信息化背景下的出版流程再造与优化

苏敏　曾令宪

关键词：数字化生产管理平台 出版流程再造 转型升级

随着数字技术的发展，传统出版流程的数字化改造逐渐深入，数字化管理的逐步完善提升了出版业的转型速度。出版数字化转型升级不仅仅包括产品形态、服务模式、营销方式的数字化，也包括出版方式、出版流程的数字化。由于出版生产过程中的种种复杂因素，实现出版全流程数字化管理仍存在一定的困难，本文将以广西教育出版社的图书出版数字化流程改造模式为例，探索如何实现出版流程数字化管理的优化，推动出版企业的数字化转型升级。

一、传统出版存在的主要问题

传统出版在发展中已经形成比较成熟的模式，但在数字化传送过程中也面临一些问题。

1.图书信息管理和文件管理相互独立

ERP系统建设是多数出版单位推动出版流程数字化的主要方式。基于ERP系统具备对书名、选题号、书号、发排单、付印单、结算单等各种图书信息和财务数据的信息化管理功能，实现了图书出版的信息流管理，并兼具实现各出版流程环节的审批功能。但当图书进入发排环节后，ERP系统对图书出版的文件流管理能力的缺陷逐渐表现出来，与图书编、印环节相关的稿件、各校次文件、印刷文件、排版文件等各类型文件基本开始转向以纸质化办公为主的线下人工操作模式，影响了图书出版效率，也存在因人为失误造成的出版事故风险。

2.图书文件管理不规范

在融合出版快速发展的今天，除纸质出版物外，出版单位还会依据出版物的电子文件开发电子书、数据库等多种数字产品。而无论是纸质出版物还是数字产品都离不开准确版本的电子文件内容的支撐。在传统出版方式下，常常因出版物文件管理不规范而产生各种出版问题，如因签字付印清样与电子文件不匹配问题导致印刷事故，因存档光盘、硬盘损坏导致文件丢失，因重印无法确定电子文件是否为终稿导致重新校对耗费人力财力等。

3.缺乏核对排版文件的必要条件

目前市场上图书排版设计软件包括书版、Indesign、word、excel、飞腾、飞翔、Illustrator、Photoshop、Freehand、Latax、teX、Sibelius、FINALE等，种类纷繁复杂。出版单位编辑人员大多非专业设计人员，难以完全掌握以上软件，同时在企业软件正版化要求越来越严格的情况下，受资金等因素影响，出版单位难以大面积采购以上各类软件，所以无法对排版单位提供的文件进行检查，难以保证文件的准确性，对图书重印造成影响。

二、出版流程再造与优化的设计思路

建设数字化生产管理平台，构建图书出版文件流转流程，从源头实现对文件进行自动的规范化和印刷适性检查，从而保证文件的质量。采用电子签章技术，跟踪所有文件审批记录，保证记录不可篡改。基于像素级的自动对比技术，实现不同校次、不同版本之间的文件快速差异对比，并通过计算机辅助校对，提高出版的工作效率。同时，实现数字化生产管理平台与ERP系统的对接，实现图书出版信息流与文件流的自动化匹配，避免编辑人员的图书信息重复录入工作。

为实现上述需求，在技术方面要达到如下要求：①提供多种排版印刷文件处理能力，保证审校与印刷文件一致。②基于互联网构建，支持本地应用程序及浏览器两种形式。可根据系统访问量及文件处理计算量进行动态扩展。③易操作，兼顾不同角色访问便利性及操控便利性要求。④确保数据和文件存储、分发、输出的安全、可靠、可控。

为保障数字化生产管理平台运行高效、准确、安全、可控，在设计时需要遵循以下原则。

1.成熟与先进原则

平台设计与分析应采用成熟、先进的面向对象的设计方法和工具，严格遵守软件工程系统设计要求，以需求为导向，以用例为驱动，以反馈、迭代的方式持续改进系统设计和架构设计。考虑到面向对象方法的普及程度，应采用标准的UML建模工具，使用标准的UML模型来描述架构模型。

2.可扩展可复用原则

平台需要提供方便的业务扩展能力，主要表现在业务功能的扩展、处理逻辑的扩展、部署的可扩展等方面。针对系统并发量、访问量、文件处理量的变化，能够做到动态伸缩。

3.开放性原则

平台在架构上需要支持与其他相关软件系统（如ERP系统、资源库等）对接。采取合适的集成框架机制、集成技术和规范的数据集成接口，将有助于数据的一致性、完整性和准确性，有助于最终实现多系统协同工作。

4.一致性原则

在技术、业务逻辑、操作习惯、基础架构等多个方面保持一致性。在技术上，应与面向服务架构（SOA）、分布式处理机制保持一致;在业务上，应尽量与当前业务流程处理保持一致;在操作上，应与现有用户的操作习惯保持一致;在模块重用上，在满足业务需求的前提下，应尽可能与重用模块保持一致。

三、出版流程再造与优化平台选择依据

广西教育出版社综合考虑现有出版流程、ERP系统功能、图书主要构成部件及排版公司软件使用等情况，以北京北大方正电子有限公司“云舒书刊制作云平台”（以下简称“云舒系统”）为基础，进行了数字化生产管理平台建设。选取云舒系统的依据主要包括以下几个方面。

