档案收集整理工作常见问题与应对策略

栾岚

摘 要：收集整理是档案后期开发利用的重要基础。只有做好档案收集整理工作，后期档案信息资源的开发利用才有保障。本文主要分析当前档案收集整理工作出现的问题及原因，提出建立差异性收集整理机制、完善档案收集整理工作制度等应对策略，供解决这些问题参考。

关键词：收集;整理;档案;问题;策略

档案收集是指档案管理部门按照有关规定对档案收集范围内的相关部门和单位所形成各类有价值的档案材料进行查找、汇集的过程。当前部分基层单位在档案收集整理工作中还存在重视程度不足、执行和操作出现偏差等问题，需要引起我们的重视，采取有针对性的应对策略，及时加以解决，推动档案工作健康发展。

1 当前档案收集整理工作中常见的问题

档案收集整理工作是档案工作的基础环节，虽然国家已经针对档案收集整理工作出台了相关法规细则，但在具体落实过程中存在一些问题，直接制约了档案的后续开发利用。

1.1 档案收集不完整

档案资料收集不全而缺少必要材料的现象时有发生。一些单位档案机构对档案收集把关不严，未严格落实档案归档范围的有关规定和制度，将一些必须归档的档案作为一般材料处理，并没有纳入到档案收集范围之内。一些单位对于档案收集工作重视不够，档案收集马马虎虎，有的常见的档案资料都没有收集齐全。特别是在单位人事考察和干部调动时，由于档案内容不全，不仅影响干部提拔和人事调动，由于也需要档案部门迅速补齐相关档案，工作人员不得不为此焦头烂额——不仅影响了档案工作的正常开展，也影响了档案部门的形象。

1.2 档案整理不规范

虽然国家针对档案整理出台了各项制度、办法及细则，档案部门也針对档案整理出台了配套措施，但仍然有基层档案管理部门在档案整理过程中并没有严格按照各项制度和技术要求加以落实，档案材料排列无序，卷内缺少卷内目录，档案材料没有进行系统排列、编号，很多档案材料“眉毛胡子一把抓”，缺少重点。在材料鉴定方面，归档材料鉴定缺失，部分档案材料没有经过严格鉴定，缺少关键要素，很多档案材料缺少公章、意见、签名、时间等。由于关键要素的缺失，很难反映出档案材料的真实性，相关人员不得不重新对档案内容进行补录，不仅耽误了时间，也影响档案管理后续工作的开展。

2 档案收集整理工作常见的问题的成因

2.1 缺乏完善的规章制度

虽然一些部门针对档案收集整理工作建立了相应的规章制度，但在信息化时代档案收集整理工作出现了很多新情况、新变化，如果这些单位依然沿用传统的规章制度，势必会影响档案收集整理工作的有效开展。加之，档案收集整理工作是一项长期性、计划性、有步骤的工作，需要经常抓、经常管、经常落实，但部分单位平时对档案收集整理工作重视不够，年底才会临时突击，导致很多重要的档案材料流失，甚至不该归档的内容被“滥竽充数”。正是缺乏相应的制度，导致档案工作人员在具体档案收集整理过程中自主性过大、随意性过大，严重影响了档案质量。

2.2 对收集工作重视不够

档案收集整理工作的好坏很大程度取决于档案管理工作人员的重视程度。但当前很多档案管理人员对档案收集整理工作重视不够，缺乏主动性和创造性。由于很多档案管理人员并不是科班出身，对于档案收集整理工作的程序了解得不够全面，加上有关领导缺乏对档案收集整理工作应有的关注和监督指导，部分单位档案收集与整理工作名存实亡，甚至部分档案管理人员认为收集整理的档案越少，后续工作开展就会越简单。在这种消极和错误意识的影响下，部分单位的档案收集整理态度愈发消极，直接影响了档案管理后续工作的开展。

2.3 档案人员业务能力有限

档案收集整理工作对档案管理人员业务能力要求较高，既需要他们主动学习档案收集整理的相关业务知识，也需要对其他业务部门的工作有所涉猎和了解。但当前多数档案管理人员对自身的业务知识了解得比较全面，对于其他业务部门的工作内容涉猎较少，导致收集上来的档案缺乏重点和核心，很多业务部门的核心工作业务档案并没有及时收集上来，而当组织进行决策时需要档案部门提供相应的决策数据，但由于缺少核心业务数据支撑，难以为组织决策提供档案数据保障，难以发挥档案的特殊价值和应有的作用。

