档案馆工作规则及其对档案管理的指导作用

摘 要：当前随着国家对档案工作的越来越重视，档案馆也应该主动适应时代发展需求，加大对档案管理工作的创新力度。从当前看，档案馆档案管理工作面临着档案信息化建设滞后，档案精准化服务能力相对不足的现实困境。因此有必要以档案馆工作规则作为指引，对档案管理模式進行创新，主动地引进信息技术，采取多元化的档案信息收集模式，打造多元服务链服务管理模式，给予档案信息资源安全足够的重视，切实保障档案信息资源能够得到合理利用和开发，充分体现档案馆档案管理工作的价值和作用。

关键词：档案馆;工作规则;档案管理;实施路径

网络信息技术不断发展，对新时期档案馆档案管理工作产生了深刻影响，特别是在国家治理体系与治理能力现代化背景下，要求档案馆也要与时俱进不断地提升档案治理能力。新时期，档案馆档案管理工作面临着诸多困境和问题，因此要想提升档案馆档案管理能力和水平，就需要引进更为先进的信息技术和管理理念，同时也要对档案馆的工作规则进行完善和创新，遵循档案馆工作规则，并在其指导下优化档案管理工作是现阶段档案馆的一项重要任务[1 ]。

1 新时期档案馆档案管理工作面临的新挑战

新时期档案馆承担的工作任务也越来越重，特别是随着网络信息技术不断发展，档案馆在档案管理工作转型升级过程中面临的内外部环境越来越复杂，对档案馆的管理能力和管理水平提出了更高要求。对于档案馆而言，不仅面临着来自信息化建设的挑战，同时还面临着档案馆自身转型升级的挑战，因此为了更好地推进档案馆档案管理工作，有必要对存在的问题进行系统分析，并制定科学合理的应对策略。

1.1 档案信息资源建设面临的挑战

档案馆在推进档案信息化建设过程中应将档案信息资源建设作为重要方面加以有效落实。但从当前看，部分档案馆对于档案信息资源建设还存在重视程度不足问题，特别是部分档案馆的主要领导受到传统思想的束缚，认为档案馆工作应以档案信息资源的保管和利用为主，对于档案信息资源开发的重视程度不足，导致档案馆的档案信息工作仅局限在档案资源管理方面，忽略了对档案信息化建设以及档案工作信息技术管理。在具体档案信息资源建设过程中还存在以下两方面问题。一方面，当前档案馆在信息化建设过程中并没有结合档案馆自身发展实际需要，导致档案信息化建设对于档案馆的自身发展推动作用十分有限，现有的技术难以为档案管理工作提质增效提供相应的技术支撑。另一方面，档案馆在引进软硬件设备过程中并没有结合档案馆信息资源建设的实际需要，导致软硬件设施和档案管理系统与档案馆档案信息资源开发存在衔接问题，影响了系统之间的对接和档案信息资源共享，在一定程度上减缓了档案馆信息化建设。

1.2 档案精准服务面临的挑战

当前，随着经济社会不断发展，广大人民群众对档案服务也提出了更高要求，档案馆在精准服务方面应大胆改革创新。但从当前看，部分档案馆在档案精准服务过程中仍然属于被动导向模式。一方面，档案馆并没有树立“以用户为中心”的档案思想，在档案服务过程中更多是面向多数大众的一般性服务，并没有对用户信息和需求进行深入挖掘和整合，也没有了解当前广大人民群众对于档案馆信息资源建设的实际需要，对于广大人民群众档案信息需求动向掌握得不够全面，难以实现档案信息资源开发与用户需求的有效衔接，在一定程度上影响了档案馆档案信息服务质量。另一方面，在档案资源建设过程中，对档案馆工作规则没有进行完善和创新，当前随着信息技术的不断发展，档案馆的档案管理工作也出现了很多新情况和新问题，相应的档案馆的工作规则也应该与时俱进地进行创新和完善，但由于主要领导对于相关工作重视程度不足，工作人员在档案管理工作过程中更愿意沿用传统模式和传统思路，导致档案馆工作规则过于陈旧，难以对当前档案管理工作发挥指导性作用[2 ]。

2 以档案馆工作规则为指导优化档案资源建设与服务

2.1 采用多样化档案信息数据收集模式

随着网络信息技术的不断发展，档案馆所收集的档案形式也越来越多元化，很多单位在信息技术的支撑之下形成了大量需要保存的结构化和非结构化的电子档案，这些电子档案不仅数量庞杂，而且分布分散，需要档案馆在档案信息收集过程中找到切实可行的解决方案。这就需要档案馆在档案信息资源收集过程中要看到电子档案海量、异构、分布分散的特点，主动地借助大数据、云计算、人工智能等技术对分散在各单位的海量档案信息进行收集，并要存储到档案馆的档案信息系统之中，并建立专门的档案数据库用于档案资源的存储和管理。同时要对档案馆的工作规则进行优化，要结合当前数据档案的特点，制定相应的标准和规范，为档案信息资源的收集提供相应依据。通过多样化档案信息数据收集模式的构建，能够将分散的档案信息进行有效整合，为档案馆档案资源建设提供重要基础。

