大数据时代背景下高校档案信息化建设探究

田璐

摘 要：大数据时代，高校档案工作面临新形势，档案工作呈现出数据总量大、服务质量好、技能要求高的特点。高校档案信息化建设应从三个方面着手：遵循规范，完善制度建设;引进人才，组建专业队伍;宏观规划，整合数字资源。

关键词：大数据;高校档案;档案信息化

大数据，或称巨量资料，是信息时代的产物，呈现出大量（Volume）、高速（Velocity）、多样（Variety）、价值密度（Value）、真实性（Veracity）五大特点。大数据时代，信息呈井喷式增长，档案大数据概念产生，档案行业面临新的机遇和挑战，档案工作需要逐步完成转型以适应信息时代的发展。高校档案全面、真实记录了学校在发展过程中的各种活动，是学校决策的重要依据，面对新的发展形势和需求，如何充分利用大数据技术来实现档案的高效管理，最大程度发挥档案的价值为全体师生提供优质服务是高校档案工作者需要思考的重要问题。

1 大数据时代背景下高校档案工作特点分析

大数据时代，信息资源呈现出5V特点。高校档案管理工作也随之呈现出新的特点。

1.1 数据总量大

当前，高等教育面临重大发展机遇，本科院校“双一流”、职业院校“双高计划”建设如火如荼。为提升信息化建设水平，各大高校积极建设智慧校园。智慧校园采用大数据、云计算、物联网等新型技术为核心技术，整合校内各数据资源，建设数据中心，完善基础设施、构建数字资源体系。随着智慧校园建设进程的推进，高校各业务系统得到整合升级，档案数字资源总量大幅度增加。可以预见的是，随着高校信息化建设的逐步推进，档案数据总量将持续增加。

1.2 服务质量好

在传统的档案管理模式下，档案的检索主要依靠人工检索，档案利用主要以到馆利用为主，档案检索的效率不高，检索成本相对较高。大数据时代，档案线上利用成为主要方式，通过在线传输，能够实现档案的异地利用。此外，随着档案自助查询机的投入使用，档案自助也成为可能。譬如，2017年，燕山大学启用“档案远程利用服务系统”、自助查询打印一体机，学生可以通过该系统在线申请办理成绩证明和学历学位认证等业务;还可以凭借个人身份证在一体机上自助打印四六级成绩、成绩单等证明材料。系统和一体机的投入使用，一方面大大提升了高校档案利用的效率和质量，也在一定程度上缓解了高校档案业务人员不足的压力。

1.3 技能要求高

信息技术的发展对信息技能的要求愈发严格，大数据、云计算、区块链等新型技术的出现，给档案工作带来了挑战，档案业务人员需要不断地学习汲取新的知识，掌握新的技能才能适应不断变化的时代和岗位需求。从生命周期的角度来看，大数据包括大数据采集、大数据预处理、大数据存储及大数据分析四大核心技能，掌握基础的数据技能成为适应大数据时代发展的必然趋势。总体而言，大数据时代对档案业务人员的技能要求更高。

2 大数据时代背景下，高校档案信息化建设探析

当前，档案信息化建设已经成为时代发展的重要趋势。2020年新修订的《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）整体增加“档案信息化建设”章节，对今后档案行业信息化建设进行了宏观规划。高校档案数据总量大、类型丰富，是开展教学科研工作的重要参考依据，逐步推进高校档案信息建设成为学校事业发展的长足规划。

2.1 遵循规范，完善制度建设

档案信息化建设是一项系统工程，高校档案信息化建设涉及全校各个业务部门，涉及范围广且操作难度大，为确保高校档案信息化建设的有序推进，需要学校从制度层面提供保障。学校应参照相关的管理规范，进一步完善档案管理制度。

目前，从法律层面来看，《档案法》是开展档案工作的首要文件，在第五章“档案信息化建设”章节中对各级各类档案机构档案信息化建设做出了具体要求，高校在开展信息化建设时首先应满足《档案法》的基本要求，如积极采购档案信息系统，完成档案信息系统与办公系统和各业务系统的相互衔接。从高校这一特定主体来看，《高等学校档案管理办法》是高校开展档案业务工作的重要依据，该办法中明确提出要将学校档案工作纳入整体发展规划，促进档案信息化建设与其他工作同步发展。此外，针对档案信息化建设还有系列标准，如《电子公文归档暂行管理办法》《电子档案管理系统基本功能规定》《档案信息系统安全保护基本要求》等，上述文件和标准都是指导档案信息化建设的重要标准。基于此，高校在进行档案信息化建设规划时，要遵循相关的法律法规及标准规范并结合高校档案工作实际有序开展。

