企业物资采购全生命周期下的风险管理研究

张 帆

（中国石油物资采购中心，北京 100029）

一、引言

在世界格局复杂多变与国内经济高速发展的新时期，物资采购企业处在重要战略机遇期，也面临着前所未有的风险与挑战。作为规模化采购企业，采购数量大、品类多、采购环节复杂，采购风险普遍存在于采购计划确定、供应商选择、采购合同签订及履行、物流仓储、物资验收、质量保证等各环节中。通过对采购过程中可能出现的意外情况进行识别，企业能够增强对风险的应对决策，降低意外的发生，减少由此带来的成本与损失。

随着行业转型升级的加速，物资采购企业纷纷调整发展战略，引入全生命周期管理理念，通过强化对采购从准备到实施全过程的统筹与控制，全方位、多角度管控风险，为企业发展打下坚实的基础。物资采购全生命周期管理涵盖采购各个环节，如采购计划下达、供应商选择及招投标、采购价格管理、采购合同签订、物资交付验收、合同款项支付、物资质保等方面。全生命周期采购风险管理不再局限于传统的采购实施中的物资质量与物流仓储管理，将风险管控环节延伸至采购前期的需求计划、方案选择，采购后的运行维护、售后服务等，通过对复杂经营环境中全过程业务链潜在事件的识别，分析风险成因与特征，找出风险对企业目标的影响，拟定科学方案应对风险，把不利因素控制在可以承受的范围内，能够有效减少采购风险的发生，提高企业的采购经营效益，推动企业持续高质量发展。

二、物资采购全生命周期风险管理模型

1.物资采购管理风险因素识别

根据风险的来源与范围，结合物资采购过程的各个环节，物资采购风险因素可以分为外部风险和内部风险。

第一，企业物资采购外部风险是由企业外部环境引起的可能会造成企业经济损失的风险。外部风险主要有以下四个方面：

（1）价格风险。价格风险是由于市场价格的变化造成企业损失的风险。一是因原材料价格波动、通货膨胀等外在因素，造成供应商被动提高产品价格。二是供应商互相串通，垄断市场，恶意抬高价格，造成采购企业经济损失。价格风险可以通过签订带有特定条款的合同，进行一定程度的规避。

（2）质量风险。质量风险是在采购中因物资质量未达到标准产生的风险。一是因原材料的质量存在问题，而影响整个产品的质量。二是产品不符合合同约定的质量要求，无法达到验收标准。质量风险容易引起采购物资不符合最终用户需求造成采购无法完成，或因产品质量问题造成追溯至采购者责任，是影响程度较重的风险。

（3）欺诈风险。欺诈风险是一方故意隐瞒真实情况或告知对方虚假情况，欺骗对方从而骗取经济利益。欺诈风险主要有以虚假的合同主体身份与采购企业签订合同，伪造单证骗取付款后逃逸，设置合同陷阱等。欺诈行为会造成采购企业经济利益的损失。

（4）意外风险。意外风险是在采购全过程中因外界不可抗力等无法约束的客观情况造成的风险，如自然灾害、政府行为、社会异常事件等。不可抗力在合同中一般约定为免责条款。

第二，企业物资采购的内部风险是源自于企业自身经营业务的风险。相较于外部风险，内部风险更容易识别，可以通过一定手段有效降低和控制风险。物资采购内部风险主要包括以下五个方面：

（1）制度风险。制度风险是由于企业规章制度制定、执行及修订不完善造成采购行为不符合法律法规造成的风险。制度风险主要包括制度的不健全，制度未及时修订造成的部分无效，制度覆盖面不够等。制度风险容易造成企业依法合规管理的缺陷，是影响程度非常严重的风险。

（2）合同风险。合同风险是企业在订立合同时，因缺少必要的约束性条款，债权债务主体界定不明晰，重点事项约定不明等造成的风险。一旦出现合同纠纷，企业则失去了有利依据，处于劣势地位。企业应规范合同管理，制定合同标准文本，运用合同管理系统由多部门协同审批，进行严格的条款审查，除对文字表述的审查外，重点关注合同的关键性内容，如质量标准、付款条款、交付方式等。

（3）验收风险。验收风险是企业在物资验收过程中，因货物自身、人为等造成的风险。验收风险主要有，货物损失或数量短缺，验收人把关不严未及时发现质量问题等。验收问题会直接影响物资使用，是较为严重的风险。

（4）仓储物流风险。仓储物流风险是企业在物资运输及储存时的风险。仓储及物流环境的规范是物资交付使用前的重要保障，企业需要严格管理仓储环境和物流过程，如对精密、重要设备的包装方式、吊装装卸过程严格执行QHSE规定、选择适当仓储方式定期检查等，规避相关风险。

