核电项目设备调配档案管理难点及建议措施

冯厚娟 徐永临

（上海核工程研究设计院有限公司，上海 200233）

1 定义

核电项目设备调配，是指在核电现场施工和调试过程中，根据工程需要，针对已交付核电现场的设备（整体或部件），确需从其他项目、机组或系统调配到当前项目、机组或系统的单项活动。

根据国家核安全局《民用核安全设备调配管理要求（试行）》规定，当前纳入中国国家核安全局许可的民用核安全物项，指《民用核安全设备目录（第一批）》（国核安发[2007]168号）及《关于进一步明确部分民用核安全设备类别许可范围的通知》（国核安发[2012]106号）确定的物项类别。但因民用核安全物项的制造技术和管理水平尚存不足，质量不够稳定，且由于设备质量问题导致现场建造进度严重拖期的情况屡屡发生，因而出现了较多的由于进度、成本等原因要求进行不同核电项目之间或机组间设备、部件或锻件调配转移使用的情况。核电项目中那些发生了调配活动的设备的设备档案便称为设备调配档案。

2 设备调配档案管理内容

设备调配档案由设备制造完工文件和设备调配文件（记录）两部分构成。设备制造完工文件，是指设备供应商在设备制造过程中形成的一系列文件，反映设备制造过程和真实面貌的，具有查考利用价值的文件的总和，具体包括质量数据包、竣工图及特殊载体档案（如设备安装软件光盘、设备射线底片、设备制造/出厂验收/包装发运照片等）。设备调配文件，是指设备已出厂、交付核电现场使用时因进度、成本等原因产生不同核电项目间或机组间设备、部件或锻件调配转移使用时形成的记录，具体为设备调配申请单等相关记录。

设备调配档案的两部分不可切割，应相互联系，互为追溯，共同作为该设备后续调试运行和维修时查证其制造情况与数据的重要凭证。

3 设备调配档案管理难点

不同于一般的设备档案，设备调配档案作为核电设备调配后的重要查考凭证依据，在档案管理存在以下难点：

3.1 设备调配类型多，设备调配档案整理难

根据调配的发生时间，设备调配可分为出厂前调配和出厂后调配。出厂前调配，即未交付物项调配，其制造完工文件尚未完全形成，设备调配文件在车间制造中衍生，档案整理主体为设备制造厂。出厂后调配，即已交付物项调配，其制造完工文件已形成并随设备交付核电厂，设备调配文件为在核电厂内安装使用中衍生，设备调配档案的整理主体为核电厂。

根据调配的内容，设备调配可分为整体调配和零件调配。整体调配时，该设备制造完工文件随设备一同完整调配使用，零件调配时，该设备制造完工文件可能仅将涉及该零件的制造数据文件随设备进行调配。

根据调配的地点，设备调配可分为同机组调配、跨机组调配和跨项目调配。同机组间的设备调配时，其调配文件归档时的机组分类也相同；跨机组调配和跨项目调配时，其调配文件归档时的机组分类不同。

针对不同的设备调配行为，设备调配档案的整理也不可一概而论，应根据各部分档案的产生主体和内容等进行区分。

3.2 设备调配频繁、接口多，设备调配档案收集难

核电项目建造工艺新、建设周期长、设计变更多，往往使已交付设备不能满足最新安装需求。另外，项目建造采购设备种类众多，因设备采购进度、供应商制造工艺水平差异、合同变更等原因，也常使得设备制造问题突出，不符合现场安装质量要求与进度控制而不得不返厂重制或修理。为确保现场施工进度，故此产生了较多的设备调配行为。据统计某一核电站在工程建设期间发生大量的物项调用，仅阀门调用便有约600台。但在档案收集时发现设备调配档案的归档率并未达到100%，究其原因包含个别紧急设备调配未严格按照调配流程产生调配文件、调配发起人未及时进行归档导致文件丢失、跨项目调配时因缺乏文件归档意识未将设备制造文件随设备一同调配等。

