浅谈Excel在数据处理中的应用——以学生管理方面数据处理为例

党 倩

（陕西职业技术学院，陕西 西安 710038）

随着时代的不断进步，信息化技术的日新月异，很多工作都要依赖计算机来完成。而在各行各业的工作中难免会产生数据、使用数据，将直观、清晰的数据提供给他人，方便他人理解和使用。因此，优化、处理数据十分重要。

1.如何使用Excel函数

Excel是微软公司开发的基于 window操作系统的电子表格应用软件。Excel中大量函数可以完成各种复杂的数据处理，得到使用者需要的数据结果。如何使用Excel函数，方法和技巧非常重要。

1.1 VLOOKUP函数

VLOOKUP函数可以用于查询数据，核对数据，或者在单表和多表中导入对应数据等。具体的函数格式如下：

VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

具体说明：

Lookup_value指的是查找数据是数据的源，要查找的标准和关键的列。

Table_array指的是需要查询的数据池，也就是查找的数据表。

col_index_num指的是查找数据过程中，结果查找范围数据表中的哪一列，具体为数字。

Range_lookup是一个逻辑值，具体为ture是VLOOKUP 查找时是近似匹配或 false是VLOOKUP 查找时精确匹配 。

1.2 MID函数

MID函数可以从指定位置开始提取的指定数量的字符，得到指定的部分字符串。具体的函数格式如下：

MID(text,start_num,num_chars)

具体说明：

Text 指 的 是 提 取 前 的 源 文 本 字 符 串。 Start_num 是指从文本字符串中哪一位开始提取，例如从文 本text中第3个字符开始提取的，则 start_num 为 3。 Num_chars 是指想要用MID函数从文本中提取的字符的具体个数。

1.3 TEXT函数

TEXT函数可以将其他类型的值，转换成文本格式。具体的函数格式如下：

TEXT(value,format_text)

具体说明：

Value 可以为数值、计算结果为数字值的公式，或对包含数字值的单元格的引用，是要转换成文本的其他类型的值。 Format_text 为“单元格格式”对话框中“数字”选项卡上“分类”框中的文本形式的数字格式。

1.4 REPLACE

REPLACE可以将部分文本用另外的其他文本字符串替换，例如把部分涉及隐私文本字符串，用其他通用的如“*”这样的文本字符串替换。具体的函数格式如下：

REPLACE(old_text,start_num,num_chars,new_text)

具体说明：

Old_text指的是需要被替换的原文本字符串。

Start_num是原文本字符串需要其他字符替换的开始位置。

Num_chars是使用REPLACE函数其他字符需要替换原文本字符串中字符的个数。

New_text 是指替换原文本字符串中字符的新的其他文本字符。

2.利用VLOOKUP函数批量数据的查找

在学生管理的日常工作中，常常会有统计学生相关数据的数据统计工作，往往需要快速地统计出特定属性的一些学生的基本信息，依靠手工筛查会耗时耗力，灵活地利用函数，则会省时省力且数据的准确率高。例如利用VLOOKUP函数核对尚未报到的学生信息。这种情况下，我们前期会掌握应到的学生数据信息，通过报到的过程，得到已报到学生的数据信息，如图1所示，通过VLOOKUP函数，以应到的学生数据中的学号（在校学生唯一性字段）作为查找值，在已报到学生的数据中查找匹配，筛选出未查找的则为未报到学生的信息。

图1

3.利用mid函数和text函数获取学生出生日期信息

在学生管理的日常工作中，有学生的身份证信息，在学生入校时是从招生数据中获取的，可在日常的管理中，需要学生的出生日期，收集和统计费时费力，结果数据的准确率也难以保障，而利用函数的结合从身份证中获取学生的出生日期，结果数据不但准确，而且便捷。可以利用mid函数和text函数相结合，批量得到学生的出生日期。如图2和图3所示，MID(A2,7,8)取得身份证号码中出生日期的数值，TEXT(D2,"00-00-00")或TEXT(D2,"00年00月00日")获取需要的格式完成学生出生日期的提取。

图2

图3

4.利用REPLACE函数批量隐藏隐私信息中的部分内容

在学生管理的日常工作中，学生奖助学金的评定是每学期都要进行的工作。获得奖助学生的学生选定后，要完成公示奖助学金获得学生信息这一环节。这一环节中常常需要公示学生的个人信息，可又要保证学生信息的安全，为避免学生个人隐私信息的泄露，常将部分或者关键的内容用“*”号来代替，既完成公示的需要，又保护了学生必要的隐私信息。例如，批量隐藏学生身份证号码和手机号码中的部分数字。这里以隐藏学生的部分电话号码为例，如图4所示，隐藏学生手机号码左起第4位开始的5位数字，用“*”号来代替，用函数REPLACE(C:C,4,5,"*****")，隐藏手机号码的中间5位。使用同样的方式，也可以得到隐藏部分数字的身份证信息，从而避免学生信息的泄露。

图4

5.利用VLOOKUP函数快速合并两表或多表中的学生信息

在学生管理的日常工作中，常常会遇到拥有之前收集好的学生基本信息，因管理和工作的需要，还需扩展一些学生的其他信息，如本人电话号码、个人爱好等等。回收来的信息只有学号（学生唯一标识）和其他新增信息。将学生的基本信息和统计来的扩展一一匹配地合并在一个表里。手工统计很难，可以利用VLOOKUP函数，利用基础表里的学生学号（学生唯一标识）即关键字信息，作为查找值，利用VLOOKUP(A:A,电话号码!A:B,2,FALSE)将电话号码一一对应地合并到基础表里，利用同样的方法也可以将学生个人爱好一一对应地合并到基础表，从而得到更加完善的学生信息。

6.Excel中实现学生信息的查询，得到指定一个或多个学生的信息

在学生管理的日常工作中，指定类型学生的个人信息报送工作也很频繁，例如，报送入党积极分子的信息，要求表里有姓名、学号、班级、本人电话号码，往往评选的结果只有姓名和学号，想要快速地得到指定学生班级、本人电话号码，可以提前设置好VLOOKUP函数如图5所示，输入或复制指定学生的姓名或学号，就可快速地得到指定学生的其他相关信息，这必须以拥有整体学生的足够完善的信息为前提。

图5

学生管理工作过程中，学生信息的收集、整理、查找、公示、报送是平常而频繁的，学生的信息常常是和学生管理工作交织在一起，及时而准确地得到想要的学生信息，有效地掌握和应用Excel中的函数，快速地得到所需要的学生信息的具体内容，快速地解决工作中的许多问题，同时也能提高自身的工作效率。