（5）财务风险。财务风险是企业在款项支付时可能遇到的潜在事件。财务风险主要有，外汇汇率变动造成的价格波动，企业现金流紧张造成的支付不及时，因物资质量问题造成的索赔等。财务风险可以通过事前计划进行一定程度的控制。

2.物资采购全生命周期风险构成

物资采购全生命周期是从物资采购的提出需求、选商招标、生产发运、到货验收、使用维护到报废处置的一系列采购相关行为的全过程。相较于传统采购管理，全生命周期下的物资采购管理范围更加广泛，对采购管理者的要求也更加全面。物资采购全生命周期可以分为三个阶段，分别是物资采购启动期、物资采购实施期和物资采购评价期。

第一，物资采购启动期是物资采购的前期准备工作，包括根据采购需求编制下达采购计划、招标选取合适供应商、签订采购合同等。物资采购启动期的风险管理主要涉及价格风险、欺诈风险、制度风险和合同风险等。

第二，物资采购实施期是采购合同的执行期，包括产品物资的生产、运输、仓储、安装及验收等。物资采购实施期的风险主要有外部价格风险、质量风险、欺诈风险和意外风险，内部制度风险、合同风险、验收风险、仓储物流风险和财务风险等。

第三，物资采购评价期是产品投产使用后的管理阶段，包括对产品的日常维护、更新改造直至其报废处置。物资采购评价期的风险涉及外部质量风险，内部制度风险、合同风险和财务风险等。

在物资采购全生命周期中，价格风险主要在采购启动期和实施期造成影响，质量风险主要涉及采购实施期和评价期。在企业的内部管理中，企业规章制度作为管理的核心指引，对企业物资采购管理的全过程有着深远影响。合同作为采购执行的主要依据，合同风险贯穿采购全流程，在物资采购各阶段均存在发生潜在事件的可能，是企业需要重点关注的风险。物资采购全生命周期的各阶段风险构成如图1。

图1 物资采购全生命周期风险构成

3.物资采购全生命周期风险分析方法

根据物资采购行业自身管理特点，选取流程图分析法、统计推论法和敏感性分析法作为物资采购风险管理的主要分析方法。

（1）流程图分析法。流程图分析法通过对物资采购流程的各个环节逐一推演分析，发现其潜在的风险点及风险点形成原因，并分析风险可能造成的后果。在物资采购活动中，按照各阶段顺序排列为若干模块，通过对每个模块中采购活动进行潜在风险因素辨识，提出风险预防方法。对于规模化采购企业，流程图能够直观明了反映复杂的采购过程，通过引入各模块业务人员参与到流程图的绘制中，能够更加快速、准确的找出风险点，提出相应风险防范措施。

（2）统计推论法。统计推论法以历史数据为依据，利用收集整理的与风险有关的历史数据，确定评估指标，通过数学建模生成曲线，根据模型对未来的可能性与结果进行预测。物资采购企业长期从事采购业务，拥有大量历史数据，数据来源充足可靠，模型可信度高，能够得出准确率更高的结果。

（3）敏感性分析法。敏感性分析法针对潜在的风险，研究当不确定因素达到一定幅度时，对采购效果产生的影响与影响程度。采购管理中风险因素众多，敏感性分析能够找出对采购影响最大、最敏感的变量，为企业决策提供有价值的参考信息。在物资采购管理中，可以选取采购价格作为既定目标，通过计算风险因素对价格的影响系数，得出该因素对采购管理的影响程度。计算公式如下：

β＝△P/△D

△P表示采购价格对风险因素的敏感度系数，P为采购价格，D为风险因素。△P表示当风险因素D发生变化时，价格P的变动情况。△D表示风险因素D的变化情况。当β＞0时，采购价格与风险因素同方向变化；当β＜0时，二者反方向变化。β的绝对值越高，说明采购价格对风险因素的敏感度越高，该因素容易造成更大的风险；反之，说明风险因素对采购价格的影响较小。

4.物资采购全生命周期风险管理三维模型

1969年，美国工程学家霍尔将工程活动行为按时间划分为若干步骤，分析完成这些步骤所需的管理过程与专业方法，建立了由时间维度、逻辑维度和方法维度组成的三维空间模型，用于分析工程研究的架构。三维结构模型能够系统反映活动在每一个阶段的工作内容与方法，结合专业管理知识，集中体现了现代管理的系统化与综合化。

物资采购全生命周期风险管理三维结构模型基于霍尔三维模型。通过对物资采购管理过程按照全生命周期进行时间划分，对采购过程中的风险按照管理过程列示，联系风险分析方法，将物资采购全生命周期的风险管理有机结合，形成物资采购全生命周期风险管理三维结构模型。在采购生命周期维度和风险管理过程维度，三维模型集中体现了对风险全过程的管理思想，将以往的风险管理由静态的分割个体连接，成为完整的、动态的风险管理。