1.文件全自动检查和处理，保障文件准确性

云舒系统采用多项出版印刷核心技术从源头对文件进行全自动的规范和检查，把如字体缺失、图片缺失、四色黑字、叠印、套印等直接导致出版物印刷事故的重大问题和潜在风险直接控制在萌芽之中，同时可对上述问题给出提示和定位，确保文件的准确性。与其他行业不同的是，出版物在定稿或付印前往往要经过出版单位内部及合作单位多环节多人员分工协作才能完成。在多校次的编、校、排、印等环节中如何在不同排版软件、不同终端设备等外部环境下保证文件的内容一致性至关重要。云舒系统在这方面采用独特的核心技术保证了文件在不同环境下内容的100%一致性，杜绝了文件在不同数字环境下发生变异的风险。此外，云舒系统还专门结合出版物出版业务场景定制开发了文字对比工具、像素对比工具、页面替换删除插入工具、文件合并工具、在线批注、正确/错误反馈等一系列的交互工具，大幅提升了图书出版质量和效率。

2.创新技术保障多校次、多版次文件版本的精准性

在数据时代，文件精准版本管理对出版工作及其重要。云舒系统首采用了独特的核心技术保证电子文件与签字复印清样的唯一匹配，即使在排版、编校、付印多环节多人员的业务流程下系统依然可以精准地保障文件版本，避免多校次、多版次文件调错，或者无法确定终稿文件的使用风险。

3.全自动文件收集和归档，提升文件管理质量与效率

云舒系统采用独特的控制技术，实现了所有图书文件全自动归档管理，保障文件一旦签发确认就同步保存在系统内，出版单位无需再去收集整理。这不仅为出版单位文件的收集整理节省大量的人力工作，还保证了文件版本的准确性，为图书印刷、重印修订、数字加工等各方面提供了重要保障。

4.模块化设计思路，满足多场景应用

云舒系统专门结合出版业务场景，采用模块化的设计理念，除常规出版印刷外，还为数字出版部门、发行部门等提供各种类型文件使用。对数字出版部门而言，无需再收集整理文件，打开系统直接共享系统自动收集整理的存档文档。同时，云舒系统还从技术的角度考虑了文件的特殊性，使之既能满足纸质印刷的要求，也能符合数字出版加工的要求。对于发行部门而言，平台可根据终稿印刷文件自动生成同源低精度文件随时为发行人员提供新书推广或网上商城所需的封面、版權页等各类文件。

5.兼容各类排版软件

云舒系统兼容目前市场上常用的各类排版软件。无论排版设计使用何种软件，云舒系统均能保证文件所见即所得，即任一环节任一人员看到的文件内容与排版设计人员的保持一致，无需考虑排版设计是在社内还是在社外，真正实现排版零距离，内容一致性。

广西教育出版社出版流程再造与优化，以云舒系统和ERP系统共同构建数字化生产管理平台。云舒系统对接ERP系统，实现书目信息的同步。为避免因出版流程改造颠覆原出版流程而影响整体出版工作，广西教育出版社选取分段改造的方式，以图书发稿阶段为节点进行优化探索。当图书进入发稿阶段，根据原有纸质化审核流程进行设计，对封面、内文两个主要部件进行任务拆解与流程再造，图书文件转向云舒系统，进行线上审核与流转。

通过数字化生产管理平台，广西教育出版社与排版/设计公司、印刷厂形成了线上一体化办公流程，正文部件按“出版社发稿—排版任务分发—版式设计上传—排版厂排版—校对—印前审核—印厂打印”的流程进行线上流转审核，封面部件按“出版社封面设计通知—设计公司封面设计—封面上传—封面确认—印前审核—印厂打印”的流程进行线上流转审核，最大限度地改变了纸质文件的流转模式，有效地提高了出版工作中分工协作的工作效率，并从出版源头对生产过程文件和终稿文件进行统一管理，实现了对原有出版流程的再造，出版流程得到了较大的优化，基本实现了设计目标。

四、出版流程再造与优化应注意的问题

本次出版流程再造与优化实践虽已基本达到既定目标，但在实践过程中也存在一些问题。

1.外部公司的协调与磨合

出版流程再造，改变了原有线下纸质化文件的流转模式，一定程度上改变了排版/设计公司、印刷厂的工作方式。因此在与上述公司进行协调与磨合时，要在流程设计上尽量与原有流程一致，同时在系统开发时尽量精简操作，并保证网络顺畅，提高其使用意愿。

2.内部人员使用习惯培养

出版流程再造，涉及出版单位各个业务部门。要保证出版流程能够全面推广，必须加强内部人员培训，同时在设定业务流程时要认真梳理各项审批流程，并做好各部门的协调工作。

3.做好平台权限管理

依托数字化生产管理平台的建设与应用，实现了生产过程文件和终稿文件的自动化存储，使文件的浏览与提取变得更为便捷，但也因此增加了文件泄露的风险。因此在平台应用过程中，要做好平台权限管理，严格控制文件下载，确保责任落实到人。

总之，当前互联网技术的发展突飞猛进，企业的数字化管理模式日趋成熟和精细化，出版社作为传统行业要在激烈的竞争环境中保持生命力和活力，就必须应用信息化技术加快图书出版全流程数字化管理的进程。云舒系统对于出版社流程的再造和优化，可以科学有效地提升图书生产的效率，减少排版印刷环节因人为交接而产生的失误，提升加强内容资源的系统化管理水平，促进出版生产数字化流程的完善和优化，推动企业的信息化建设。

参考文献：

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（作者单位系广西教育出版社）