2.2 打造多元服务链服务管理模式

当前广大人民群众对于档案馆的档案信息提出了更为多样化，要求档案馆也应对档案资源进行有效开发，更好地满足广大人民群众的档案需求，在实施过程中要以档案馆工作规则的制定和完善作为依据，并明确“以用户为中心”思想，打造多元服务链服务管理模式，进一步提升档案馆档案信息资源的利用效率，更好地服务本地经济社会发展，服务广大人民群众。档案馆在信息资源开发过程中，要注重对本地档案的特色资源开发，在做好传统服务工作的同时还应该丰富服务手段，创新服务内容，灵活地运用各种服务方式为广大人民群众提供多样化的档案服务，进一步扩大档案馆的服务范围，提升档案馆的服务效率。形成档案信息资源整合、档案知识传递、档案信息开发等多元一体的档案服务链条。同时还要对档案信息资源进行深度挖掘，并结合大数据、云计算等技术提炼出对经济社会有用的档案信息。

2.3 基于规则法规优化档案安全管理模式

随着档案信息化建设的不断推进，大量的档案数据信息成为了档案馆开展工作的主要对象，与传统纸质档案相比，数据档案信息在安全方面出现了很多新情况和新特征，这时就需要档案馆基于规则法规对档案安全管理机制制度进行创新和完善，打造档案安全管理模式，切实保障档案馆数据信息安全，为后续开发和利用创造有利条件，一方面，档案馆主要领导要充分认识到档案信息安全工作的重要性并完善相应的制度规制，加大安全制度的落实力度，加强对档案管理人员教育培训，进一步提升档案管理人员的安全意识。另一方面，要通过设置系统权限，安装必要的防火墙等技术手段，切实保障档案馆信息数据安全，通过档案安全管理模式的打造，为档案信息资源的开发和利用创造有利条件。

3 档案馆工作规则指导下档案管理工作的注意事项

3.1 档案馆工作规则的相互借鉴与动态调整

在档案馆信息化建设过程中，不同的档案馆在工作规则制定过程中都与本档案馆的实际相结合，但同时也存在标准和规范不完善的地方。因此档案馆在工作机制制定过程中既要借鉴国家的相关标准，也要加强档案馆之间的沟通交流。这样才能够确保本档案馆的工作机制具有一定的兼容性，同时也有助于上级部门档案与文件业务规范标准的贯彻和落实。此外，随着信息化的不断推进，档案馆工作规范也要与时俱进不断的进行动态调整，这样才能够更好地切合跟档案馆的管理工作开展。

3.2 档案馆工作规则应注重一体化建设

档案馆工作是一项复杂的系统工作，档案馆工作规则作为指引各项工作开展的重要依据，应与档案管理工作相契合并注重一体化建设。档案馆工作规则要将标准规范作为建设重点，要将纸质档案与电子档案进行区分，形成两套业务标准与技术规范，切实提升档案馆档案管理工作的水平和能力。特别是在档案信息化建设过程中要注重业务标准、技术标准、管理标准和评估标准制定的相关要求，确保档案馆所制定的各项标准和规范符合国家的相关要求，也切合檔案馆工作实际，形成一体化的管理模式[3 ]。

3.3 提升档案馆数字信息规范的操作性

当前随着网络信息技术的不断发展，为档案馆档案信息化建设创造了有利条件，档案馆在档案信息化建设过程中要进一步提升档案馆数字信息规范的操作性。一方面，要与本地知名的互联网企业进行合作，结合档案馆数字信息建设的实际需要，完善相应的软件设施和数据信息系统，确保所打造的档案数字信息系统能够与其他平台相兼容，确保档案信息资源能够互联互通。另一方面，要制定严格的档案数字信息规范操作标准，特别是要加大对档案工作人员的档案信息教育培训，让档案工作人员掌握必要的档案按信息技术，这样在工作开展过程中才能够按照相应的操作规范，对档案信息资源进行收集整理开发和利用，确保档案信息资源能够发挥其应有作用。

总之，新形势下，档案馆在档案管理工作开展过程中要注重工作规则的制定和完善，要充分发挥档案馆工作规则的指导性作用，进一步提升档案管理的系统性和可操作性。在具体实施过程中，既要注重对档案馆工作制度机制的动态调整，也要对档案管理工作的具体模式进行创新和完善，实现对档案资源的系统开发和利用。

参考文献：

[1]高世宇.事业单位档案管理工作的作用及对策[J].黑龙江档案，2020（05）：64—64.

[2]陈立鹏.关于加强教育考试机构档案管理工作的思考[J].档案天地，2020（09）：54—56.

[3]许锐坤.加强档案管理保密工作的重要性及策略探讨[J].办公室业务，2020（02）：108—109.

作者简介：李利岩，大学学历，吉林省医疗保障事业管理中心副主任，研究方向：医疗保障业务档案管理。