电力工程施工企业数字档案馆的应用及创新

李豫光

（中国能源建设集团江苏省电力建设第一工程有限公司，江苏 南京 210001）

1 电力工程施工企业数字档案馆应用的背景及必要性

1.1 研究的背景

电力工程施工企业在生产经营管理过程中形成了数量庞大、具有企业特色的科技档案。在管理过程中会产生大量的设计、质量、验收、结算等文件不能很好地实现实时的、系统性的收集；同时所属企业作为工程建设的承建方，各类文件材料需要第一时间收集并移交业主方。纸质化管理档案已严重影响到现代电力施工企业的管理水平，如果提高和创新电力工程施工企业的数字化管档，提高档案的利用和共享水平，降低管理成本，加强整体管控，创建具有国际竞争力的世界一流综合能源建设企业提供档案信息资源的保障，对我们提出了更加紧迫的管理要求。

1.2 建设的必要性

随着大数据、云计算、人工智能等新一代信息技术的发展和应用，已对传统的档案工作模式已产生重大影响，2021年1月1日起正式施行的《中华人民共和国档案法》对档案信息合法性提出了明确的要求，要求电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规。同时国家档案局发布了《企业数字档案馆（室）建设指南》对电子文件的检测要求进行“四性检测”等等，这些管理要求告诉我们借助数字信息化技术加快推进档案工作的转型升级已迫在眉睫。通过数字档案馆建设，实现从接收保管纸质档案向接收保管电子档案转变，实现从手工操作向自动化、智能化操作转变，实现从档案实体保管中心向档案数字库中心转变，实现从档案资源分散利用向在线共享转变。

我公司2019年9月开始实施数字档案馆，逐步实现了电子文件归档和电子档案管理，逐步对企业档案资源进行开发利用，经过1年多时间的系统的完善和培训应用逐步实现了无纸化办公，并在档案管理效率和使用上取得了一定的成绩。

2 电力工程施工企业数字档案馆的应用成果及创新

2.1 建设的总体成果情况

我公司建设企业数字档案馆目标是通过运用现代信息技术，通过快捷方便的优化档案工作业务流程来实现档案数据资源管理的系统平台，实现企业档案工作提质增效与创新发展，全面提升档案管理、开发共享服务能力，促进企业提高管理水平，增强核心竞争力，为企业持续健康发展提供有力支撑的建设目标。从而实现公司“数据共享，业务管控”的要求，并满足逐步由“双轨制”向“单轨制”转变的发展趋势。具体如下图所示：

1）提高了管理效益。进一步提高了公司档案业务规范化管理水平，在完善公司制度规范体系的基础上，通过应用系统固化业务流程实现各部门档案业务和数据的规范化管理，统一提高归档质量和各项业务工作的规范化程度。首先，改变了公司电子文件分散管理的现状，实现统一管理、全程管理、规范标准、便于利用、安全保密的要求，电子文件和传统载体档案数字化副本等数据资源作为公司资产在保障“四性”的同时得到长久保存。其次，通过数字档案馆系统整合各业务、各单位档案资源，实现数据共享。

2）提高了经济效益。通过数字档案馆项目的建设实现了跨业务电子文件的数据共享与业务融合，部分实现了无纸化办公，节约了纸质传递复印。有效解决了公司档案室库房空间趋于饱和的问题。解决了档案管理人员紧缺、兼职档案员工作压力大、收集整理不规范等档案人员问题，大幅节省了管理成本。将档案人员从繁琐的纸质档案管理模式中解放出来，将更多精力用于如何整合档案资源、业务流程优化、数据分析与挖掘、档案资源智能利用服务等方面，致力于对公司各项工作的服务。

2.2 建设的创新亮点

我们从基础设施建设、传统载体档案数字化、电子文件归档与整理、四性检测方案、建立元数据、建设档案专题库建设、制度规范建设、安全保密体系建设等八个方面开展了建设工作。

目前我单位归档业务系统与归档电子文件情况：

1）编辑管理人性化。首先，实现单点登录集成。在办公OA系统中直接以当前登录用户访问档案管理系统，不用重复输入档案管理系统用户账号或口令，实现一站式登录。其次，实现公文实时归档。办公OA系统所有需要归档的数据通过接口程序推送放入档案系统，由档案管理人员在档案系统中进行统一检查和整理，在预归档库中补充原系统中没有的，而档案系统中必须要有的元数据项，将这些数据转换到正式档案库中，在功能上实现随办随归。再者，实现档案管理内容内嵌。按照公司新版管理制度要求，规范各类档案编号规则，将公司各类档案保管内容期限表内嵌在系统里，让使用者对本业务有更清晰地了解，同时能更加清晰的查漏补缺，也更方便新上岗的各类专兼档案管理员、项目技术员、专工等查阅。

2）强化了四性检测。在建设实施过程中，配合归档章认证，贯穿对电子文件归档和电子档案管理进行全过程管控，对电子文件在归档业务系统中的产生、流转等过程进行前端控制的思路来实现的。在归档、移交、长期保存三个环节，对数字摘要和元数据XML文件内容进行检测和校验，来保障电子文件和电子档案的真实性、完整性、可用性性、安全。

3）打破信息孤岛，资源互通共享。企业数字档案馆内的“数据归集”模块具备将所属企业的各信息模块进行数据交互共享，使得利用更便捷高效。

4）档案资源在线利用流程优化。档案归档后在后期利用时，在数字档案馆系统中检索待利用档案，选中后系统发起相关利用流程，针对纸质借阅、浏览、下载等利用方式发起不同的审批流程，实现在线借阅和阅读。

5）工程项目资料远程在线整理、归档。工程档案由项目资料管理人员登录到数字档案馆，项目资料管理人员下载公司发布的项目、案卷、文件档案导入模板，工程竣工后将归档范围内的全部档案通过导入功能将模板数据导入数字档案馆系统中，通过自查后进行移交归档，移交归档后的电子档案需档案管理人员审核确认无误后，对移交的电子档案进行接收归档，提供后续利用。