3.3 调配设备档案归档关联性缺失，设备调配档案追溯难

一是调配设备与调配设备档案之间缺乏有效关联。发生调配的设备在安装时将悬挂设备调配标牌加以标记，但设备移交调试后，设备铭牌、设备调配标牌等标识信息会被新设备标牌替代，同时设备调配记录——设备调配单的归档未有具体要求，这些都导致被调配设备与对应的设备制造完工文件难以追溯。虽要求在设备安装ITP、施工记录中填写设备调配单编号，以通过安装记录中的调配单编号追溯相关设备，但这种措施仍不能很好满足从文件追溯设备调配情况的要求以及后续设备运维过程中的查阅设备制造信息的利用需求。

二是设备调配档案的两部分之间缺少组卷关联。就已交付设备而言，调配设备的制造完工文件与设备调配文件因不同责任主体分别整理归档为不同案卷，两部分案卷在档案管理系统中著录时因设备位号、完工文件编号等关键关联信息缺失而无法做到案卷间的有机关联，导致无法通过调配单直接追溯查询到设备制造案卷。

4 设备调配档案管理建议措施

4.1 制定符合不同设备调配类型的档案管理要求，提供全面的档案整理方法

文档管理部门应了解设备调配的类型，根据不同的设备调配情况制定全面的设备调配档案整理要求。设备出厂前产生的调配，应由采购部门采取措施确保供应商将物项调配相关记录纳入供应商设备竣工文件中，按新的项目机组/位号组卷；设备出厂后产生的项目内调配，由调配发起人在项目文档的协助下对物项调配单及其文件与供应商设备竣工文件整合组卷，原则上不修改物项调配前已产生的文件编码；设备出厂后，当调配涉及跨项目和剩余物资时，由调配发起人组织调出方和调入方项目文档对原案卷进行整合（整合原则同项目内调配），并填写调配物项供应商设备竣工文件交接单，调入方项目文档接收文件确认无误后签字。

4.2 加强设备调配流程运用和档案归档意识培训，提供完整的档案收集内容

一加强设备调配相关程序培训。组织设备调配工程师、专兼职档案管理员进行设备调配管理、关联属性填写要求及著录信息等培训，确保调配流程规范符合监管要求，系统关联属性著录完整准确，并应不定期对系统中信息著录错误的关联属性进行修正，建立档案人员系统关联信息著录复核制度。

二提升设备调配档案归档意识。对调配发起人开展档案归档流程培训，强调归档的及时性与完整性，同时对文档人员强调设备调配档案的归档管理要求，通过对比调配单取号记录，定期核查调配单归档情况，督促调配发起人及时归档，防止原件丢失。强调所有调配单由发起部门按照年度归档计划，在文件办理完毕后即时向文档部门归档保存，在项目竣工时按照设备档案移交方式、以设备档案现场补充文件包形式向业主单位移交。

4.3 建立设备调配文件与制造完工文件的案卷关联，提供快捷的档案追溯查询

一规范设备调配记录的填写要求。设备制造完工文件编号和设备位号（部件编号）是连接设备调配文件与制造完工文件之间的关联信息，应在形成调配记录时便规范、准确填写。在档案归档阶段，扩大文档人员对设备调配单的归档检查范围，除了文档规范性检查，还重点关注调配单中被调设备完工文件编号和部件编号等关键信息的填写规范，对于不符合填写要求的给予回退。

二建立设备调配记录与制造完工文件的归档关联台帐。通过“归档关联表”的建立，做好调配文件与制造完工文件一一对应，调配文件案卷与制造完工案卷一一对应，同时调配记录与系统挂接，创建设备调配记录与调配设备制造完工文件分别归档后相互追溯的渠道，保证用户在查阅调配单时便可通过关联文件直接查阅到制造完工文件，在查阅制造完工文件时也可通过关联文件直接查阅到调配单，创建了设备调配记录与调配设备制造完工文件分别归档后相互追溯的渠道。