建立一套切实可行的档案管理制度。首先，宏观层面出台学校档案管理办法，如郑州大学为加强学校档案工作，在参照相关标准的前提下，立足学校实际，出台了《郑州大学档案管理办法》，对档案各个具体工作做出了明确规定。此外，要围绕档案管理办法出台系列子制度，要求具有较强的可操作性。如《立卷部门归档范围和保管期限》《档案库房管理制度》《档案利用制度》《档案人员保密制度》《档案信息化规划》等。深入档案管理的各个环节，以制度为保障确保档案具体环节工作开展的规范性。

2.2 引进人才，组建专业队伍

前文已经提到，大数据时代对档案业务人员提出了新的要求，组建专业的档案队伍已经成为应对新时代挑战的必然要求。当前，档案高等教育发展迅速，从纵向上形成了“本科——硕士——博士”的教育格局，横向上形成了专业硕士与学术硕士并行的格局，可以说，為高校档案事业储备了高层次人才。高校需从人才引进和人才继续教育两个环节着手，进一步优化人才队伍结构。

一方面，在人才引进环节。高校档案业务人员一般分为档案馆专职人员和各二级机构兼职人员，对于档案专职人员在引进环节应明确人才的专业和能力要求，引进档案类专业人才。而对于各二级机构的兼职人员，则尽可能选择具有一定档案知识背景的人员，这样才能使高校档案队伍具有专业性。档案馆规模较大的高校还应考虑人才队伍的专业结构，引进部分具有计算机专业背景的专业人才助力学校档案信息化建设。

另一方面，在人才培养环节。时代的发展和岗位需求的改变，档案业务人员需通过继续教育来不断充实、更新自身知识，通过参与行业领域的前沿讲座、专业课程学习等来掌握行业的发展动态。而针对高校档案工作者，应注重三类知识和技能的培养，一是档案专业知识。如当前热门的区块链技术，如何将该技术与高校档案管理有机结合值得探究。二是高校业务知识。高校业务多，流程多，档案工作者需全面掌握各项业务的基本流程和要求，以确保档案管理的规范性和有序性。三是信息技术能力。除常规办公软件的使用，还需具备一定的信息处理能力，掌握必要的云计算技术和大数据技术。

2.3 宏观规划，整合数字资源

高校档案信息化建设是一项系统工程，需循序渐进，为做好此项工作，首先要进行整体规划，逐步整合档案数字资源，具体而言，可以从以下几个方面着手：

一是实现存量数字化。传统档案管理阶段，档案以纸质档案为主，电子文件相对较少，各高校积存了大量的纸质档案。2016年，《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中提出要全面推进档案资源存量数字化，各大高校积极响应开展档案数字化工作，但仍有部分高校尚未开展或工作进展较慢，高校应从学校纸质档案总量出发制定数字化的规划，逐步推进此项工作。一般而言，可以采取档案业务外包的形式，通过项目招标将档案数字化工程委托第三方，提高数字化建设的效率。

二是实现增量电子化。当前，高校建立了多个业务系统，如OA办公系统、教务管理系统、学籍管理系统、科研管理系统、人事管理系统、财务管理系统及资产管理系统，等等。学校的诸多业务均为线上办理，这在很大程度上提升了各项工作的效率，由此产生大量的电子文件。档案机构应结合学校档案工作实际购买或自行开发符合工作需求的档案管理系统，实现档案管理系统与学校各业务系统的有效对接，实现档案信息的自动化搜索、自动查询等功能。

三是利用网络。档案信息化管理阶段，线上利用将成为主要方式，为实现档案信息资源利用的网络化，需加强档案网站建设，积极开发档案远程利用服務系统并配备自助查询打印一体机，让学生能够通过系统实现相关业务的在线办理。此外，可以利用校园卡或身份证在自助查询一体机上自助打印相关材料。

参考文献：

[1]关于启用“档案远程利用服务系统”及自助查询打印一体机的通知[EB/OL].[2020-10-28].https：//notice.ysu.edu.cn/info/2081/2337.htm.

[2]大数据方面核心技术有哪些？[EB/OL].[2020-10-28].https：//www.zhihu.com/question/27696290.

（作者单位：思克莱德大学）