2.4 归档监督不到位

部分基层档案管理部门对于归档工作重视程度不足，档案管理人员经常调换工作岗位，而新的档案工作人员未经过教育培训，缺少传帮带，对于档案收集整理工作了解不多，很难按照相关的制度规范要求对档案进行管理。加之，在归档过程中很多业务单位经常以各种理由推脱，档案部门自身也没有相应的惩罚机制，无法做到督办落实。在归档过程中很多文件材料不健全，相应的格式不规范，这也在很大程度上给归档工作带来了压力。归档监督不到位，导致档案收集整理工作难以按时完成。

3 档案收集整理工作中常见问题的应对策略

档案管理部门应该重视档案收集整理工作，明确档案收集整理工作的价值和意义，采取积极有效的应对策略，推进档案收集整理工作的规范化和现代化进程，进一步提升档案质量。

3.1 坚持档案收集整理工作的基本要求

3.1.1 档案收集的基本要求。在档案收集工作实践中，档案工作人员应严格遵守档案收集的相关要求，尽量保证档案收集的完整性和系统性，确保所收集档案材料真实准确。特别是面对复杂错综的档案收集工作时，一定要耐心细致，确保档案收集不遗漏、不偏差[1 ]。

3.1.2 档案整理的基本要求。整理过程中既要遵循档案整理的相关要求，也要对档案内容的真假进行辨别，有疑问的及时考证。按照分类细化的原则对档案资料进行组合和编目，确保档案整理工作的系统性、标准性和有序性。应加强与相关部门的协调合作，确保档案内容真实有效，分类整理科学合理、符合实际。

3.2 完善档案收集整理工作制度

应结合档案收集整理工作出现的新情况新问题，进一步完善档案收集整理工作制度。进一步细化明确档案的收集时间、收集范圍、保管期限、注意事项等，为档案收集整理工作开展提供制度依据。同时，档案形成部门也应该结合实际情况，明确具体责任分工，认真落实相应的配套措施及配合收集工作任务。档案管理部门应加大对收集整理工作制度的落实力度，确保各个部门都严格按照相关制度落实档案收集整理任务。此外，档案管理部门也应该加大对各个部门兼职档案管理人员的教育和培训，进一步提升档案管理人员的业务能力和素养，为档案收集整理工作开展奠定坚实的组织人力基础[2 ]。

3.3 建立差异性收集机制

在档案收集整理工作开展过程中应避免“眉毛胡子一把抓”现象，正确地看待档案收集整理工作的差异性，明确不同类型的档案应采取不同的收集方式方法。特别是很多部门在工作性质和档案类型上会存在明显的差异，这就需要结合档案收集整理工作实际，制定差异性归档工作机制。例如文书档案可以按照月电子归档+年度纸质归档模式，文书档案生成部门可以每月将电子档案目录提交给档案管理部门，让档案管理部门对文书档案形成部门的工作有具体的了解，在年终时移交所有的纸质实体档案，提升档案工作的精准度和系统性。而对于科研档案和基建档案而言，应该按照科研项目和基建工程的进程及时归档，并明确归档渠道，落实好归档责任人。这样采取差异性的收集机制，不仅能够提升档案收集效率，同时也有利于后续档案管理工作的开展。

3.4 发挥信息化手段的优势

当前档案信息化建设已经取得了阶段性成就，各地档案部门也充分运用信息化手段完善了档案信息收集平台。在此背景下，应该继续发挥信息化手段的特点和优势，建立档案信息化收集渠道，实行预归档机制，档案形成部门可以将每月生成的档案以电子文件目录的形式上传到档案管理系统，为年终统一归档做好准备。同时档案管理部门也可以通过档案管理系统对各个部门的归档情况有全面了解，进而更加精准地掌握档案流向，提升档案收集的精准性。此外，档案部门也应主动作为，做好业务指导工作，深入档案形成部门进行业务指导，对档案工作情况进行系统检查和督导。

档案收集整理工作是档案后续工作开展的基础，档案机构及其工作人员应树立认真细致的态度，运用科学有效的工作方法开展档案收集整理工作，切实将其做好。

参考文献：

[1]文振兴.档案室档案鉴定工作存在的困难及应对策略[J].浙江档案，2018（010）：56—58.

[2]蒲冬梅.“大部制”改革期间机关文书档案管理有关问题及应对策略[J].长江丛刊，2019（009）：93—93.

（作者单位：公主岭市发展与改革局）