高校档案管理制度建设研究

石贞贞

高校档案管理工作作为高校管理工作的重要内容，与高校管理工作效率的提升、管理方式的优化有直接联系。当前，我国高校档案管理制度建设存在一些问题，如高校档案管理制度缺乏实际操作性、与上层法律制度缺乏衔接、上层法律制度建设不足与滞后、档案管理工作者自身能力不足等。对此，国家和高校应当积极采取措施，通过完善高校档案管理制度、推进高校档案管理服务化发展、加快相关法律建设以及提升档案管理者的工作能力等措施，推进高校档案管理制度建设。

一、高校档案管理制度建设存在的问题

（一）高校档案管理制度缺乏实际操作性

之所以说高校档案管理制度缺乏实际操作性，是因为当前中国的法律法规中，诸如《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）以及《中华人民共和国档案法实施办法》等都没有对高校档案建设工作制定比较详细的规定，导致高校档案管理缺乏有效的参考依据。缺乏法律的规范引导，高校档案管理工作难以规范进行。很多情况下，高校档案管理工作中存在的问题需要通过行政手段来解决，导致档案管理工作实际操作陷入困境，降低了档案管理工作的效率。

（二）高校档案管理制度与法律制度缺乏衔接

一般来说，高校的制度应当与国家的制度和法律构成相互协调的关系，保证高校档案管理制度与上层法律制度有效衔接。《档案法》中规定：“县级以上地方档案主管部门主管本行政区域内的档案工作，对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。”由此可见，高校档案工作依然属于行政性质的工作，档案部门缺乏自主性。高校的图书馆、档案管理部门属于不同的部门，各个部门之间缺乏沟通衔接，导致资源分散。

（三）上层相关法律制度建设滞后且不足

上层相关法律制度建设滞后且不足也是当前高校档案管理制度建设存在的一个重要问题。当前，中国与档案相关的法律法规不足，仅有《档案法》《中华人民共和国著作权法》《中华人民共和国非物质文化遗产保护法》等。由于相关法律制度建设不完善，导致高校档案制度建设滞后，影响高校档案建设工作的开展。

（四）学校档案管理工作者能力不足

高校档案管理工作者自身能力不足，也会对档案管理制度建设造成影响。高校档案管理工作者在对档案进行管理时，必然需要对相关的管理制度非常熟悉，且可以灵活应用。但当前，部分工作者自身能力存在问题，没有熟练掌握相关的制度，也无法在工作中按照相关的规定对档案进行管理，严重影响档案管理工作效率。再加上高校对档案管理者工作能力培养不重视，没有组织培训，限制了高校档案管理工作的开展。

二、高校档案管理制度存在问题的原因

（一）学校领导缺乏档案管理意识

缺乏档案管理意识一直都是高校档案管理工作中存在的问题。其实不仅是档案管理工作者，这种问题在高校领导中也普遍存在。高校领导层档案管理以及档案文化建设意识比较薄弱，无法为相关工作的开展提供支持，甚至对档案管理工作者造成影响，使其也忽视了档案工作的价值和意义。高校领导普遍认为学校的工作重点是教学，认为档案收集、整理、保存工作实际意义不明显，导致高校档案以及文化服务功能有所欠缺，忽视了档案工作对高校整体运行的重要推动作用。

（二）学校行政管理体制存在问题

行政管理体制问题也是造成高校档案管理工作问题的一个重要因素。现在，中国大多数高校依然实行行政管理体制，这就导致档案管理部门难以脱离行政体制的制约，为行政服务成为档案管理部门的重要内容。在行政管理体制下，档案管理部门文化职责不明确，档案管理工作者的积极性和主动性遭到削弱，制约了档案文化服务功能的发挥。归根结底，行政体制对高校档案建设工作形成了制约作用。

（三）缺乏专业的档案设备和管理者

配备专业的档案管理工作者和专业的档案管理设备是保证高校档案管理工作有序开展的重要措施。然而很多高校对于档案工作不够重视，很少主动投入人力、物力、财力，这就导致高校档案管理工作在管理设备和管理者方面得不到提升。另外，很多档案管理工作人员都由其他工作者进行兼任，没有接受过专业的培训，缺乏档案管理专业性。再加上本职工作任务繁重，很有可能无暇顾及档案管理工作，最终导致档案无法规范管理，档案管理水平无从提升。

三、完善高校档案管理制度建设的有效措施

（一）不断完善高校档案管理的相关制度

完善高校档案管理制度，要从以下两个方面入手。首先，要对高校管理体制进行改革。高校行政管理体制对档案管理工作的开展有所制约，所以要改革管理体制，改变行政体制的属性，不断提升档案管理部门的服务能力。其次，要建立档案管理制度，保证档案管理制度的多样性和完善性，避免因为制度不全面而影响档案管理工作。建设档案管理制度，应当对档案的性质进行准确定位，对档案管理工作进行有效规范，确保高校档案管理工作可以有条不紊地开展。

（二）推进高校档案管理制度的服务化发展

推进高校档案管理制度的服务化发展，是推进高校档案管理制度建设的重要措施。首先，应当从高校的高层开始，引导决策层重视档案管理，宣传档案管理功能，实现高校档案管理的深层次发展。其次，建立档案管理服务制度，提升档案管理工作者的服务能力。这是因为很多工作者缺乏超前意识，无法意识到高校档案管理工作潜在的服务成分，也无法充分发挥档案管理资源的优势。总之，高校要认识到档案管理服务化发展的重要性，并且从制度层面推进档案管理制度服务化发展。

（三）加快档案管理工作相关法律的建设

高校档案管理工作制度的建设和发展与我国相关法律制度的建设脱不了干系。档案管理需要制度的保障，只有保证档案管理事业相关法律不断完善，才能让高校档案管理工作有所依据，得以切实有效地开展。《档案法》虽然在档案管理相关法律法规体系中处于主体地位，但是内容不甚完善，容易出现职责不明确以及文化事业单位主体缺乏自主性的问题。所以，建设完善的法律体系，是实现高校档案管理工作健康发展的保证。

（四）提升高校档案管理工作者的工作能力

信息时代，高校档案管理工作有了全新的工作模式，尤其是网络以及计算机技术的应用，不仅为高校档案工作提供了便捷，也为高校档案管理工作带来了新的考验。档案管理工作者如果无法及时掌握新的技术，将无法胜任档案管理工作。因此，高校要加强对档案管理人员的培训，不仅要帮助他们掌握新的技术和新的管理理念，还需要让他们熟练掌握相关管理制度，适应新时期高校档案管理工作的新需求，推动高等教育的发展。

四、结语

当前，高校档案管理工作的管理水平亟须提高，这也是高校教学管理工作的一项重点。档案管理制度是档案管理工作稳定有序开展的保障，所以，高校要对档案管理工作进行规范化管理，从规章制度、服务化水平、工作者等方面入手，以相关法律为引导，积极完善高校档案管理制度，建立完善的档案管理制度体系，保证高校档案管理工作有法可循、有据可依。

【基金项目】2020年度河南省社科联调研课题“中原学构建背景下的汉语国际推广研究”（编号：SKL—2020—841）;2020年度南阳师范学院校级思想政治专项“地方特色文化资源融入汉语国际推广基地的建设研究”（编号：2020SZ007）;2020年南阳师范学院校级决策研究课题“汉语国际推广发展机制改革”（项目編号：2019WYJC13）。

参考文献：

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（作者单位 南阳师范学院地理科学与旅游学院）