。结合制药企业的特点，制定适合本企业的存货采购计划、计价方法和盘点程序。在进行存货采购前，进行事前风险控制，对市场进行分析，预防存货管理出现问题。建立严格详细的库房管理制度和责任人制度，关于药品的计量和验收、清查和盘点都应记录在案，如果出现账务不符等问题应追究相关责任人。

其次，完善评价监督机制。提高工作人员的监督意识，设立适当的奖惩机制，鼓励各部门人员的积极性。为防止出现监督人员被贿赂的情况，监督具体人员应轮流，不可固定一人。监督人员应随时检查存货采购情况、存货验收情况，存货业务审批授权情况等，保证得到的信息是真实有效的。对于新进职员要培训，提高职工的职业道德有利于监管工作的进行。HR医药采取的是永续盘存法，在账上可以随时反映存货的数量及金额，但永续盘存法工作量较大，这就需要把工作细化。仓库药品由仓库主要负责人组织盘点实施工作，要做到每月月底进行自盘，以便能够及时发现和解决问题，确保问题当月产生当月解决，不出现遗留问题影响后续工作的开展。财务部人员也要不定期抽查核实存货储存情况，防止下级部门工作人员玩忽职守的情况。每月相关人员应该与财务部人员进行对账，坚决做到账账相符、账实相符，保证盘点结果的真实性。