（1）时间维度的分析。物资采购全生命周期风险管理三维结构模型的时间维度是指物资采购的全生命周期，具体指从物资采购启动开始，经过采购实施，最后到采购评价的时间过程。在物资采购生命周期的每个阶段都有不同的风险，通过时间维度，可以对不同时间段下物资采购的风险进行识别、分析与管理。

（2）逻辑维度的分析。物资采购全生命周期风险管理三维结构模型的逻辑维度是指企业对风险管理的过程，包括风险识别、风险评估和风险应对。风险识别是风险管理的前提，是对所有可能产生风险的因素进行判断、整理的过程。风险评估是在风险识别的基础上，运用数学知识估计、预测风险因素发生的概率及造成的损失程度。风险应对是在确定风险因素、了解其产生概率和影响程度的基础上，根据企业对风险的承受能力制定相应的防范措施。逻辑维度是对企业风险管理过程的阐述。

（3）方法维度的分析。物资采购全生命周期风险管理三维结构模型的方法维度是企业为完成时间维度和逻辑维度下的风险管理所采用的方法总和。风险管理不是静态、一成不变的，而是一项动态、复杂的过程，在工作过程中需要应用各种专业方法。根据企业物资采购的特点和管理需求，主要有流程图分析法、统计推论法和敏感性分析法等。

在采购风险管理中，可以将物资采购的启动期、实施期和评价期视为业务的特定阶段，在时间线上对每个特定阶段的风险管理均需要通过风险识别、风险评估与风险应对等过程来实现。对物资采购全生命周期风险管理三维结构模型进行切割，可以对任一维度下的每一个步骤进一步展开，形成分层次的树状结构，并加以分析应用。通过对模型中的三个维度交叉、循环使用，能够使物资采购生命周期下的各项风险在一定程度上得到降低，并对风险进行有效的控制与应对，有利于企业战略目标的实现。

图2 物资采购全生命周期风险管理三维结构模型

三、物资采购全生命周期风险管理应对策略

随着物资采购由传统集中式管理向全生命周期管理的转变，企业物资采购风险的情况更为复杂，需要持续完善风险防控措施，确保采购风险降到最小。

一是梳理完善物资采购管理全过程。根据全生命周期管理需求，组织采购过程的相关部门，如采购部门、安全部门、法律部门、财务部门等，全面梳理采购全流程。在此基础上，逐一查找各个环节的潜在风险点，制定出物资采购全生命周期下的风险管理表单，并详细列示每个环节可能存在的风险及其成因，提出相应风险控制方式，明确风险控制责任部门，建立全面风险防控体系。

二是健全供应商管理体系。不断完善优化企业的供应商管理模式，加强对采购供应商的全面管控。设置多维度评价指标，对供应商提供产品的价格、产品质量、供货能力、资质信用、售后服务能力和供应商财务状况等进行考评，科学评价现有供应商，发展潜在优质供应商，完善供应商准入机制。在采购实施期，跟踪物资及时到货和验收合格情况，保证供应商提供优质物资。在采购评价期，密切关注客户在产品使用过程中的质量反馈，畅通与供应商沟通渠道，协助处理各项问题，及时收集记录，作为对供应商考评的组成部分，协同促进供应商提升自身综合能力。

三是建设应用一体化采购管理平台。应用信息技术建立与供应商、客户的互通平台，开展标准化管理，实现信息资源共享，及时有效沟通，实现采购价值链下的多方共赢。供应商通过平台及时获得企业采购需求计划，科学合理排产，提高物资供应效率。采购部门及时跟踪物资生产与发运信息，节约时间成本，合理安排配套设施和人员。通过一体化平采购管理平台的建设，实现与供应商的实时交流，加强企业间采购协作，保证采购信息的准确性，提高物资采购的标准化管理，从而提高工作效率、降低采购成本。

四是强化采购监管与问责力度。不断提升采购业务人员工作能力，强化人员廉洁自律意识，根据国家相关法律法规，规范采购人员行为，合法合规开展采购招标活动，保证采购全过程的公平、公正、公开。主动加强对采购全过程、全方位的管理与监督，不流于形式，对发现的问题及时纠正、限期整改，对违法、失信行为严肃处理。加大责任追究力度，明确部门与个人在采购过程中的责任，切实守住风险底线。

全生命周期下的物资采购管理模式能够更加有效的配置资源，为企业带来更大的经济效益，对提升采购供应链的质量有着重要意义。在企业管理不断深化的今天，制定有针对性的风险防范对策，采取积极应对措施，建立有效的风险管控机制，才能助力企业高质量发展。